adobe sign что это
Начало работы с Adobe Sign
Если вы пользуетесь Adobe Sign впервые, эти пособия предоставят вам базовые сведения обо всех основных функциях и рабочих процессах, которые требуются для того, чтобы начать использование функции электронной подписи документов. Настройте свою учетную запись, узнайте о различных способах отправки документов на подпись и познакомьтесь с функцией предварительного заполнения.
Настройка учетной записи пользователя
При первом входе в Adobe Sign необходимо выполнить несколько простых действий, чтобы подготовить к использованию учетную запись пользователя. Из этого видеоролика вы узнаете, как проверить данные своего профиля, выбрать вариант подписи и настроить личные события и оповещения (или уведомления).
Подробную информацию о настройке учетной записи см. здесь.
Подготовка и отправка документа на подпись
В этом видеоролике мы рассмотрим рабочие процессы, наиболее часто используемые в Adobe Sign. Вы узнаете, как передать документ, добавить поля формы и отправить его получателю на подпись.
Подписание документа несколькими сторонами
Вы сможете получить подписи нескольких сторон с разными адресами электронной почты для одного документа, а также выбрать порядок подписания документа сторонами.
Подписание документа большим количеством получателей с помощью Mega Sign
Каждый раз, когда необходимо получить один документ, подписанный большим количеством сторон, используйте Mega Sign. Вы сможете добавить адреса электронной почты получателей, выгрузить документ, добавить поле подписи и отправить его. Каждый получатель получает отдельную копию документа на подпись.
В этом руководстве для новичков разбираются все основные действия.
Вы можете импортировать большое количество адресов электронной почты в Mega Sign путем выгрузки файла CSV. Дополнительные сведения см. здесь.
Подписание и отправка документа с помощью функции «Подписываю только я»
Чтобы самому подписать и отправить документ, воспользуйтесь функцией Подписываю только я. В этом видеоролике показано, как выгрузить документ, подписать его и отправить по электронной почте другому пользователю.
Управление отправленными на подпись документами и их отслеживание
Узнайте, как управлять состоянием документа, отправленным на подпись, а также отслеживать его.
Добавление подписи в соглашение
Узнайте, как подписать соглашение.
Руководство для начала работы с Adobe Sign
Перед началом использования Adobe Sign ознакомьтесь с некоторыми основными сведениями. Цель этого руководства — познакомить с Adobe Sign и функциями, доступными для пользователей.
Это руководство описывает все важные процедуры в Adobe Sign и знакомит с пользовательским интерфейсом. Справка по Adobe Sign предоставляет более подробную информацию (при необходимости). Если устройство подключено к Интернету, вы можете нажать ссылки в серых полях с текстом «Дополнительная информация…» для просмотра соответствующих справочных статей.
Где применимо, указываются возможности и функции, которые относятся к уровням «Бизнес» и «Организация». Это руководство описывает функции и возможности, доступные на самом высоком уровне лицензионного соглашения — Adobe Sign для уровня «Организация». Чтобы узнать свой тип лицензии, перейдите в раздел Мой профиль. Если у вас есть вопросы о функциях, доступных для вашей лицензии, обратитесь к своему менеджеру по работе с клиентами или в службу поддержки Adobe Sign.
Adobe Sign — это приложение с широкими возможностями настройки. Оно содержит большое количество функций, которые могут использоваться (или не использоваться) вашей организацией. Администратор учетной записи или группы может отключить некоторые из описанных параметров. Если вам требуются функции, которые в настоящее время недоступны, обратитесь к администратору учетной записи или группы. Сервис поддерживает различные конфигурации для разных групп. Функции, отключенные для одной группы, можно активировать для другой группы.
Ознакомившись с этим руководством, вы узнаете все сведения о стандартных процедурах «отправки» в Adobe Sign, а также об управлении документами и создании отчетов. Это позволит вам контролировать, какие этапы завершены и какие остались незавершенными.
Индивидуальная настройка учетной записи
При первом входе в Adobe Sign выделите немного времени на проверку своей личной информации пользователя. Эта информация используется в различных шаблонах, поэтому крайне важно, чтобы она была правильной.
