1с уат обучение самостоятельно
1С:Управление автотранспортом (1С УАТ): описание подсистем и возможностей
Основные возможности 1С:Управление автотранспортом «Стандарт»
Программный продукт «1С:Управление автотранспортом Стандарт» предназначен для автоматизации управленческого и оперативного учета в автотранспортных организациях, а также в автотранспортных подразделениях торговых, производственных и прочих предприятиях, использующих автотранспорт для собственных нужд.
Диспетчерская подсистема (управления заказами и диспетчеризации)
Прием заказов на автомобильный транспорт
Обычно в заказе указывается маршрут транспортировки, особенности перевозимого груза, а также требования, предъявляемые к автомобилю. Допустимо отслеживание заказов, выполненных частично. Заказ может быть принят от сторонних контрагентов и внутренних подразделений предприятия.
Выписка разнарядки на выпуск транспортного средства
Выписка делается с соблюдением графиков работы водителей и разных режимов работы транспортного средства. Программа проверяет в автоматическом режиме, пригоден ли автомобиль для выполнения конкретного рейса. Причем во время проверки учитываются следующие показатели: нахождение или ненахождение в ремонте, предусмотрено или не предусмотрено техническое обслуживание на конкретные даты. Дополнительно необходимо проверить отсутствие документации с истекшим сроком годности (страховой полис и так далее).
Эти разнарядки используются во время пакетной выписки путевых листов.
Создание маршрутных листов
Создание и обработка путевых листов следующих категорий:
При этом путевые листы выписываются как вручную, так и в автоматическом режиме. Для крупных компаний и предприятий подходит пакетная выписка, поскольку с ее помощью можно быстро формировать и печатать путевые листы при минимальном участии диспетчера.
Во время создания путевого листа переносятся остатки топлива и показания спидометров транспортных средств. После обработки путевого листа при помощи программного продукта рассчитываются параметры выработки: время в наряде, простое, работе, количество поездок, масса транспортируемого груза, пробег с грузом и без него. Данные параметры выработки настраиваются пользователями через справочник. Причем для водителей в путевых листах предусмотрено начисление заработной платы только по итогам выполненной работы.
Далее на основании рассмотренных выше путевых листов в программе формируются аналитические отчеты:
Рассматриваемый программный продукт предназначен для отслеживания таких состояний транспортных средств:
Во время оформления такой документации как разнарядка на выпуск транспортного средства, ремонтный и путевой лист меняется и состояние авто в автоматическом режиме. Благодаря документации «Диспозиция ТС» пользователь может фиксировать состояние и местонахождение машины. Детальные сведения о состоянии автомобиля находятся в отчете, приложенном ниже.
Подсистема ПТО
Данный учет обычно ведется в справочниках «Оборудование ТС», «Модели ТС» и так далее.
В подсистеме предусмотрена возможность проведения быстрого отбора транспортных средств по колоннам, организациям и моделям. Это делается благодаря удобной форме списка автомобилей специальными пиктограммами. Происходит отбор транспортных средств с приближающимся сроком технического обслуживания и окончанием срока действия таких документов как полисы ОСАГО, сертификаты и прочее. В карточке транспортного средства можно ознакомиться с подробной информацией об его технических характеристиках.
Нужно обратить внимание, что на закладках карточки транспортного средства можно вести учет таких сведений:
Именно на основании путевых листов выполняется учет выработки машин и оборудования. Во время обработки путевых листов при помощи программы рассчитываются заданные параметры выработки (грузооборот, общий пробег, наработка в моточасах и так далее). После этого данные параметры используются для формирования разных аналитических отчетов и контролирования прохождения планового технического обслуживания.
Причем нормы прохождения технического обслуживания обычно задаются в справочнике «Модели транспортных средств». При помощи программного продукта можно настраивать нормы технического обслуживания в зависимости от объема выработки и календарных сроков. В качестве параметра выработки берется любой произвольный параметр (количество выполненных операций, пробег и так далее).
