Что класть в инкассаторскую сумку
Препроводительная ведомость к сумке
Когда происходит перемещение наличных средств из кассы предприятия в банковскую организацию, используется документ под названием «Препроводительная ведомость к сумке». Под «сумкой» подразумевается специальный инкассаторский чемоданчик, в котором хранится наличность с момента получения ее из кассы предприятия и до передачи в кредитное учреждение.
Когда и кем составляется ведомость
Ведомость заполняет специалист бухгалтерского отдела предприятия перед помещением денег в инкассаторскую сумку. После составления документ также вкладывается в нее и извлекается только вместе с финансами.
Зачем нужна ведомость
Данный документ позволяет четко зафиксировать сумму, перевозимую из кассы организации в банк, обеспечивает ее неприкосновенность и сохранность.
В случае, если при принятии денежных средств от инкассатора, данные из ведомости не будут совпадать с практически имеющейся наличностью, ответственность за недостачу упадает непосредственно на исполнителя услуги (т.е. инкассатора).
Порядок применения препроводительной ведомости к сумке
В соответствии с законом банковские учреждения обязаны принимать наличные средства от организаций при наличии следующих сопроводительных документов:
Инкассаторская сумка заполняется материально-ответственным сотрудником юридического лица (кассиром или бухгалтером), который также оформляет и препроводительную ведомость. При этом сумка должна быть запечатана таким образом, чтобы пломбу невозможно было нарушить без явных примет попытки взлома. Ведомость вкладывается внутрь инкассаторской сумки, а накладная и квитанция, которые также входят в комплект сопроводительной документации, остаются снаружи.
Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке
Данный документ имеет унифицированную форму под кодом ОКУД 0402300, обязательную к применению. Она включает в себя все нужные сведения:
Также в ведомости содержаться оригиналы подписей ответственных лиц:
Заверять печатью организации документ не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги печатями и штампами. Однако, если использование оттисков зарегистрировано в учетной политике фирмы, бланк нужно проштамповать (не следует забывать и о том, что некоторые кредитные учреждения по инерции требуют печати на документах от юр.лиц, невзирая на отмену этого требования в законе).
Сколько экземпляров имеет ведомость
Ведомость пишется в трех экземплярах (под ними подразумевается сама ведомость, накладная и квитанция):
Последняя копия должна быть удостоверена автографом инкассатора, в дальнейшем этот документ служит основанием для внесения необходимых сведений в кассовый журнал фирмы.
Следует отметить, что лучше всего ведомость заполнять через специальную копировальную бумагу, в таком случае все экземпляры будут абсолютно идентичны, не говоря уж о том, что это позволит сэкономить некоторое время.
Как быть если в документе допущены ошибки
Ведомость относится к документам строгой отчетности, поэтому к ее заполнению нужно относиться крайне скрупулезно, стараясь избегать любых неточностей и ошибок. Исправления в ведомости недопустимы, поэтому, если какие-либо ошибки все же случились, следует оформить новый бланк документа.
Образец составления препроводительной ведомости к сумке
Вначале вверху пишется:
Затем заполняется графа «От кого». Здесь указываются реквизиты отправителя денег (если это ответственный сотрудник предприятия, следует внести его должность, фамилию, имя, отчество, а если деньги передаются через инкассатора – то достаточно вписать полное название организации, деньги которой транспортируются).
В графе «Получатель» пишется адресат денежных средств (чаще всего названия в двух вышеуказанных строках совпадают).
В строку под названием «Дебет» вносится номер банковского лицевого счета получателя, в строку «Кредит» — номер его расчетного счета. Чуть ниже указывается ИНН получателя и еще раз номер счета.
Следующее, что нужно вписать в документ:
В соответствующие ячейки справа еще раз вносится:
На второй стороне бланка ведомости дается опись сдаваемых денежных средств. Здесь расписывается:
В завершение ведомость должна быть подписана всеми ответственными сотрудниками, задействованными в транспортировке денежных средств.
