Акт передачи бензина с одной машины на другую образец
Как производится списание ГСМ без путевых листов
Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.
В каких случаях путевой лист не нужен
Бензин и другие ГСМ могут использоваться не только для транспортных нужд. Например, организация использует газонокосилку для ухода за территорией. Агрегат заправляется бензином. Очевидно, что использование путевого листа для подтверждения его расхода здесь лишено смысла. В подобных случаях пользуются технической документацией на агрегат, где указаны нормы расхода бензина за час работы, масел (обычно указывается на литр расхода топлива).
Другой вариант — опытным путем в присутствии комиссии устанавливают, сколько фактически сжигается ГСМ за единицу времени. Эти показатели и расчеты вносят в локальный НА, к примеру «Показатели работы газонокосилки». Если обрабатывается одна и та же территория, то ее площадь известна и можно определить количество времени, необходимое для покоса, расход бензина.
После выполнения работы на основании заказа-наряда или иного подтверждающего документа составляется акт на списание ГСМ. В нем указываются площадь скошенного участка, время работы агрегата, наименование и количество израсходованного бензина, его цена и стоимость, отнесенная в расходы. В акт вносится информация о том, что установленные нормы расхода ГСМ не превышены, расходы обоснованы и бензин подлежит списанию. Документ подписывается членами комиссии и заверяется руководителем.
Организации, не занимающиеся перевозками, но имеющие служебный, производственный транспорт, могут обходиться в учетной работе без путевых листов (Минфин, документ №03-03-06/1/354 от 16/06/11):
Списание ГСМ осуществляется на основании этих документов актом на списание.
Кстати говоря! Перевозчики могут использовать тахографы, ГЛОНАСС, системы GPS как вспомогательный инструмент контроля расхода горючего.
Нюансы и проблемы
Отказ от использования путевых листов для подтверждения расходов по ГСМ воспринимается неоднозначно контролирующими органами и судьями. Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает такую возможность, оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Порядок оформления первички по расходу ГСМ Минфин не устанавливает. Обязательные реквизиты документов содержит ФЗ-402 «О бухучете». Любой документ, соответствующий его требованиям и утвержденный в учетной политике (ПБУ1/2008 п.4), может использоваться для подтверждения расходов. Из этого следует, что акты на списание ГСМ и документы, подтверждающие работу нетранспортных агрегатов на бензине, являются достаточным основанием для списания, если они правильно оформлены и утверждены в организации как рабочие.
Что касается перевозок, то мнения судей различны. Так, ФАС ЗСО в постановлении №Ф04-2219/11 по делу №А27-10300/2010 от 17/05/11 г. делает вывод, что путевые листы для подтверждения расходов необходимы в любом случае, поскольку эти документы свидетельствуют о работе автомобиля фактически в производственных целях.
В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.
Организация, не применяющая путевые листы, может столкнуться с необходимостью доказывать свою правоту контролирующим и судебным органам, особенно по вопросу включения топливных затрат в расчеты по налогу на прибыль.
Расчет затрат
Расчет стоимости израсходованного бензина без путевых листов, как указано выше, можно делать по факту расхода (на основе данных системы контроля, содержащихся в отчетах), либо по нормативу расхода, если маршрут движения автомобиля постоянен, либо используется агрегат, заправляемый ГСМ. Показатели расхода расцениваются наиболее часто по средней стоимости единицы топлива. Она исчисляется как сумма двух стоимостных показателей – остатка топлива и прихода за месяц, разделенная на сумму остатка и прихода того же топлива в литрах.
Пример: ООО «Рассвет» по данным БУ имеет сальдо по бензину определенной марки 25 л, по цене 41 руб. Приход текущего месяца составил 120 л по цене 39 руб.
Стоимость единицы бензина равна:
Умножая стоимость единицы на фактически определенный системой контроля расход топлива, получим затраты.
Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.
Пусть условно перевозки осуществляются автобусом, базовая норма расхода бензина по которому определена 15,2 л на 100 км. Автомобиль, проезжая по одному и тому же маршруту, увеличивает пробег на 50 км. Применим формулу из р.2 п. 8 норм Минтранса АМ-23-Р: Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D) + Hот * T.