Благодаря функциональным возможностям программного продукта можно контролировать срок действия различных документов, которые были выданы водителям и автомобилям (речь идет не только о медицинских справках, сертификатах, но и о страховых полисах ОСАГО). Все виды документации обязательно настраиваются через специальный справочник (причем их количество неограниченно). Срок действия того или иного документа можно посмотреть в отчете. Водители и машины в справочниках выделяются специальной пиктограммой.
Что касается учета шин, аптечек, аккумуляторов, раций и другого дополнительного оснащения, то он ведется в разрезе каждого транспортного средства. А вот учет шин также ведется и в разрезе мест установки. Программный продукт фиксирует место и дату установки, а также замены каждой шины. Во время обработки путевых листов автоматически учитывается пробег по каждой шине, которая была закреплена за транспортным средством. Благодаря отчетам по контролю срока износа шин можно быстро принимать решения о необходимости их замены.
Следует заметить, что кроме всего прочего в программе также ведется учет ДТП (дорожно-транспортных происшествий). В соответствующих документах указываются сведения об автомобиле и водителе, который стал участником ДТП. Дополнительно может быть указан перечень сторонних участников ДТП, а также сведения экспертизы ущерба и страховой компании.
Благодаря аналитическим отчетам возможно:
Подсистема учета ГСМ
Здесь ведется настройка норм расхода горюче-смазочных материалов, учета поступлений, выдачи и расхода горюче-смазочных материалов. Поступление и выдача ГСМ отражается в документации «Поступление товаров» и «Заправка ГСМ». В путевых листах ведется расчет расхода топлива. Есть и другие специальные документы, предусмотренные на случай слива ГСМ, если был выполнен возврат топлива с транспортного средства обратно на склад.
Разновидности оформления заправок:
Что касается заправок по пластиковым карточкам, то в программном продукте предусмотрены вспомогательные возможности ведения учета. Они следующие: загрузка сведений из отчетов с детализациями заправок и автоматическое сравнение с данными, которые были введены на основании квитанций водителей. Причем в поставку программы была включена обработка для загрузки сведений по заправкам следующих процессинговых центров:
Предусмотрена обработка «Универсальная загрузка данных ПЦ», которая предназначена для других процессинговых центров, не представленных в вышеуказанном перечне. Это обусловлено тем, что они также предоставляют отчеты по заправкам в электронном виде открытого формата (Excel, txt, DBF и так далее). С помощью «Универсальной загрузки данных ПЦ» реализована загрузка этих сведений в программу. Далее происходит сверка с отчетами водителей.
Для выполнения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей предусмотрен документ «Инвентаризация ГСМ в ТС».
При обработке в путевом листе осуществляется расчет расхода топлива. Причем его нормативный расход рассчитывается согласно нормам расхода, настраиваемым в справочнике «Модели транспортных средств». Алгоритмы расчета в программе реализованы в соответствии с приказом Минтранса. Благодаря им можно рассчитывать следующие виды расхода горючего:
Дополнительно в программе предусмотрена возможность ведения учета сезонных надбавок на расход топлива и надбавок на работу в непростых условиях.
Кроме того, в программе ведется учет остатков технических жидкостей на транспортные средства. Это отображение можно отыскать в отчете «Остатки ГСМ на автомобили». При этом результирующие данные по движению горюче-смазочных материалов и ТЖ можно отыскать в таких отчетах:
Подсистема учета ремонтов и сервисного техобслуживания
В ней ведется учет:
Нужно обратить внимание, что в подсистеме ведется учет ремонтных работ, проведенных на собственной ремонтной базе или в сторонних сервисных центрах.
Заказы на проведение ремонта регистрируются таким документом как «Предварительный заказ на ремонт». В нем указывается транспортное средство, причина обращения в сервисный центр, список неполадок и деталей. Если ремонтные работы проводятся в стороннем сервисном центре, то предзаказ может быть распечатан в таком виде.