На странице профиля отображаются данные, которые приложение Adobe Sign будет использовать в любых выполняемых вами транзакциях. К таким данным относятся:
Для изменения любых из этих данных нажмите кнопку Изменить профиль, внесите необходимые изменения и выберите Сохранить.
После настройки личных данных ознакомьтесь с другими личными параметрами в левой части экрана. Эти параметры относятся к вам как к пользователю. Они могут содержать полезные автоматические функции.
Обзор страниц
Главная страница — это первая страница, которая отображается при входе большинства пользователей в систему. (Другой вариант — страница «Отправка», которая отображается при соответствующих настройках администратора учетной записи.)
Главная страница содержит следующие разделы, в которых можно быстро получить доступ к большинству функций Adobe Sign.
Часто задаваемые вопросы об Adobe Sign
Adobe Sign — это компонент линейки Adobe Document Cloud, облачное решение корпоративного класса, призванное заменить традиционное подписание документов полностью автоматизированными процессами работы с электронными подписями. С его помощью можно легко отправлять, подписывать и отслеживать документы, а также управлять процессами добавления подписей прямо в браузере или на мобильном устройстве. Готовые средства встраивания и интерфейсы API позволяют включать рабочие процессы электронного подписания в существующие корпоративные приложения и системы регистрации.
Рабочие процессы в 80% организаций по-прежнему основаны на работе с бумажными документами, что значительно их замедляет, повышает риск ошибок и увеличивает разрозненность документооборота. Сотрудники тратят много времени на утверждение документов и сбор рукописных подписей, а затем распечатывают документы и отправляют их по факсу или почте. В результате возникают задержки, которые приводят к снижению качества обслуживания заказчиков, вызывают недовольство бизнес-партнеров и самих сотрудников и в конечном счете отрицательно сказываются на репутации компании. Adobe Sign помогает организациям качественно преобразовать процесс обработки документов и внедрить полностью цифровой документооборот с использованием надежных и действительных электронных подписей. Adobe Sign предоставляет организациям и их сотрудникам следующие возможности.
Adobe Sign представляет собой облачный сервис, доступ к которому можно получить различными способами. Все планы Adobe Sign включают возможность работы в веб-браузере или мобильном приложении, позволяя отправлять, подписывать и отслеживать документы, а также контролировать процессы подписания. Adobe Sign также можно использовать в качестве расширения для других приложений. Индивидуальные пользователи могут отправлять документы на подпись и выполнять другие задачи непосредственно в таких популярных офисных приложениях, как Microsoft Office 365 Word и PowerPoint. Для хранения документов можно использовать Box, Dropbox и Google Диск. Кроме того, Adobe Sign позволяет использовать интеграции под ключ и интерфейсы API для добавления процессов работы с электронными подписями в существующие корпоративные приложения и системы учета, например Microsoft SharePoint и Dynamics 365, Salesforce, Workday, Ariba, Appttus и другие.
Электронная подпись — это способ одобрения или утверждения электронных документов и форм, имеющий законную силу. Одно из общепринятых определений электронной подписи сформулировано следующим образом: «…электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к записи или логически связанный с ней. принимаемый лицом, которое намеревается подписать запись».
Электронные подписи обладают следующими преимуществами:
По сравнению с обычными подписями электронные лучше защищены, позволяют ускорить документооборот и снизить его стоимость. Преимущества электронных подписей следующие.
Несмотря на схожесть, эти термины обозначают два принципиально разных метода подписания документов. Различия связаны с законодательством и требованиями регуляторов. Цифровые подписи — это часть более общей категории, называемой «электронные подписи». Их отличие в том, что при добавлении электронной подписи используется несколько способов проверки подлинности, например проверка по электронной почте, по телефону и корпоративная идентификация. В случае с цифровой подписью используется только один способ проверки. Лица, добавляющие цифровую подпись, подтверждают свою личность цифровым идентификатором на основе сертификата, как правило выпущенного сторонним центром сертификации.