Кроме нормы расхода на 100 км (Hs) и пробега (S), формула учитывает работу независимого отопителя (Hот – норма расхода топлива в час, Т-время его работы) и поправочный коэффициент D, как правило, в виде надбавки расхода топлива в зимний период. Рекомендуемые показатели, относящиеся к зимнему времени, содержатся в приложениях к документу Минтранса. В приведенном расчете они не применяются. Qн = 0,01 * 15,2 * 50 * (1 + 0,01) = 0,01 * 15,2 * 50 * 1,01= 0,01 * 760 * 1,01= 7,6*1,01= 7,68 л.
Расценим использованное топливо по средней стоимости и включим в затраты: 7,68 * 39,34 = 302,13 руб. Автобус перевозит работников основного производства, проводка: Дт 20 Кт 10/3 (субсчет «Топливо») 302,13 руб.
Можно разработать собственные нормы расхода топлива по результатам контрольных замеров членами созданной для этой цели комиссии и применять их в расчетах.
Приказ на списание
Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.
Об установлении порядка расчета объемов расходования ГСМ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01.06.2019 рассчитывать объемы расходования ГСМ по фактическим показателям, с использованием технических средств, указанных в приложении к приказу.
2. В случае технических сбоев и поломок расчет производить по нормам в соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р, с учетом актуальных на момент использования документа поправок.
3. Инженерной службе обеспечивать мониторинг и своевременный ремонт технических средств контроля.
4. Заместителю руководителя по хозяйственной части обеспечивать контроль использования ГСМ по нормам в случае сбоев и поломок технических средств контроля.
Директор ООО «Рассвет» Красногоров М. П.
С приказом ознакомлены:
главный инженер Мартынов А.А.
заместитель директора по хозчасти Кривицкий О.И.
главный бухгалтер Михалкова Т.В.
Акт закрепления транспортного средства за водителем
Закрепление транспортного средства за водителем происходит при составлении целого пакета сопроводительной документации. В числе прочих бумаг свое место занимает соответствующий акт.
Зачем закреплять автомобиль за кем-либо из водителей
Закрепляя транспортное средства за водителем, руководство предприятия преследует вполне определенную цель: оно возлагает ответственность за состояние и сохранность автомобиля на конкретного сотрудника. То есть в случае каких-либо поломок, повреждений, неисправностей именно этот ответственный работник будет обязан заняться их устранением или же компенсировать причиненный ущерб (например, актуально, если водитель по своей вине совершил ДТП на закрепленной за ним машине).
Сколько автомобилей можно закреплять за водителем
Количество транспортных средств, которые можно закреплять за одним водителем ограничивается законом – их должно быть не более трех. Точно так же один автомобиль можно закрепить сразу за несколькими водителями, но не более чем за четырьмя.
На что ориентироваться при передаче транспортного средства водителю
В организациях, которые практикуют закрепление того или иного автомобиля за водителем обычно существует четкий порядок приема-передачи транспортного средства от одного ответственного лица другому. Он учитывает все этапы этой процедуры, начиная от создания соответствующего приказа руководителем предприятия, включая осмотр машины, письменную фиксацию ее состояния и заканчивая формированием специального акта.
Следует отметить, что в компаниях, в которых грамотно организована процедура закрепления автомобиля за водителями, перед передачей транспортного средство какому-либо работнику, с ним проводится подробный вводный и первичный инструктаж.
Более того, водитель обязан пройти стажировку, и только после этого ему будет доверена отдельная машина.
Какие параметры автомобиля должны быть указаны в документе
Поскольку водитель, за которым закрепляется транспортное средство, в дальнейшем несет за него практически полную ответственность, автомобиль на этапе передачи должен быть в обязательном порядке проверен на предмет технического состояния (во избежание ситуаций, когда на работника предприятия перекладывается вина за не совершенные им нарушения). В процессе должны быть обследованы все ключевые элементы автомобиля, в том числе
Полученные данные тщательно сверяются с техническими характеристиками машины, также исследуются все идентификационные номера. Только после того, как осмотр будет произведен, транспортное средство подлежит закреплению за конкретным работником организации.