Как собрать инкассаторскую сумку?
Особенности формирования инкассаторской сумки
Службы инкассации и курьерской доставки выполняют свою работу быстро и без задержек. Во многом такая оперативность зависит от предварительной подготовки документации и необходимого инвентаря, то есть мешков, сумок и упаковок.
Каждый из сотрудников знает, что именно кладется в инкассаторскую сумку, как заполняется препроводительная ведомость и какие сопутствующие товары требуются для пломбировки.
Порядок проведения инкассации в торговых точках определяется двумя способами:
Первый способ применяется на точках с небольшим оборотом, где процедура передачи денег происходит в торговом зале. Второй используется для инкассации крупных супермаркетов и прочих заведений, где предусмотрено отдельное помещение для хранения денежной массы, имеются сейфы и установлен порядок многократной сдачи кассовой выручки в течение рабочей смены.
При отправке денег в хранилище или банковское учреждение мешок инкассатора:
Оформление документов, сопровождающих инкассаторскую сумку, происходит в несколько этапов:
Сфера применения
Как правило, инкассаторские мешки используют для транспортировки денежных средств, документации и прочих материальных ценностей. Приобретаются изделия не только банковскими учреждениями и хранилищами, но и крупными холдингами, у которых существует необходимость перемещать ценные бумаги и документы между подразделениями.
Также прием инкассаторских сумок с материальными ценностями осуществляется службами доставки и почтовыми отделениями. При этом опечатывание мешка выполняется непосредственно перед передачей его представителю компании, отвечающей за транспортировку.
Из чего изготавливаются инкассаторские сумки
Мешок или сумка для транспортировки денег и прочих материальных ценностей изготавливается из прочной брезентовой ткани, которую непросто прорезать или проколоть, не говоря уже о ручном разрыве. Все швы дополнительно укрепляются специальными нитями, что предотвращает их произвольное расхождение под тяжестью груза.
Использовать сумку для инкассации можно независимо от погодных и природных условий. Специальная пропитка предотвращает попадание влаги внутрь, а металлический каркас и замок-защелка, изготовленные из качественного сплава, не боятся коррозии.
Способ и алгоритм применения
Давайте разберемся, как собрать инкассаторскую сумку. Эксплуатация изделия не требует специальной подготовки или знаний, но иногда служащие инкассации допускают ошибки, хотя знают, что и в какой последовательности нужно класть в инкассаторскую сумку.
Использовать изделие необходимо следующим образом:
После этого инкассаторский мешок можно перевозить к месту назначения.
Правильное формирование инкассаторской сумки поможет избежать порчи и утери материальных ценностей, а также предотвратит мошеннические действия отправителей или получателей груза.
Как инкассировать деньги в банк
Когда кофейня Stories проработала первый месяц, в кассе накопилось 80 000 рублей. Владелицы хранили эти деньги в коробочке в ящике стола, пока в кофейню не пришел неадекватный провокатор и не напугал бариста и гостей.
После этой истории деньги решили зачислить на расчетный счет, а чтобы не было сюрпризов по пути в банк — заказали инкассацию. Казалось, дальше всё само: приедут люди с автоматами, заберут деньги. Но на практике идея обернулась кучей бумажек и двумя холостыми выездами.
Рассказываем, как работает инкассация, чего от нее ждать и как оценить, нужна ли вам.
Что такое инкассация
Инкассация — это услуга по перевозке ценностей с охраной. Перевозить можно деньги, документы и вообще что угодно, дорогое сердцу. Обычно предприниматели заказывают перевозку денег в банк, но направление может быть любым: в банк, из банка, между подразделениями фирмы, в другую компанию или частному лицу.
По закону «О банках и банковской деятельности» (п.5 статья 5) инкассация денег, векселей, платёжных и расчётных документов относится к банковским услугам и поэтому регулируется положениями Центробанка. Это значит, что оказывать инкассаторские услуги может не кто угодно, а только организации, у которых есть на это лицензия.
