Адресовальные и штемпелевальные машины
Конспекты лекций для студентов по дисциплине «Технические средства управления в офисе»
Главная > Конспект
| Информация о документе | |
| Дата добавления: | |
| Размер: | |
| Доступные форматы для скачивания: |
При выборе степлера необходимо помнить о единственной его характеристике — толщине скрепляемой стопки листов за один нажим, что зависит от прижимного устройства и длины ножки скобки. Как правило, используется обычная и фигурная скобка с длиной ножки 6—8 мм и позволяющая скреплять: у ручных — до 15 листов, у электрических — до 30 листов.
Имеются в продаже особо мощные степлеры (фирма LG), которые за один раз позволяют скрепить 100—150 листов, но в них применяются скобки с длиной ножки 23 мм и стоят они гораздо дороже.
Особо удачливые бизнесмены могут себе позволить купить проволокошвейную машинку, которая, кроме того, что автоматически скрепляет листы в пачки по 100 штук, сама нарезает скобы необходимой длины из проволоки, подаваемой с катушки.
Устройства бесшвейного скрепления документов представляют собой приспособления для зажима блока бумажных листов и нагревательного элемента. Блок бумажных листов устанавливают корешком вниз на вибросталкиватель листов для выравнивания. Выровненный блок зажимают в зажимных приспособлениях и проклеивают торец. Затем включают нагревательный элемент, который за несколько минут высушивает клей. Таким образом можно склеить 100 и более страниц документов.
Для подшивки документов в папки-скоросшиватели и регистраторы используют дыроколы — устройства для пробивки отверстий в бумаге, толщиной пробивки от 0,6 мм до 2,5 мм. Дыроколы различаются между собой пуансонами — цилиндрической режущей кромкой, которые могут быть двухстоечные и многостоечные, а также с произвольным размещением пуансонов.
Переплетные машины — небольшие аппаратные устройства, предназначенные для скрепления блока бумаги пластиковыми пластинами, пластмассовыми или металлическими пружинами, а также переплетения блока бумаг при помощи термообложек.
Переплет пластмассовыми и металлическими пружинами позволяет переплетать любое количество документов, легко вынимать, добавлять или заменять страницы, а также выбирать цвет и диаметр пружин (от 6 до 50 мм — пластмассовых, и от 5 до 14 мм — металлических).
3) Машины для оформительских работ
Справедливости ради стоит отметить, что все описанные в этом разделе машины и устройства практически не встречаются в современных офисах — их вытесняют персональные компьютеры и ризографы. Но мы не можем о них не сказать — это часть недавнего прошлого, а без прошлого, как известно, нет будущего.
Адресовалъные машины — электромеханические устройства, предназначенные для впечатывания в документы локальных фрагментов текста, например, адресов клиентов или постоянных корреспондентов по переписке; для заполнения нарядов, печатания этикеток, заявлений, извещений, платежных документов. Обязательное условие применения машин этого типа — единичное или малотиражное печатание большого числа многократно повторяющихся текстов.
Но существуют и гектографические адресовальные машины, имеющие приспособления для смачивания конверта (бумаги) и печатного валика. В картотеке печатных форм штемпелей-шаблонов, называемых матрицами (стенселями), выбирают нужный вариант текста, подкладывают матрицу под печатный валик и получают требуемый впечатанный текст. Матрицей служит полоса чертежно-прозрачной или мелованной бумаги, часто вставленная в разноцветные рамки для удобства ручного выбора. В полуавтоматических адресовальных машинах подача матриц и печать автоматизированы. Эти машины просты в эксплуатации, имеют малые габариты, могут легко разместиться на рабочем столе секретаря.
Маркировальные (франкировальные) машины применяются для нанесения на отправляемую почтовую корреспонденцию наименования учреждения-отправителя и его адреса, стоимости оплаты почтового отправления, порядкового номера отправителя и даты отправления. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению.
Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты — то есть выполняют функцию регистратора документа. Смена номера производится автоматически после каждого нанесения. Надписи и номера производят выпуклыми металлическими или резиновыми знаками, которые смачивают штемпельной краской от подушки.
Существуют ручные и автоматические нумераторы. В автоматических печатание производится через красящую ленту, как в пишущих машинках. Для удобства регистрации документов и регистрационных карточек смена порядкового регистрационного номера может производиться не через каждый цикл печатанья, а через 2—5 циклов. Для этого имеется специальный переключатель.