Значение акта о закреплении транспортного средства за водителем
Значение акта переоценить сложно: при помощи этого документа удостоверяется то, что автомобиль «перешел» в зону ответственности определенного водителя в том или ином техническом состоянии.
Таким образом, документ защищает обе стороны трудовых отношений. Работника – в том плане, что он получает точную информацию об изъянах и недостатках транспортного средства в момент его перехода к нему. Работодателю же, напротив, дает гарантии того, что со дня закрепления автомобиля за водителем ответственность за его состояние лежит на определенном сотруднике.
Правила составления и оформления акта
Акт закрепления транспортного средства за водителем может формироваться в свободном виде – единого его стандарта нет. Правда в некоторых организациях используется свой шаблон документа, указание о применении которого есть в их учетной политике.
Акт может писаться от руки или печататься на компьютере, для него допустимо брать обыкновенный листок бумаги или лист, оформленный в фирменном стиле.
Акт пишется в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно делать его заверенные надлежащим образом копии.
Кто должен подписать акт
Акт должны подписать лица, в присутствии которых производилась передача автомобиля водителю. Своими автографами эти лица свидетельствуют о том, что вся внесенная в бланк информация соответствует действительности. Также в акте должен расписаться и сам водитель, за которым закрепляется транспортное средство.
А вот что касается печати, то тут все проще: ставить ее требуется только тогда, когда условие о ее использовании включено в нормативно-правовые бумаги предприятия.
Образец акта закрепления транспортного средства за водителем
Если вам поручено составить акт о закреплении транспортного средства за водителем, а вы ранее такой документ никогда не делали, посмотрите его образец, представленный ниже и прочитайте разъяснения к нему. Учитывая их, вы без особых трудностей сформируете требуемый бланк.
Акт приема-передачи транспортного средства
Формирование акта приема-передачи транспортного средства – необходимый этап фиксации перехода автомобиля из одних рук в другие.
К каким транспортным средствам применим акт
Акт может формироваться в отношении любых транспортных средств:
Следует отметить, что акт составляется только между организациями, если передача транспортного средства происходит внутри фирмы (например, водителю для исполнения им должностных обязанностей), то такой акт писать не нужно.
Значение документа
Данный акт относится к первичной документации, и является важнейшим учетным документом. При этом он не является самостоятельным, а служит приложением к какому-либо договору: купли-продажи, сервисного обслуживания, аренды, лизинга и т.д.
Некоторые владельцы автомобилей не понимают роли акта (которая действительно очень значительна), считая, что для завершения сделки достаточно подписать договор. Это в корне ошибочное мнение. Дело в том, что сам по себе договор, по сути, является лишь намерением о производстве каких-либо действий в отношении автомобиля и в любой момент времени может быть расторгнут, а вот фактическим свидетельством перехода транспортного средства от одного лица к другому служит соответствующий акт приема-передачи.
После его подписания оспорить или разорвать договор будет уже не так-то просто и то – только в судебной инстанции.
Помимо вышеозначенного, не надо забывать и о том, что на основе данного акта происходит списание транспортного средства с баланса одной организации и прием его к учету в другой.
Резюмируя сказанное, подведем итог: с юридической точки зрения документ является подтверждением того, что автомобиль перешел от бывшего собственника к новому владельцу (т.е. в отсутствие этого акта передача может быть признана несостоявшейся). При наличии необоснованных претензий или разногласий по договору именно этот документ может стать частью доказательной базы, причем как для одной стороны договорных отношений, так и для другой.
Что проверяется при передаче транспортного средства
Акт не только удостоверяет сам факт передачи автомобиля, но и свидетельствует о его техническом состоянии на момент сделки. Именно поэтому перед тем как составить бланк, нужно внимательно обследовать авто на предмет неисправностей, поломок и прочих дефектов.
Если таковые будут выявлены, данные об их наличии следует обязательно включить в акт.