Обычно, когда говорят про инкассацию, подразумевают вооруженных охранников, которые приезжают по графику на бронированной машине. На самом деле, это не единственный вариант. Есть ещё самоинкассация: зачислять деньги на расчётный счёт можно через операциониста в банке, самостоятельно через банкомат, через автоматические ящики или даже заказать доставку банкомата к вашему магазину. Про всё это расскажем отдельно, сейчас — только про традиционную выездную инкассацию, тех самых вооруженных охранников.
Как часто нужно отвозить деньги в банк
Предприниматель может сам определить, как часто перечислять деньги на расчётный счёт. В законе есть понятие «лимит остатка наличных денег» — это максимальная сумма, которая может быть в вашей кассе. Но во-первых, устанавливать её обязаны только средний и крупный бизнес, а во-вторых, определяет эту сумму сам предприниматель — так гласит Указание Центробанка. Для ИП, микро и малого бизнеса устанавливать лимит не обязательно: они могут держать в кассе столько денег, сколько хотят, и переводить их на расчётный счёт так часто, как хотят.
Плюсы и минусы инкассации
Предприниматели заказывают инкассацию, чтобы обезопасить свои деньги и тратить меньше времени. С другой стороны, тратить время всё равно нужно — оформлять и заполнять документы. Разберем плюсы и минусы, чтобы понять, стоит ли тратиться на инкассацию.
Плюсов у инкассации несколько: это безопасно, быстро и почти не нужно отвлекаться от работы.
Безопасность. Инкассаторы охраняют ваши деньги: у них автоматы и бронированная машина. Они гарантируют, что деньги доедут до банка. Когда вы везёте деньги самостоятельно, за деньги отвечаете вы. И автомата у вас нет.
Без простоев. Если вы работаете без сотрудников, приходится выбирать: или пойти в банк, или на точку. Всё время, которое вы проводите в банке, точка простаивает, а вы не зарабатываете. С инкассацией вы не тратите время на походы в банк.
Скорость зачисления. Инкассаторы не только привозят деньги в банк, но и переводят их на расчётный счёт. Иногда, если вы зачисляете деньги через операциониста в банке, что-то идёт не так, и деньги долго не приходят. У инкассаторов всё быстро. Если оформить все сопроводительные документы правильно, деньги забирают и зачисляют на счёт за 1 день.
Минус инкассации в бюрократии. Чтобы за вашими деньгами приезжала машина, вы должны подписать договор на обслуживание и каждый раз заполнять пачку сопроводительных документов. Документы нужно заполнять заранее: у инкассаторов есть график, и время на каждую точку ограничено. С документами строго: никаких примерных сумм или исправлений. Если вы ошиблись, инкассаторы не будут ждать, пока вы всё исправите. Они не примут наличные, а вам придётся писать отказ и оплачивать выезд.
Как заказать инкассацию
Подготовка к первой инкассации самая долгая: чтобы заказать машину, нужно оформить договор с инкассаторской службой, согласовать суммы и график, заполнить документы. С момента обращения в банк до момента, когда за деньгами приезжает машина, может пройти несколько недель. В следующие разы нужно заполнять только сопроводительные документы — их всего три, набор всегда одинаковый.
Шаг 1. Оставить предварительную заявку на инкассацию
Обычно оставить заявку можно через форму на сайте банка или инкассаторской службы. В некоторые банки приходится звонить.
Шаг 2. Согласовать тарифы
Иногда банк публикует тарифы на сайте, и вы заранее знаете, сколько будет стоить инкассация для бизнеса с вашими параметрами. Если в открытом доступе тарифов нет, о них придётся договариваться индивидуально.
Шаг 3. Заключить договор обслуживания и график выездов
Если деньги инкассирует ваш банк, договор будет двусторонним, если отдельная инкассаторская служба — трёхсторонним: вы, банк и инкассаторы. В договоре прописываются обязанности сторон: служба отвечает за перевозку, пересчёт и зачисление денег на расчётный счёт. Если с деньгами что-то случится, служба вернёт всю сумму предпринимателю.