Еще одно важное различие между электронными и цифровыми подписями относится к способу подтверждения подписи документа. Adobe Sign обеспечивает безопасное управление всем процессом подписания, отслеживание каждого его этапа и запись полученной информации в журнале регистрации. Журнал регистрации и подписанный документ сертифицируются с наложением пломбы для защиты от несанкционированного вскрытия; журнал регистрации может также служить подтверждением подписи каждой стороны. Цифровые подписи добавляют дополнительный уровень надежности. При цифровом подписании каждая подпись шифруется и привязывается к документу. Подлинность подписи и целостность подписанного документа могут быть проверены в надежном стороннем центре сертификации. Сервисы Adobe Sign поддерживают оба метода подписания, объединяя их в единую масштабируемую систему. Прочтите информационную статью об электронных и цифровых подписях.
Adobe Sign для Microsoft — надстройка Word/PowerPoint
某些 Creative Cloud 应用程序、服务和功能在中国不可用。
Если на ленте не отображается кнопка магазина, скорее всего, ваш администратор Office запретил индивидуальный доступ к магазину.
Попросите администратора Office или сотрудника ИТ-отдела предоставить доступ либо разверните надстройку во всей организации.
Обзор
Надстройка Adobe Sign позволяет пользователю открыть любой файл Word или PowerPoint (размером до 5 МБ) и использовать этот файл в качестве основы для нового документа.
Данный документ состоит из трех частей:
Администраторы 365 могут централизованно установить надстройку на уровне клиента и, в случае необходимости, контролировать доступ на уровне пользователя. Это позволяет всем пользователям такого клиента получить доступ к Word и PowerPoint.
Отдельные пользователи, которые устанавливают надстройку самостоятельно, должны установить ее отдельно для Word и/или PowerPoint.
Примечание. При аутентификации и использовании надстройки в Office 365 будет отображаться панель авторизации при попытке открыть новое окно. В этом случае нажмите Разрешить.
Предварительные условия
Для правильной работы надстройки следует включить в браузере cookie-файлы.
Пользователи приложения для настольных ПК должны включить cookie-файлы в Internet Explorer.
Частные/инкогнито-сеансы браузера не поддерживаются.
Браузеры IE/Edge
Для бесперебойной работы надстройки в браузерах Internet Explorer и Edge необходимо установить доверие для следующих сайтов в настройках безопасности браузера:
macOS High Sierra
Пользователи ОС High Sierra могут столкнуться с проблемой при попытке получить доступ к надстройке из приложений Word/PowerPoint для настольных ПК (версии 16.11 и более поздних). При этом Adobe Sign выводит сообщение об общей ошибке, указывая, что cookie-файлы не включены.
В этом случае выполните следующие действия:
Если, повторно выполнив аутентификацию, не удастся устранить проблему, обратитесь в службу поддержки клиентов.
Установка надстройки
1. Войдите в учетную запись 365 и выберите Word или PowerPoint.
2. Откройте файл Word или PowerPoint.
3. Перейдите на вкладку Вставка на ленте, затем выберите пункт Надстройки Office в разделе Надстройки на ленте.
4. Откроется страница Надстройки Office. Выберите пункт Магазин.
5. Введите Adobe в поле поиска и нажмите на значок поиска.
6. Когда найдете надстройку Adobe Sign for Word/PowerPoint, нажмите кнопку Добавить справа от списка.
7. После установки надстройки значки Adobe Sign появятся на вашей ленте на вкладке Главная. Доступны три следующие функции:
Индивидуальные пользователи должны устанавливать надстройку только для одного приложения — Word или PowerPoint. Пакет устанавливается для обоих приложений автоматически.
Если кнопки на ленте не отображаются, перейдите в раздел Мои надстройки, чтобы включить эту надстройку.
Установка аутентифицированного отношения
Включив надстройку, вы должны создать отношение между вашей учетной записью Microsoft и учетной записью Adobe Sign. Это гарантирует, что только вы сможете отправлять соглашения от лица пользователя Adobe Sign.
Процесс настройки выполняется быстро — необходимо только знать, как осуществить аутентификацию в двух системах.
Когда вы установите это отношение, вам не придется снова проходить аутентификацию для Adobe Sign. Аутентифицированное отношение устанавливается на постоянной основе, пока не будет явно удалено путем выхода из надстройки.
Примечание. Office предложит пользователю повторно пройти аутентификацию, если он будет неактивен в течение часа или через 24 часа.
Чтобы установить доверие, выполните следующие действия:
1. Откройте любой файл в Word или PowerPoint (в том приложении, где включена надстройка).
2. Найдите значки Adobe Sign на ленте и нажмите на значок Отправить на подпись.
3. Нажмите кнопку Начало работы на панели надстройки.
4. Вам может быть предложено пройти аутентификацию в среде 365. Нажмите на имя пользователя, которого собираетесь использовать (список будет начинаться с пользователя, для которого уже выполнена аутентификация).
5. Office предложит вам предоставить доступ к надстройке. Нажмите кнопку Принять.
Откроется новое окно для выполнения аутентификации для Adobe Sign.
6. Выполните аутентификацию, используя свои учетные данные в Adobe Sign.
7. После аутентификации в Adobe Sign вам необходимо подтвердить доступ. Нажмите Разрешить доступ.
После успешного выполнения аутентификации в Adobe Sign на панели появится страница надстройки с приветствием. Нажмите ОК, чтобы открыть панель настройки.
Использование надстройки
При включенной надстройке можно открыть любой файл Word или PowerPoint и начать процесс подписания точно так же, как при входе в Adobe Sign и передаче файла.
В случае с двумя функциями подписи текущий документ, открытый в Word или PowerPoint, добавляется автоматически. Кроме того, имеется возможность добавить дополнительные файлы.
Функция Статус документа служит для отображения последних документов и полезных ссылок для взаимодействия с ними с учетом их текущего состояния.
Обратите внимание на две следующие особенности:
Инструмент «Заполнить и подписать»
С помощью функции «Заполнить и подписать» пользователь может заполнить и подписать документ. В этой операции не могут участвовать другие получатели.
После добавления подписи документ хранится в вашей учетной записи Adobe — вы сможете просмотреть, сохранить в формате PDF или отправить документ (используя функцию общего доступа в Adobe Sign) на любой адрес электронной почты по собственному усмотрению.
При первом запуске функции Заполнить и подписать вы имеете возможность только добавить или удалить прикрепленные файлы, а затем нажать кнопку Продолжить. Дополнительная настройка не требуется, потому что нет предполагаемого процесса отправки.
После нажатия кнопки «Продолжить» откроется страница Заполнить и подписать, где отображаются прикрепленные файлы.
Можно вводить символьный текст и устанавливать флажки трех видов: крестик, галочка и точка с заполнением. При наведении курсора на поле ввода появляется меню изменения размера, с помощью которого можно скорректировать размер поля для текста.
Введенный текст автоматически не переносится по словам, предполагается перенос на новую строку в этом поле.
В дополнение к полям ввода предусмотрены два варианта поля для подписи: Подпись и Инициалы. Необходимо разместить по крайней мере одно поле подписи.
После заполнения документа и добавления подписи нажмите кнопку «Готово» в правом верхнем углу окна.
Страница «Заполнить и подписать» закроется, и изменится вид панели Adobe Sign в интерфейсе Word/PowerPoint — появится информация о том, что процесс подписания успешно выполнен.
На панели с информацией об успешном выполнении предусмотрены три следующие опции:
Инструмент «Отправить на подпись»
При использовании функции Отправить на подпись подразумевается (и требуется), чтобы соглашение было отправлено хотя бы одному получателю, отличному от отправителя.
Когда файл открыт, нажмите на значок Отправить на подпись на ленте, чтобы открыть панель надстройки в правой части окна.
Настройка документа
При запуске соглашения из открытого файла обратите внимание, что в верхней части панели в поле Документы отображается список файлов, которые в данный момент «прикреплены».
1. По умолчанию файл, который открыт при нажатии кнопки Отправить на подпись, прикрепляется автоматически. Поддерживается удаление такого файла по умолчанию.
Справа от заголовка «Документ» находится ссылка + Добавить файлы, с помощью которой можно добавить дополнительные файлы к соглашению. Функция добавления соглашений работает как веб-приложение. Документы представляются получателям в том порядке, в котором они перечислены на панели надстройки.
Поддерживаемые форматы файлов:
2. Под разделом Документы находится список Получатели.
Нажмите белое поле под заголовком Получатели и начните вводить имя или адрес электронной почты. Надстройка помогает найти нужного получателя, показывая контакты из списка контактов 365, которые соответствуют введенной строке.
Порядок, в котором указаны получатели, определяет порядок подписания соглашения (когда выбран последовательный процесс подписания).
Примечание. Если вы указываете роли получателей, помните, что все получатели имеют роль Подписанты при их настройке в данной надстройке. Если требуются другие роли, нажмите на ссылку Дополнительные параметры под кнопкой Отправить / Продолжить.
Кроме того, вся проверка осуществляется только на основе электронной почты. Если требуется двухфакторная аутентификация, нажмите на ссылку Дополнительные параметры.
3. В списке Получатели имеется раздел Сообщение, состоящий из двух полей.
Верхнее поле — это название соглашения. По умолчанию в этом поле используется значение имени файла открытого документа. Его можно изменить вручную, введя любое нужное значение.
Второе поле представляет собой текст сообщения электронной почты, отправляемое получателю, которому требуется подписать соглашение. Поле содержит стандартное значение, которое можно отредактировать.
Максимальное количество символов в поле «Сообщение» — 1000.
В правом верхнем углу раздела Сообщение отображается ссылка Очистить сообщение, с помощью которой можно удалить все содержимое окна Сообщение.
Нажав на ссылку Дополнительные параметры, можно включить «Шаблоны сообщений» или «Личные сообщения».
4. Сразу под полем Сообщение находится дополнительный флажок Предварительный просмотр и отправка. При установке этого флажка открывается окно со страницей «Авторинг», содержащая все стандартные поля и инструменты для создания форм.
Страница «Авторинг» не откроется, пока не будет нажата кнопка Продолжить.
5. Кнопка Отправить/Продолжить служит для отправки соглашения в соответствии с текущими настройками. Если установлен флажок Предварительный просмотр и отправка, откроется страница «Авторинг», которая позволяет поместить поля в документ. После размещения всех полей нажмите кнопку Отправить в правом нижнем углу страницы «Авторинг».
6. Под кнопкой Отправить/Продолжить находится ссылка Дополнительные параметры. При нажатии на эту ссылку откроется окно со страницей Отправка в веб-приложении, содержащая все стандартные опции, которые имеются в приложении. Любая настройка, выполненная на панели надстройки, вносится в окно Отправка и полностью редактируется.
Все поля и опции доступны точно так же, как на странице Отправка в веб-приложении, и любые изменения, внесенные в список получателей или файлов, будут включены в соглашение.
Прокрутите это окно вниз и нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к авторингу, или снимите флажок Предварительный просмотр и добавление полей подписи и нажмите Отправить.
Соглашение будет отправлено, и на панели надстройки отобразится сообщение об успешном завершении.
После отправки на панели доступны две опции:
Статус документа
Опция Статус документа служит для отображения последних десяти соглашений (в соответствии с датой последнего обновления), которые еще открыты и ожидают выполнения каких-либо действий. Сюда входят черновики, ожидающие авторинга, соглашения, ожидающие вашей подписи, и соглашения, ожидающие действий другого получателя.
Каждое соглашение можно развернуть, чтобы просмотреть самые последние события, опубликованные для этого соглашения, указывающие, на каком этапе процесса подписания находится данное соглашение.
Под списком событий находится ссылка Отслеживание всех соглашений, с помощью которой можно открыть в окне экземпляр страницы Управление из приложения. На странице Управление доступна вся история учетной записи.