Ремонтными листами называются документы, которые регистрируют проведенный ремонт, техобслуживание, замену аккумуляторов и шин. Эти документы составляются на основании предзаказов. Что касается документа под названием «Ремонтный лист», то он выполняет списание частей со склада предприятия, если ремонтные работы проводятся в собственном сервисном центре. Если же ремонт выполняется мастерами стороннего сервисного центра, то в документе обязательно фиксируется конечная цена проведенных работ. А вот если для выполнения ремонтных работ были привлечены водители, то время, выделенное на работы, указывается в табеле учета рабочего времени шоферов.
В отчетах прописывается статистика всех выполненных ремонтных работ.
Подсистема складского учета
Здесь можно провести следующие складские операции:
Нужно помнить, что комплектация должна учитываться отдельно в разрезе каждого транспортного средства. Именно поэтому в складской учет входит учет аккумуляторов, шин, аптечек и прочего. Для аккумуляторов и шин ведется детальный учет технической информации.
В программном продукте есть и возможности группового оприходования аккумуляторов и шин, что дает возможность существенно минимизировать время при вводе документов.
Подсистема взаиморасчетов (учета транспортных услуг, которые были оказаны)
Учет тарифов и прейскурантов
Благодаря структуре справочника тарифов можно выполнять настройку разных областей действия прейскурантов:
Тарифы могут быть заведены абсолютно на любой параметр выработки. В программном продукте можно выполнять настройку зависимости величины тарифа от объема работы и устанавливать тарифы.
Особенности расчета стоимости транспортных услуг
Во время обработки путевых листов в товарно-транспортной документации (аналоги талонов заказчиков, товарно-транспортные накладные) ведется расчет стоимости услуг.
Формирование счетов, реестров, актов за оказанные услуги
Они должны быть сформированы на основании этой документации за произвольный временной период с разной степенью детализации. Причем формирование осуществляется в разрезе каждого заказчика. Дополнительно может быть сформирован перечень транспортных услуг как дополнение к актам и счетам.
Подсистема учета работы водителей
Учет выработки и рабочего времени водителей
Начисление средств по путевым листам
Способы расчета заработной платы водителям:
Подсистема учета затрат
Она нужна для ведения учета прямых расходов. Благодаря ей проводится распределение косвенных затрат между транспортными средствами.
Причем прямые траты определяются благодаря ремонтным и путевым листам.
Косвенные расходы делятся между транспортными средствами по следующим общепринятым алгоритмам:
Предусмотрена возможность вывода отчетов по затратам в разных разрезах аналитики. К примеру, по транспортным средствам.
5 способов создания путевого листа в 1С:УАТ
Путевой лист является основным первичным документом, выдаваемым водителю перед рейсом. С его помощью организация проверяет работу водителей и расчет ГСМ, а также учитывает пробег и ряд других показателей. Это настолько востребованный документ, что в прошлом году фирма «»1С»» добавила бланк «Путевой лист» в конфигурацию 1С Бухгалтерия 3.0. Правда, учитывать по нему можно только легковые автомобили в поездках по служебным целям.
Совсем другие возможности дает « 1С Управление автотранспортом » (1С:УАТ) – это отраслевое решение на платформе 1С:Предприятие 8.3, призванное автоматизировать управленческий и оперативный учет работы автопарка как в транспортных предприятиях, непосредственно занимающихся перевозками, так и в торговых, производственных и др. компаниях, имеющих парк автомобилей для собственных нужд.
Программа позволяет управлять заказами, контролировать выполнение рейсов, работать со сторонними перевозчиками, учитывать путевые листы, ГСМ, нарушения ПДД и штрафы, следить за ремонтами, а также вести складской учет и рассчитывать выработку водителей.
В первой части статьи мы рассмотрим 5 способов создания путевого листа в 1С УАТ, а во второй — расскажем о возможностях планирования работы транспортных средств в этой программе.
Путевые листы в 1С УАТ
В программе 1С:Управление автотранспортом 8 можно создавать и обрабатывать путевые листы различных видов:
Отраслевое решение позволяет вести и учет по строительной техники, например, создавать Рапорты о работе башенного крана и других строительных машин. Печатные формы путевых листов унифицированы. Программа поддерживает их штрихкодирование.
Путевые листы обрабатываются в два этапа: создание и дозаполнение по возвращении водителя из рейса. Рассмотрим эти этапы.