Раньше отечественной промышленностью выпускались электрические нумераторы производительностью 3000 оттисков в час и сроком эксплуатации 8 лет. Сегодня можно встретить нумераторы в основном корейского производства, но по рейтингам продаж они далеко не на первом месте.
4) Машины для защиты документов от небрежного хранения
Средства для нанесения защитных покрытий на документ подразделяются на устройства для окантовки документов, лакокрасочные (лакировальные) станки и машины-ламинаторы.
У всех этих технических приспособлений одна цель — защита документов от влаги, пыли, масла и небрежного хранения.
С целью повышения стойкости документа к механическим повреждениям при частой эксплуатации применяют окантовку (обклеивают документ по периметру) более прочным, чем сам документ, материалом, например бумагой или пластикатной пленкой, покрытыми клеевым слоем. Окантовочные машины бывают ручными и электрическими. Ручные часто заправляются узким скотчем.
Еще в далеком 1928 г. американец Ричард Дрю выпустил клейкую ленту широкого назначения. Эту ленту под названием «скотч» продавали в Европе как «ленту для торговли». Первоначально это была длиннал полоса из прозрачной целлюлозы, покрытая с одной стороны клеем, и лишь в середине 60-х годов додумались скотчем подклеивать книги в библиотеках, а в 80-х — с его помощью защищать документы.
При помощи лакокрасочных станков применяют метод нанесения на поверхность документа слоя лака. Как правило, таким способом защищают чертежи и другие документы, выполненные карандашом на чертежной или прозрачной бумаге, например на кальке. Этот метод также хорош для защиты документов с неровной поверхностью.
Ламинаторы — это устройства для нанесения на документы защитного покрытия. Существует два способа ламинирования: химический и термический.
При химическом способе на поверхность документа наклеивается прозрачная пластикатная пленка, покрытая клеевым слоем. На увлажненную растворителем клеевого слоя поверхность листа накладывают пленку и с усилием прижимают к листу, что сохраняет возможность свободного чтения документа, значительно повышая его прочность и стойкость к различным воздействиям. Единственный недостаток — сдавать в архив ламинированные документы нельзя, так как со временем прочность этой пленки заметно снижается, что не гарантирует многолетнюю сохранность документа.
При термическом способе ламинирования документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке. На поверхность документа с двух сторон наклеивается пластикатная прозрачная пленка, которая склеивается с документом. Вытащить документ из такого пакета нельзя. Поэтому таким способом ламинируют те документы, которые в дальнейшем не подлежат какому-либо редактированию, а будут длительное время использоваться в таком виде, как были выполнены первоначально, например, водительские права, технические талоны, визитки, обложки книг и т.п.
5) Бумагорезательное оборудование
Все виды бумагорезательного оборудования классифицируются на три категории: конвертовскрывающие устройства, машины для уничтожения документов и промышленное бумагорезательное оборудование для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форм.
Конвертовскрывающие машинки предназначены для автоматического вскрывания конвертов в организациях, где объем поступающей корреспонденции около сотни писем в день.
Конвертовскрывающие машинки могут быть ручными и полуавтоматическими.
Принцип их работы состоит в следующим: они отделяют от кромки конверта полоску бумаги шириной 0,5—0,8 мм. В ручных имеется за плоскостью ножа шторка, которую при необходимости можно убрать и использовать эту машинку для резки бума-
Бумагорезательное оборудование включает в себя весь ассортимент резательных средств, от ножниц до автоматических программируемых гильотин. В зависимости от назначения, мощности оборудования и длины разреза, резаки могут быть стационарные и переносные с дисковыми, аллигаторными, высеченными и прямолинейными ножами и могут применяться не только для резки бумаги, но и, например, для обрезки (выравнивания) краев готовых книг и брошюр.
В полуавтоматических имеются дисковые ножи, которые приводятся в действие электродвигателем. Машины для уничтожения документов (уничтожители) предназначены для измельчения бумаги путем продольной или поперечной резки. Эти аппараты автоматические, все снабжены электроприводом и контейнерами для бумажных отходов. В зависимости от размеров изрезанных отходов бумаги уничтожители делятся на: офисные, промышленные, секретные и специальные.