Чтобы инкассаторы согласились с вами работать, вы должны гарантировать, что к точке можно свободно подъехать, а в коридорах по пути к кассе не будет толпы посторонних. Помещение с кассой должно закрываться на ключ, во время инкассации покупателей и клиентов в нем быть не может.
Как происходит инкассация
Вместе с договором вы согласовываете и подписываете график, по которому приезжает машина. Перед каждым приездом нужно заполнить сопроводительные документы.
Шаг 1. Заполнить документы на перевозку, сложить деньги в сумку и запечатать
Чтобы инкассатор принял у вас деньги, вы должны заполнить «Препроводительную ведомость к сумке 0402300». Он состоит из ведомости, накладной и квитанции.
Все документы вы заполняете самостоятельно. Памятку, как заполнять, даст банк. Если вдруг нет, пользуйтесь официальными разъяснениями — они есть в Приложениях к Указанию Банка России № 3352-У.
Заполненная препроводительная ведомость к сумке. Это часть документа, сам документ в четыре раза больше. Источник: glavkniga.ru
Заполненная препроводительная ведомость к сумке. Это часть документа, сам документ в четыре раза больше. Источник: glavkniga.ru
Шаг 2. Передать деньги инкассатору
Дальше кассир складывает деньги в инкассаторскую сумку. Служба инкассации может работать с сейф-пакетами или с холщовыми инкассаторскими сумками. Когда будете подписывать договор, узнайте, с чем работает ваш банк. Пакеты обычно нужно покупать самостоятельно, холщовые сумки возят с собой инкассаторы.
Сейф-пакет — одноразовый пластиковый пакет для денег и документов. Его особенность в том, что после того как вы заклеили пакет, незаметно открыть его невозможно. Иногда пакеты выдает банк, иногда покупать их нужно самостоятельно.
Так выглядит сейф-пакет «Сбербанка». Как только пакет закрыли, открыть его без повреждений невозможно — это гарантирует, что незаметно поменять содержимое не удастся. Источник: rosbizinfo.ru
Так выглядит сейф-пакет «Сбербанка». Как только пакет закрыли, открыть его без повреждений невозможно — это гарантирует, что незаметно поменять содержимое не удастся. Источник: rosbizinfo.ru
Инкассаторская сумка — это холщовый мешок, который запечатывается специальной пломбой. Мешки бывают больших размеров — это важно, если вы хотите перевезти действительно много наличных.
Если ваш банк работает с инкассаторскими сумками, вместе с документами и графиком инкассации вам выдадут индивидуальный пломбиратор. Он выглядит как плоскогубцы, но на его пластинках выгравирован номер места инкассации. Чтобы запечатать сумку, кассир завязывает её бечёвкой, на концы накладывает свинцовую пломбу и сжимает пломбиратором.
Набор для инкассации: сумка, пломбы, бечёвка и пломбиратор. Источник: plombomir-nk.ru
Набор для инкассации: сумка, пломбы, бечёвка и пломбиратор. Источник: plombomir-nk.ru
Сложите деньги в пакет или сумку, вложите туда же ведомость и запечатайте. Накладная и квитанция должны остаться у вас на руках. Следите за тем, чтобы во всех документах сумма точно совпадала — иначе инкассаторы не примут деньги, а вы заплатите за холостой выезд.
Дальше инкассатор проверяет, что сумка цела, пломба соответствует образцу и смотрит, что все документы заполнены правильно.
Если всё в порядке, инкассатор должен поставить штамп и расписаться на квитанции. Квитанция остаётся у кассира — это доказательство, что инкассатор забрал сумку с деньгами и теперь несёт за неё ответственность.
Если что-то пошло не так, например, в документах ошибки или исправления, суммы не совпадают или пакет повреждён, инкассатор не примет деньги, а вы заплатите за отказ.