Создание путевого листа (этап 1)
Вне зависимости от того, какой транспорт вы отправляете в рейс, создание Путевого листа можно реализовать следующими способами.
Способ создания путевых листов определяется учетной политикой организации.
Создание путевого листа вручную (из списка)
Это самый простой способ выписки путевого листа, где нужный документ создается из списка «Путевые листы». Перейдя в форму, диспетчер заполняет все необходимые параметры:
Например, при желании настроить подстановку водителей с учетом графика их работы, нужно перейти во вкладку «Установка прав и настроек» и проставить галочки.
Если установлено «Да», водитель будет заполняться из соответствующего поля экипажа без учета графика работы, «Нет» — водитель будет заполняться с учетом графика работы. В программе есть возможность настроить и график работы водителей.
Время выезда и возвращения заполняется также автоматически из настроек учетной политики, но они могут быть отредактированы.
Показания одометра подставляются из предыдущего путевого листа (если учет ранее не велся, то из ввода остатков).
Вид топлива определяется автоматически из указанного в качестве основного для данного автомобиля.
Диспетчер указывает вручную сколько литров бензина нужно выдать, в нашем примере 30 литров – эта информация указывается для печатной формы, с которой водитель обращается к специалисту, заправляющему автомобиль.
При заполнении путевого листа можно указать температурный коэффициент и условия работы, которые будут влиять на расчет нормативного расхода топлива. Программа учтет это при последующих расчетах.
Если выбранное транспортное средство работает с прицепами или другим оборудованием, необходимо указать это в соответствующей табличной части.
А если на разных участках пути автомобиль будет ехать с разными прицепами (оборудованием), тогда на вкладке «Задание» необходимо указать столько строк, сколько будет оборудования или прицепов.
Вкладка «Задание» заполняется при необходимости. Если был создан Заказ на данный транспорт, тогда заказы заполнятся в путевом листе. Способы заполнения указаны на рисунке ниже.
Далее в той же вкладке указывается контрагент, условия работы и маршрут. Дата и время подставятся автоматически из первой вкладки.
Если водителю приходят дополнительные задания, когда он уже отправился в рейс, путевой лист можно дополнять заданиями вручную или подбором из Заказа.
Затем рассчитываем выработку. На вкладке «Дополнительно» можно выбрать режим расчета.
«По Заданию» – означает, что выработка будет рассчитана на основании данных указанных на вкладке Задание путевого листа;
«По ТТД» – расчет выработки будет по товарно-транспортному документу (накладная);
«Ручной» – диспетчер вручную указывает выработку в путевом листе на закладках «Выработка ТС» и «Выработка сотрудников»;
Не рассчитывать – выработка рассчитана не будет.
На этом первый этап заполнения закончен. Можно выдавать печатную форму водителю для выезда на маршрут. Но путевой лист еще не рассчитан!
Если заданий много, а «Заказы» не используются, для того, чтобы водитель увидел все задания в распечатанном виде, необходимо выбрать печатную форму «Маршрутный лист по заданию». При использовании мобильного приложения, водитель может посмотреть все задания там. Также из приложения можно закрыть путевой лист, создать новый и работать с маршрутными листами.
Дозаполнение Путевого листа (Этап 2)
Второй этап работы с путевыми листами начинается с того, что водитель возвращает бумажный документ диспетчеру. Тот открывает этот путевой лист в программе. На вкладке ГСМ есть возможность выбрать вариант расчета фактического расхода топлива.
По факту – водитель в печатной форме указывает показания одометра и остаток топлива при возвращении, для прицепа аналогично указывается информация по остаткам на момент возращения. На вкладке «Задание» корректируется значение параметра выработки.
По норме – при данном варианте система рассчитывает расход по норме и приравнивает его к фактическому показателю. Достаточно указать показания одометра при возвращении, остаток топлива водителю заполнять не обязательно.
По мониторингу (расход) – выбирается в том случае, если необходимо из выбранной системы спутникового мониторинга загружать данные в поле «Расход (мониторинг)». Этот расход по мониторингу приравнивается к расходу по факту, а расход по факту сравнивается с расходом по норме. Благодаря чему можно проанализировать была экономия или нет.