Офисные — приняты для использования в условиях офиса, имеют небольшие габариты, просты в эксплуатации, уничтожают ненужную документацию путем продольной резки.
Промышленные — крупные уничтожители, которые осуществляют перекрестную резку и утилизируют бумажные отходы;
Секретные — приняты в эксплуатацию в специальных секретных службах, имеют небольшие размеры, снабжены механизмом для перемешивания отходов, продольно-поперечная резка мелкозубными ножами (формат А-4 разрезается на 9 000 частичек).
Специальные — крупногабаритные, измельчают в крошку бумагу вместе с металлическими скрепками, упаковывают отходы во влажные бумажные брикеты. Применяются на целлюлозно-бумажных фабриках для переработки бумажной ветоши.
Лекция №5 Внутреннее устройство системного блока
В обязательный состав системного блока входят:
Технологические процессы обработки информации в информационных технологиях
2. Специализированные средства сбора и регистрации информации. К ним относятся самые разнообразные устройства, использующиеся в различных отраслях экономики. Конструкция и эксплуатационные характеристики этих устройств учитывают специфику и условия работы пользователей. К подобным устройствам относятся машинки для счета банкнот, средства безналичного денежного обращения с использованием пластиковых карт, электронные весы, электронные кассовые терминалы и др.
Средства организации безналичного денежного обращения на основе кредитных карт (КК) позволяют оплачивать, не пользуясь наличными деньгами, различные товары и услуги (телефонные разговоры, проезд в метрополитене и др.). В настоящее время наиболее употребительны три вида КК:
Электронные весы получили наибольшее распространение в торговых организациях. С их помощью можно выполнять следующие операции:
Такие весы могут использоваться как автономно, так и в составе системы учета движения товаров в магазине.
Электронные кассовые терминалы позволяют выполнять следующие операции:
В памяти такого устройства могут храниться данные по 10 000 товарам. Один аппарат могут использовать до 99 кассиров. Первичные данные о продажах фиксируются на машинных носителях и могут быть использованы в системе управления магазином.
3. Технические устройства формирования документов
Технические средства, используемые для составления и изготовления документов, делятся на два вида, представленных на рис. 3.7.
К рукописным устройствам составления документов относятся различные виды пишущих ручек. Выделяют следующие наиболее часто используемые виды пишущих ручек:
Кроме того, в настоящее время созданы ручки, которыми можно писать в полной темноте, поскольку в их корпус вмонтирована специальная электролампочка, работающая от миниатюрной батарейки, а также существуют ручки со встроенным фотоэлементом, воспроизводящим запись цифр и математических знаков, попадающих на микроскопическое вычислительное устройство, расположенное также в пере.
По существующим стандартам при составлении документов допускается использование любого типа пишущих ручек синего или черного цвета.
К машинописным средствам составления документов относятся:
По принципу действия пишущие машинки делятся на три основные вида:
| 1. | Механические пишущие машинки | Отличаются простотой и низкой стоимостью. В пишущих машинках этого класса каретка и другие механизмы приводятся в действие усилием главной пружины. К их достоинствам относится энергонезависимость, недостатком является неудобство в работе из-за определенных физических усилий, которые необходимо прикладывать при нажатии клавиш |
| 2. | Электрические пишущие машинки | Являются энергозависимыми, в них все механизмы приводятся в действие электродвигателем. Достоинством этого класса машинок является легкость в работе, т. к. они требуют минимальных усилий при нажатии на клавиши, и возможность получения большого количества копий |
| 3. | Электронные пишущие машинки | Это самый современный класс пишущих машинок. В них большинство механических деталей заменены интегральными микросхемами. Достоинством машинок этого класса является наличие внутренней и внешней памяти и возможность редактирования текста. Они также могут быть подключены к ПЕС для ввода-вывода необходимых данных и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов |
Совершенствование электронных пишущих машинок приводит к уменьшению их размеров, увеличению емкости запоминающих устройств, возможности подключения к локальной вычислительной и телефонной сети, использованию многоцветной печати, внедрению многофункциональных систем подачи бумаги и речевого ввода информации.
Функциональные возможности организационных автоматов шире, чем у электронных пишущих машинок. Они характеризуются большими объемами оперативной памяти, позволяющей хранить до 1000 страниц текста, высокой емкостью внешней памяти, возможностью более удобного редактирования, приближающегося к возможностям компьютерных редакторов. В настоящее время организационные автоматы практически вытеснены персональными компьютерами.