В случае отсутствия этой информации в дальнейшем предъявить претензии к бывшему владельцу будет достаточно проблематично. Если квалификация приобретателя транспортного средства недостаточна, для освидетельствования и оценки состояния машины можно обратиться в специализированные организации.
Какие документы сопровождают переход автомобиля от одного лица к другому
Передача машины сопровождается также переходом ряда официальных бумаг, к ней относящихся:
Полный их список также желательно отразить в акте приема-передачи транспортного средства.
Особенности акта, общие моменты
В случае, если перед вами стоит задача по формированию акта по приему-передаче транспортного средства, а вы не знаете, как именно это сделать, внимательно прочитайте приведенные ниже советы. Посмотрите и пример заполнения акта – на его основе у вас легко получится сделать собственный документ.
Для начала дадим общую информацию, свойственную для всех подобного рода бумаг. Прежде всего, имейте в виду, что на сегодня унифицированного образца акта не существует (отмена единых форм первичных документов была произведена еще в 2013 году). Обозначает это то, что делать акт можно либо в произвольном виде, либо по шаблону, утвержденному в нормативных документах фирмы, либо воспользоваться ранее обязательным к применению стандартным бланком. При этом метод составления акта должен быть также отражен в учетной политике предприятия.
Акт приема-передачи транспортного средства допускается писать на обычном листе бумаги или на фирменном бланке компании
При этом его можно заполнять от руки или в компьютере. Если выбран последний вариант, акт после окончательного формирования следует распечатать. Все лица, участвующие в приеме-передаче автомобиля, должны поставить в документе свои живые подписи.
Проштамповывать бланк при помощи штемпельных изделий (печатей или штампов) не обязательно, но если таковое условие присутствует в локальной документации предприятия, использовать печать всё же необходимо.
При составлении акта следует избегать неточностей, помарок и ошибок, но если таковые все же произошли, лучше не исправлять их в документе, а сформировать новый формуляр.
Также категорически недопустимо внесение в документ непроверенных или заведомо неверных сведений – это может дорого обойтись обеим сторонам отношений.
Формируется акт как минимум в двух экземплярах (если акт заполняется от руки, то через копировальный лист) — по одному для каждой из задействованных в передаче транспортного средства, сторон. При определенной надобности могут быть сделаны и дополнительные копии, которые также нужно надлежащим образом заверить.
Образец документа
Перед тем как начать составление акта приема-передачи транспортного средства, мысленно поделите его на три раздела.
Первый – это будет начало. Сюда вносится следующая информация:
Ниже находится основной блок. Здесь по порядку вписываются:
Как учитывать и хранить документ
Акт приема-передачи транспортного средства подлежит обязательному учету и хранению. Информацию о сформированном, подписанном и утвержденном бланке необходимо внести во внутренний журнал учета документации (он должен иметься в каждой компании) поставив в нем отметку о дате создания и номере документа.
Затем бланк следует прикрепить к договору, и положить в место, доступ к которому следует ограничить. Здесь он должен находиться в течение периода, установленного законодательно или на протяжении срока, указанного во внутренних нормативных актах организации.
По истечении этого времени его можно утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законе.
Акт приема-передачи спецтехники
Акт приема-передачи спецтехники составляют при продаже, сдаче в аренду и т.п. Документ необходим для подтверждения факта передачи объекта покупателю или арендатору. Чтобы акт имел юридическую силу, он должен быть правильно оформлен и включать всю необходимую информацию.
Общая информация
Акт приема-передачи — первичный документ бухгалтерского учета. На его основании бухгалтер списывает с баланса объект или ставит его на учет. Документ подтверждает не только факт передачи, но и то, что покупатель/арендатор осмотрели объект и не имеют претензий к его качеству.
Важно! Акт является приложением к договору (купли-продажи, аренды) и отдельно от него не применяется, поскольку тогда он лишится юридической силы. Хранить документы нужно вместе.
Так как речь идет о специальной технике, то нужно иметь в виду, что покупатель должен провести тщательный осмотр объекта. Не запрещается приглашать экспертов. В некоторых случаях технику даже тестируют перед передачей покупателю или арендатору.
Если технику передают по договору субаренды или сублизинга, то нужно ознакомиться с первичным документом.
Акт подписывают только после осмотра техники и проверки ее работоспособности и всей документации к объекту.
Составляем акт приема-передачи спецтехники
Законодательно утвержденного бланка акта не существует, поэтому можно воспользоваться произвольной формой. Главное, соблюсти все правила составления такого рода бумаг. Обычно в компании уже есть образцы подобных документов, если она проводила такие сделки.
Следует избегать неточностей, опечаток, разного рода ошибок при написании текста акта. Если таковые допущены, то лучше взять новый бланк. Документ составляют на компьютере с последующей распечаткой.
Итак, что должно быть в вводной части акта:
Основную часть начинают с информации о продавце и покупателе (арендодателе и арендаторе). Нужно указать и документы, на основании которых они действуют (доверенность, устав, паспорт).
Далее переходят к сути акта. Что нужно указать:
В конце документа для подтверждения сделки стороны ставят свои подписи, нотариального заверения бумаги не требуется. С этого момента объект принадлежит покупателю или арендатору. И вся ответственность за неисправности и поломки переходит теперь к нему.
После подписания акта и приема-передачи спецтехники документ передают в бухгалтерию для соответствующих записей в бухучете компании.
Как оформить акт приема-передачи топливных карт
В чем преимущество смарт-карт АЗС
Использование топливных смарт-карт при покупке топлива очень удобно для организации. Это позволяет избежать выдачи подотчетных сумм водителям. Компания может быть уверена в том, что заправляется автомобиль только на определенных станциях и только качественным бензином. Кроме того, многие сети АЗС, предоставляя организациям такой сервис, дают клиентам и доступ к личному кабинету для получения оперативной информации в электронном виде, что упрощает контроль и учет. Если организовать правильный документооборот и использовать образец акта передачи топливных карт водителю, будет удобно контролировать количество израсходованных ответственным сотрудником ГСМ.
Топливные карты могут быть денежными и литровыми. Литровые носители предусматривают, что по ним можно приобрести определенное количество бензина. На денежные зачисляется определенная сумма, которую можно использовать для покупки топлива. Большее распространение получили именно денежные смарт-карты сетей АЗС. Для контроля использования этих электронных носителей необходимо организовать правильный учет. А при их выдаче оформлять передаточный документ, используя образец акта передачи топливных карт сотрудникам.
Составляем акты приемки-передачи
Правила оформления документов при обороте электронных платежных средств АЗС организация вправе установить сама. Этот порядок необходимо отразить в ЛНА и утвердить у руководителя.
Приемка и передача «пластика» может проходить на двух уровнях:
И в том, и в другом случае оформляется передаточный документ.
Образец акта приема-передачи топливных карт от поставщика
Образец акта приема передачи топливной карты сотруднику
Чтобы документ был юридически значимым, в документе необходимо прописать:
Документ целесообразно составлять в двух экземплярах. Один из них остается в организации, а второй выдается материально ответственному лицу.
Акты при прекращении использования карт
Если сотрудник более не будет использовать карточку, он должен вернуть его организации. Для этого необходимо оформить акт возврата топливных карт. Специальную форму можно не разрабатывать, а использовать уже созданную. Нужно только поменять местами получателя и отдающего электронный носитель.
Если организация решает больше не использовать карточки: поменялись условия работы, или носители пришли в негодность, или принято решение расторгнуть договор с поставщиком — составляется новый передаточный документ.
Образец акта возврата карт поставщику
Бухгалтерский учет смарт-носителей
Электронные носители могут передаваться сетью АЗС:
В зависимости от этого строится бухгалтерский учет данного платежного средства.
Так как смарт-карты для приобретения ГСМ являются платежным средством, важно обеспечить их сохранность и контроль их использования. Для учета можно использовать забалансовый счет, открытый организацией самостоятельно для их учета. Так как утвержденный Приказом Минфина № 94н План счетов не содержит отдельного забалансового счета для этих целей, организация может открыть дополнительный забалансовый счет, присвоив ему, например, номер 012. Это решение необходимо утвердить в учетной политике компании.