По мониторингу (кон. ост.) – позволяет подгрузить уровень топлива в баке на дату и время возвращения по путевому листу.
Также на вкладке «ГСМ» в нижней табличной части можно добавить информацию по заправкам, например, указать информацию по количеству заправленных литров и их стоимость. Список заправок можно подгрузить как из системы спутникового мониторинг, так и используя специальную загрузку данных из отчета процессинговых центров.
На вкладке «ТТД» – заполняется товарно-транспортный документ, данная вкладка может заполняться до или после выполнения перевозки.
На вкладке «Простой» – можно указать факт простоя. Если включить признак «Включен двигатель», то при расчете нормативного расхода топлива увеличится расход топлива на норму в простое. На этой же вкладке можно указать «Время работы отопителя» и «Количество запусков двигателя».
Кстати, чтобы последний показатель учитывался при расчетах, необходимо в настройках транспортного средства поставить признак «Списывать расход топлива на запуск двигателя».
Кроме этого, на вкладке «Нормы расхода ГСМ» должны быть заданы соответствующие нормы, в данном случае нормы на запуск.
Важно: Вне зависимости от периода с которого начинают действовать нормы расхода, основная (ведущая) будет та, которая указана для транспортного средства, а не модели.
Кроме температурного коэффициента и коэффициента условий эксплуатации можно настроить еще два коэффициента — это надбавка на климат-контроль и кондиционер при движении, и сезонная надбавка. Также можно задать до десяти норм спец. работы, когда автомобиль выполняет какие-то особые работы, и норма для этих специальных работ отличается от линейной.
После того как все данные внесены, необходимо выполнить расчет итогов.
После расчета итогов на вкладке «ГСМ» расход по норме посчитался автоматически, поскольку в данном примере был выбран расчет «По факту», расход по мониторингу рассчитан не будет. Можно посмотреть расшифровку расчета.
На рисунке видно, что расход по норме рассчитался 43 литра, фактический расход составил 40 литров, экономия 3 литра.
Важно: В программе есть возможность настройки интеграции с системой спутникового мониторинга транспорта (на данный момент интеграция поддерживается с 8 системами).
Если данная интеграция настроена, тогда после расчёта итога будет видна разница показаний одометра по спутнику и посчитанных в программе.
После расчета итогов можно посмотреть выработку транспортного средства и выработку по агрегатам. Показатели в часах отображаются красным цветом, остальные — черным.
Так как в программе включена аналитика по подразделениям, контрагентам, объектам строительства, маршруту и видам перевозки, то мы видим, что есть возможность учитывать ее в выработке.
Также учитывается «Выработка сотрудников». В путевом листе можно начислить зарплату, кроме фиксированной суммы, можно произвести доначисление вручную.
На вкладке ФОВ (фактически отработанное время) отражено время дневное и время ночное, которое попадет в табель учета рабочего времени. Если учет рабочего времени в учетной политике будет включен.
Признак «Не обновлять при пересчете итогов» используется в том случае если путевой лист многодневный, чтобы вручную заполнить на каждую дату время дневное и ночное. (отработанное днем и ночью).
В путевом листе можно указать информацию и по прочим расходам.
На вкладке «Дополнительно» можно выбрать план применения затрат по которому будут учитываться затраты, он подставляется автоматически, если настроен план применения затрат для конкретной организации. Ответственные лица заполняются автоматически из учетной политики.
В путевом листе можно добавлять свои дополнительные реквизиты на необходимую вкладку.
Если водитель закрывает путевой лист самостоятельно из мобильного приложения или в терминале приема-выдачи путевых листов, тогда необходимо установить признак «Закрыт водителем». Это будет сигнализировать диспетчеру о том, что необходимо проверить документ, рассчитать по нему итоги и провести.
Важно: В версии 1С Управление автотранспортом 2.2.13.1 добавлена возможность закрытия «Заказов на ТС» путевыми листами. Также возможна работа с технологическими путевыми листами, они используются для ввода пробега, расхода топлива по объектам малой механизации.