В зависимости от назначения и области применения используются различные модели диктофонов, отличающиеся качеством и продолжительностью записи, типом и размерами звуконосителя, набором выполняемых функций, диапазоном воспроизводимых частот, возможностью записи от встроенного или внешнего микрофона, наличием дистанционного управления, внешними габаритами и весом.
Обычно диктофоны классифицируют по типу звуконосителя. В этом случае выделяют три следующих основных вида:
| 1. | Мини-кассетные диктофоны | Звуконосителем является стандартная магнитофонная кассета. Современные модели имеют встроенный цифровой процессор для обработки звука, который позволяет при ускоренном или замедленном воспроизведении сохранить узнаваемость голоса, режим для повторения неразборчивых фрагментов и др. |
| 2. | Микрокассетные диктофоны | Звуконосителем является миниатюрная магнитофонная кассета. Эти модели диктофонов могут работать с использованием как встроенного, так и выносного микрофонов, иметь сенсорное управление, жидкокристаллический дисплей. Многие современные модели диктофонов снабжены интерфейсом с ПК, что увеличивает скорость составления текстового документа |
| 3. | Цифровые диктофоны | Звуконосителем является микрочип (встроенная микросхема) или мини-карта (подобие дискеты). Запись речи на мини-карту осуществляется с помощью специального устройства. Полученную запись также можно вводить в компьютер, прослушивать или пересылать по электронной почте. Цифровые диктофоны более легкие и компактные, поскольку в них отсутствует лента и лентопротяжный механизм, а совместимость с компьютером делает их ещё и более перспективными |
Диктофонную технику целесообразно применять в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. По статистике затраты труда на составление документа с промежуточной диктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновиков.
Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей и шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.
Маркировальные (франкировальные) машины применяются для нанесения на отправляемую почтовую корреспонденцию наименования учреждения-отправителя и его адреса, стоимости оплаты почтового отправления, порядкового номера отправителя и даты отправления. При печати на счетчике маркировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению.
Для обеспечения достоверности информации при выполнении операции регистрации применяют несколько методов контроля, набор которых наиболее широко представлен при полуавтоматическом способе регистрации информации, где можно выделить следующие методы:
Технологические процессы обработки информации в информационных технологиях
2. Специализированные средства сбора и регистрации информации. К ним относятся самые разнообразные устройства, использующиеся в различных отраслях экономики. Конструкция и эксплуатационные характеристики этих устройств учитывают специфику и условия работы пользователей. К подобным устройствам относятся машинки для счета банкнот, средства безналичного денежного обращения с использованием пластиковых карт, электронные весы, электронные кассовые терминалы и др.
Средства организации безналичного денежного обращения на основе кредитных карт (КК) позволяют оплачивать, не пользуясь наличными деньгами, различные товары и услуги (телефонные разговоры, проезд в метрополитене и др.). В настоящее время наиболее употребительны три вида КК:
Электронные весы получили наибольшее распространение в торговых организациях. С их помощью можно выполнять следующие операции:
Такие весы могут использоваться как автономно, так и в составе системы учета движения товаров в магазине.
Электронные кассовые терминалы позволяют выполнять следующие операции:
В памяти такого устройства могут храниться данные по 10 000 товарам. Один аппарат могут использовать до 99 кассиров. Первичные данные о продажах фиксируются на машинных носителях и могут быть использованы в системе управления магазином.
3. Технические устройства формирования документов
Технические средства, используемые для составления и изготовления документов, делятся на два вида, представленных на рис. 3.7.
К рукописным устройствам составления документов относятся различные виды пишущих ручек. Выделяют следующие наиболее часто используемые виды пишущих ручек:
Кроме того, в настоящее время созданы ручки, которыми можно писать в полной темноте, поскольку в их корпус вмонтирована специальная электролампочка, работающая от миниатюрной батарейки, а также существуют ручки со встроенным фотоэлементом, воспроизводящим запись цифр и математических знаков, попадающих на микроскопическое вычислительное устройство, расположенное также в пере.
По существующим стандартам при составлении документов допускается использование любого типа пишущих ручек синего или черного цвета.