Девушкам из Stories инкассация удалась только с третьего раза: сначала не было сейф-пакета
Девушкам из Stories инкассация удалась только с третьего раза: сначала не было сейф-пакета
Использование инкассаторских сумок и пакетов
Инкассаторские сумки и пакеты обеспечивают безопасную транспортировку ценных вещей, только если соблюдаются правила использования этих инструментов. В частности, нужно знать, какой документ кладется в инкассаторскую сумку. Кроме того, для безопасной транспортировки ценностей придется соблюсти правила опечатывания и оформления этих инкассаторских инструментов.
Что кладется в инкассаторскую сумку или пакет?
Как правило, содержимым инкассаторских инструментов выступают денежные средства или важные документы. Если перевозятся деньги, то во внутренний карман сумки или мешка вкладывается сопроводительная ведомость. Стоит отметить, что эта ведомость изготовляется в трех экземплярах, две другие копии находятся у инкассатора и ответственного за инкассацию лица.
Вне зависимости от содержимого сумки оно надежно защищено от несанкционированного проникновения несколькими элементами защиты:
Кроме того, содержимое защищено от порчи при возможном контакте с водой (брезентовый материал имеет водонепроницаемую пропитку).
Особенности упаковки инкассаторской сумки или пакета
Для того чтобы исключить вероятность противоправного проникновения, нужно знать, как пломбировать инкассаторскую сумку пломбой. Чтобы выполнить эту операцию, нужно совершить следующую последовательность действий:
Если рассматривать, как заклеивается инкассаторский пакет, то в этом случае следует удалить подложку с индикаторной ленты и приложить ее к защищаемой поверхности, для предотвращения образования воздушных пузырей ленту следует аккуратно разгладить.
Довести сейф-пакет невредимым удается не всегда, поэтому возникает вопрос, что делать, если испортили инкассаторский пакет. В этом случае его вскрытие должно осуществляться только в присутствии комиссии, по результатам вскрытия составляется коммерческий акт определенного образца.
ПРАВИЛА ПО ИНКАССАЦИИ И ПРИЕМУ ДЕНЕЖНОЙ НАЛИЧНОСТИ
Инкассация денежной наличности Клиента подразделением инкассации Банка производится путем приема пакетов с денежной наличностью непосредственным заездом по согласованному с Клиентом графику.
Банк присваивает Клиенту цифровой индивидуальный номер (далее по тексту: И- код). И-код соответствует номеру явочной карточки.
При выборе модели обеспечения пакетами объектов инкассации Клиента Банком – Банк обеспечивает Клиента необходимым количеством пакетов, определяемым объемом инкассируемой денежной наличности. Передача пакетов Клиенту, а также возврат Клиентом Банку неиспользованных пакетов осуществляется по акту приема-передачи либо по журналу произвольной формы.
Объем вложенной денежной наличности не должен препятствовать надежной фиксации защитного клапана пакета при его заклеивании. Вес денежной наличности, вкладываемой в один пакет, не должен превышать:
— пяти килограмм – для пакета размером 300х400 мм;
— десяти килограмм – для пакета 400х600 мм.
При необходимости доставки большого объема денежной наличности, она формируется Клиентом в несколько пакетов.
После вложения в пакет денежной наличности и соответствующих документов в пакете заклеивается защитный клапан. Перед заклеиванием с защитного клапана снимается предохранительная лента. Правильность заклеивания определяется равномерностью склеенных поверхностей.
Клиент своевременно, до времени заезда инкассаторских работников осуществляет упаковку денежной наличности в исправные пакеты.
На каждый пакет Клиентом оформляется комплект документов, состоящий из препроводительной ведомости к сумке, накладной к сумке и квитанции к сумке по форме, приведенной в Положении Банка России «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» от 24.04.2008 № 318-П, с учетом «Памятки по правилам заполнения организациями препроводительной ведомости при сдаче денежной наличности» (Приложение № 2 к Условиям инкассации, приема и зачисления).
В форме данных документов в поле «№ сумки» указывается У- номер пакета.
Кроме того, кассиром Клиента в свободном поле препроводительной ведомости к сумке, накладной к сумке и квитанции к сумке (в правом верхнем углу), а также на лицевой стороне пакета в поле «Отправитель» указывается И-код, который служит дополнительным идентификатором объекта инкассации для инкассаторов.
Препроводительная ведомость к сумке вкладывается в пакет вместе с денежной наличностью клиента, а накладная к сумке и квитанция к сумке предъявляются инкассатору.7
При совершении инкассатором операции по приему пакета с денежной наличности один из инкассаторских работников Банка находится у входа в помещение по приему пакетов и осуществляет наблюдение за окружающей обстановкой, не допуская в помещение посторонних лиц.
Инкассатор проверяет соответствие сумм, указанных кассиром в явочной карточке, в накладной и квитанции, а также соответствие:
— У-номера пакета номеру, указанному в накладной к сумке, квитанции и соответствующем поле явочной карточки;
— И-кода, указанного в накладной к сумке и квитанции, номеру явочной карточки и коду, проставленному на лицевой стороне пакета в поле «Отправитель».
Неправильно произведенная запись в явочной карточке должна быть зачеркнута, а на свободном поле явочной карточки кассиром Клиента делается новая запись, которая заверяется его подписью.
В приеме пакета инкассаторский работник подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск печати маршрута, дату приема пакета с денежной наличностью и возвращает квитанцию к сумке кассиру Клиента.
При обнаружении инкассатором дефектного пакета, несоответствия пакета описанию вида упаковки, наличия индикаторной надписи на защитном клапане пакета, неправильного оформления накладной к сумке, квитанции к сумке или явочной карточки прием пакета с денежной наличностью прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает график работы бригады инкассаторов на маршруте. В остальных случаях, а также в случае несвоевременной подготовки пакета с денежной наличностью, его прием осуществляется при повторном заезде, в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке кассиром Клиента. Зачисление на счет клиента его денежных средств, доставленных в указанном пакете, осуществляется по реквизитам, предусмотренным Заявлением о присоединении к Условиям инкассации, приема и зачисления.
В случае отказа от сдачи пакета с денежной наличностью, кассир в явочной карточке обязан указать дату и время заезда инкассаторов, а также в данной строке произвести запись «Отказ» с указанием причины отказа и заверить ее своей подписью.
При предъявлении инкассаторами в кассовое подразделение филиала Банка дефектного пакета с денежной наличностью, неправильно оформленной накладной к сумке или явочной карточки, кассовый работник в присутствии инкассаторов, предъявивших такой пакет, вскрывает его и пересчитывает находящуюся в нем денежную наличность полистным пересчетом.
Во всех случаях приема дефектного пакета о результатах пересчета находящейся в нем денежной наличности составляется акт пересчета произвольной формы в трех экземплярах. Акт пересчета подписывается лицами, осуществлявшими пересчет денежной наличности и присутствовавшими при пересчете. В акте пересчета указываются наименование Банка, дата, наименование Клиента, реквизиты упаковки, причина вскрытия упаковки, наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет денежной наличности 8
и присутствовавших при пересчете, в каком помещении осуществлялся пересчет денежной наличности, сумма денежной наличности по данным сопроводительных документов и фактическая сумма денежной наличности.
При несоответствии реквизитов Клиента, указанных в Заявлении о присоединении к Условиям инкассации, приема и зачисления и в препроводительной ведомости к сумке, пересчитанная денежная наличность перечисляется на счет Клиента по реквизитам, перечисленным в Заявлении о присоединении к Условиям инкассации, приема и зачисления.
На обнаруженные при пересчете излишки/недостачи денежной наличности, а также неплатежеспособные, сомнительные и имеющие признаки подделки денежные знаки составляется акт на оборотной стороне препроводительной ведомости к сумке и накладной к сумке.
Дата добавления: 2015-08-05 ; просмотров: 30 ; Нарушение авторских прав