Технологический путевой лист (ПЛ) решает три задачи:
Формирование ПЛ на средства малой механизации с учетом выработки в мото-часах и расхода топлива
Сдача транспортного средства в аренду, при этом выписка ПЛ не выполняется, а учитывать выработку и расход топлива нужно. Эти данные можно будет получить из системы мониторинга или отчета процессинговых центров.
Отражение пробега и наработки вне путевого листа для учета показаний счетчиков и одометров и прохождения планового техосмотра.
Создание путевого листа на основании «Заказа на ТС»
«Заказы ТС» в «1С Управление транспортным средством» — это документ, который отражает факт принятия заказа от контрагента или подразделения. Для заказа можно учитывать статусы и состояния. На статусы и состояния влияют маршрутный лист или путевой лист.
Для создания путевого листа в данном случае можно воспользоваться кнопкой «Ввести на основании» или использовать «Пакет на выписку путевых листов» для создания нескольких документов на основании нескольких заказов.
В открывшемся путевом листе необходимо указать Транспортное средство и водителя (если не настроено автоматическое заполнение).
Вкладка «Задание» заполнится автоматически из «Заказа на ТС». Теперь можно выводить печатную форму путевого листа.
Создание путевого листа на основании «Разнарядки»
Разнарядка в 1С УАТ – это документ для отражения планового выпуска на работу группы транспортных средств, с целью облегчить работу по выписке путевых листов в больших объемах. В данном документе можно указать максимально два груза для каждого виды автотранспорта.
Далее используем обработку «Пакетная выписка путевых листов», а на вкладке «Настройки» можно заполнить дополнительные параметры:
На вкладке «Подготовка» можно выбрать необходимые транспортные средства и создать путевой лист.
Также из данной обработки можно создавать путевые листы на основании Заказов и Маршрутных листов.
Кликнув по вкладке «Заполнение» можно выбрать пункт «Заполнение по документу Планирование работы ТС». В этом случае данные будут заполняться согласно этому плану, если он ведется.
Подробнее о возможностях « Планирования работы ТС » мы расскажем во второй части статьи.
Создание путевого листа из «Пакетной выписки путевых листов»
Это способ отличается от ранее описанного тем, что мы сразу начинаем создавать путевой лист с формы «Пакетная выписка путевых листов». Режим пакетной выписки удобен для предприятий с большим автопарком, так как позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать много путевых листов при минимальных трудозатратах.
Для создания путевого листа в данном случае достаточно иметь заполненными вкладки Транспортное средство и Водитель. Если на какой-то рейс путевой лист уже создан, то дубль документа сделать не получится. Программа это отслеживает.
Создание путевого листа по схеме «Заказ-Маршрутный лист-Путевой лист»
Рассмотрим создание маршрутного листа. Маршрутные листы можно создавать полностью вручную или на основании заказа на транспортное средство.
В нашем примере Маршрутный лист был создан на основании заказа, поэтому маршрут заполнился автоматически. Информацию по транспортному заполняем вручную.
Далее на основании данного документа имеется возможность создать путевой лист.
АРМ диспетчера в 1С УАТ
Для удобства работы в 1С УАТ предусмотрено автоматизированное рабочее место (АРМ) диспетчера. Здесь на вкладке «Заказы на ТС» можно отсортировать заказы, посмотреть список транспортных средств, по которым подошел срок техосмотра, выбрать необходимые заказы на ТС и подходящие к ним машины, и конечно же, создавать Путевые листы.
На вкладках «Маршрутные листы» и «Путевые листы» можно работать с поиском и созданием данных видов документов, также работать с пакетной выпиской. На вкладке «Разнарядка» можно создавать разнарядки на выпуск транспорта.
Итак, мы рассмотрели 5 способов создания путевого листа в отраслевом решении 1С Управление автотранспортом. Такая вариантивность дает пользователям системы гибкие возможности в работе с программой, позволяет автоматизировать многие рутинные процессы и оптимизировать труд автодиспетчеров.