К машинописным средствам составления документов относятся:
По принципу действия пишущие машинки делятся на три основные вида:
| 1. | Механические пишущие машинки | Отличаются простотой и низкой стоимостью. В пишущих машинках этого класса каретка и другие механизмы приводятся в действие усилием главной пружины. К их достоинствам относится энергонезависимость, недостатком является неудобство в работе из-за определенных физических усилий, которые необходимо прикладывать при нажатии клавиш |
| 2. | Электрические пишущие машинки | Являются энергозависимыми, в них все механизмы приводятся в действие электродвигателем. Достоинством этого класса машинок является легкость в работе, т. к. они требуют минимальных усилий при нажатии на клавиши, и возможность получения большого количества копий |
| 3. | Электронные пишущие машинки | Это самый современный класс пишущих машинок. В них большинство механических деталей заменены интегральными микросхемами. Достоинством машинок этого класса является наличие внутренней и внешней памяти и возможность редактирования текста. Они также могут быть подключены к ПЕС для ввода-вывода необходимых данных и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов |
Совершенствование электронных пишущих машинок приводит к уменьшению их размеров, увеличению емкости запоминающих устройств, возможности подключения к локальной вычислительной и телефонной сети, использованию многоцветной печати, внедрению многофункциональных систем подачи бумаги и речевого ввода информации.
Функциональные возможности организационных автоматов шире, чем у электронных пишущих машинок. Они характеризуются большими объемами оперативной памяти, позволяющей хранить до 1000 страниц текста, высокой емкостью внешней памяти, возможностью более удобного редактирования, приближающегося к возможностям компьютерных редакторов. В настоящее время организационные автоматы практически вытеснены персональными компьютерами.
В зависимости от назначения и области применения используются различные модели диктофонов, отличающиеся качеством и продолжительностью записи, типом и размерами звуконосителя, набором выполняемых функций, диапазоном воспроизводимых частот, возможностью записи от встроенного или внешнего микрофона, наличием дистанционного управления, внешними габаритами и весом.
Обычно диктофоны классифицируют по типу звуконосителя. В этом случае выделяют три следующих основных вида:
| 1. | Мини-кассетные диктофоны | Звуконосителем является стандартная магнитофонная кассета. Современные модели имеют встроенный цифровой процессор для обработки звука, который позволяет при ускоренном или замедленном воспроизведении сохранить узнаваемость голоса, режим для повторения неразборчивых фрагментов и др. |
| 2. | Микрокассетные диктофоны | Звуконосителем является миниатюрная магнитофонная кассета. Эти модели диктофонов могут работать с использованием как встроенного, так и выносного микрофонов, иметь сенсорное управление, жидкокристаллический дисплей. Многие современные модели диктофонов снабжены интерфейсом с ПК, что увеличивает скорость составления текстового документа |
| 3. | Цифровые диктофоны | Звуконосителем является микрочип (встроенная микросхема) или мини-карта (подобие дискеты). Запись речи на мини-карту осуществляется с помощью специального устройства. Полученную запись также можно вводить в компьютер, прослушивать или пересылать по электронной почте. Цифровые диктофоны более легкие и компактные, поскольку в них отсутствует лента и лентопротяжный механизм, а совместимость с компьютером делает их ещё и более перспективными |
Диктофонную технику целесообразно применять в качестве промежуточного звена регистрации информации при создании машинописных документов. По статистике затраты труда на составление документа с промежуточной диктовкой текста на диктофон и последующей печатью с диктофона в 2-3 раза меньше, чем при рукописной подготовке и последующей печати с черновиков.
Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов. Адресовальная машина копирует на документы или на этикетки для последующей наклейки фрагмент текста, оперативно выбираемый из большого числа текстов, хранящихся либо в памяти машины, либо в виде печатных форм в картотеке штемпелей и шаблонов, часто вставленных для удобства ручного выбора в разноцветные стандартные рамки. В адресовальных машинах используются специальные формы для плоской, а иногда и высокой печати. Тексты для распечатки могут быть также получены из компьютера.
Маркировальные (франкировальные) машины применяются для нанесения на отправляемую почтовую корреспонденцию наименования учреждения-отправителя и его адреса, стоимости оплаты почтового отправления, порядкового номера отправителя и даты отправления. При печати на счетчике маркировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению.
Для обеспечения достоверности информации при выполнении операции регистрации применяют несколько методов контроля, набор которых наиболее широко представлен при полуавтоматическом способе регистрации информации, где можно выделить следующие методы: