Что люди делают в командировках
Семь полезных советов отправляющимся в командировку
Подготовка к командировке — дело хлопотное. Обычно мы успеваем позаботиться обо всем, кроме личных вещей. Чтобы не страдать от досадных неудобств и задержек, достаточно следовать нескольким простым советам. Бывалые путешественники подскажут, как успеть увидеть самое интересное в новом городе, даже при очень напряженном рабочем графике и что делать, если купить хочется больше, чем вы в состоянии увезти с собой.
1. Важные мелочи
Собираясь на отдых, мы обычно продумываем все заранее, аккуратно отбираем одежду, косметику, готовим туалетные принадлежности и прочие нужности. Сборы в командировку — совсем другое дело. Во-первых, на них просто может не быть времени. Начальство любит быть непредсказуемым, и необходимость поездки часто возникает внезапно. Но даже если путешествие было запланировано заранее, существует негласный закон — чем ближе дата командировки, тем больше у вас дел на работе и меньше времени приготовиться к самому отъезду. К тому же командировка — дело ответственное. Вы наверняка поедете не с пустыми руками, а значит, вам нужно будет подготовить рабочие материалы. Все это отнимает массу сил и поглощает все внимание, особенно не очень опытных путешественников. Так что в результате позаботиться о том, чем же собственно мыться и во что переодеваться в поездке они просто забывают. Конечно, лучше забыть шампунь или утюг, чем важные деловые документы. Но с другой стороны, ведь с грязной головой или в мятой одежде на серьезную встречу тоже не пойдешь. Можно понадеяться на то, что в гостинице все предоставят. А если нет?
В деловом путешествии, как правило, не известно, в каких условиях придется жить. Очень вероятно, что все бытовые мелочи придется решать в спешном порядке, да еще и в незнакомом месте. А это время, нервы и деньги, которые можно было бы потратить с гораздо большей пользой. Так что лучше исключить элемент неожиданности и быть во всеоружии. Продумайте свой набор первой необходимости — это то, без чего вы не сможете привести себя в порядок. Идеальный вариант — запастись мини-упаковками средств личной гигиены. Если в ближайшее время планируются еще поездки, их можно всегда держать в чемодане. Так вы точно не забудете эти важные мелочи. Обязательно приготовьте одежду и необходимые принадлежности для сна. Чтобы путешествие было приятным, а работа эффективной, высыпаться очень важно. Учитывайте, что на новом месте сон бывает непростой задачей: может быть слишком светло, шумно, неудобно. Лучше заранее позаботиться о том, чтобы сделать сон более комфортным. Пусть у вас с собой будут беруши и повязка на глаза.
Не откладывайте сборы на последнюю минуту — гарантированно забудете большую часть необходимых вещей. Поставьте себе дедлайн — подготовить все нужности за неделю до поездки. Есть вероятность, что тогда вы все-таки успеете справиться с этим делом до отъезда.
Перед сборами запишите себе огромными буквами, где угодно, хоть на самом чемодане: «Не забыть зарядки и батарейки!» Очень часто об этих вещах вспоминают уже в пути, когда телефон или ноутбук начинают требовать подзарядки. Один маленький шнур может стать большой головной болью в командировке. В традиционный список того, что обязательно нужно проверить перед выходом (документы, деньги, билеты) вполне можно добавить зарядные устройства.
2. Одноразовый багаж
Совет от бывалых путешественников и тех, кто часто совершает деловые поездки — берите с собой то, что не обязательно будет везти назад. Например, для сна можно упаковать старую футболку или пижаму, которую потом не грех выбросить, чтобы не тащить ее обратно домой. Командировки обычно не длятся больше нескольких дней, так что всевозможные одноразовые упаковки (скажем, туалетных принадлежностей) — ваш товар. Эта маленькая хитрость позволит существенно разгрузить чемодан на обратном пути. В поездке всегда, так или иначе, что-то приобретаешь, и если часть вещей выбросится, не придется ломать голову над тем, куда упаковать покупки и сувениры.
3. Костюм «на выход»
Одежду для деловых встреч вы вряд ли забудете. Однако только ею в командировке обычно не обойдешься. Скорее всего, вам не придется работать 24 часа в сутки. Если появится возможность прогуляться по городу или сходить куда-то развлечься, вам наверняка захочется переодеться. Захватите с собой пару удобной обуви и джинсы, чтобы не пришлось осматривать местные достопримечательности в строгом деловом костюме или на каблуках.
4. Ваш дорожный друг
Чемодану не нужно быть бременем, которое вам придется толкать и тащить на себе всю дорогу. Это ваш помощник и друг, поэтому он должен быть легким и небольшим. Важно, чтобы чемодан был прочным, и его было удобно не только везти, но и нести. Отправляясь куда-то на несколько дней, не стоит брать с собой весь гардероб. К тому же часть вещей вы оденете на себя. Уместив все в небольшой чемодан, вы не только почувствуете себя комфортнее в пути, но и сэкономите время. Если вы летите самолетом, маленькую дорожную сумку можно будет взять с собой в салон как ручную кладь. Тогда вам не придется тратить время на сдачу и ожидание выдачи багажа. Только не забудьте о том, что не все предметы разрешено брать с собой в салон самолета. Список запрещенных товаров стандартен — это всевозможные опасные предметы, колющие, режущие, сильно пахнущие, негабарит и т. д. Более конкретную информацию можно посмотреть на сайте вашего авиаперевозчика. Кроме того, в самолет нельзя брать спреи и жидкости, если последние не упакованы в герметичную упаковку. Это значит, что туалетные принадлежности должны быть сложены в пакет с застежкой или непромокаемую косметичку, одним словом, так, чтобы ничего не разлилось.
5. Делу — время, туризму — час
Конечно, ваша компания посылает вас в командировку не гулять или развлекаться, а работать. Но ведь так обидно — побывать в новом городе или стране и ничего не увидеть, кроме рабочего места, гостиничного номера да вокзала. Даже в самом напряженном расписании можно найти часок-другой на то, чтобы осмотреть достопримечательности. Только для этого нужно заранее точно знать, что вы хотите увидеть и где это находится. Времени на то, чтобы выискивать маршрут у вас, скорее всего, не будет, поэтому перед поездкой стоит потратить полчаса в Интернете на то, чтобы заранее узнать об интересных местах. Совершенно не обязательно ходить на экскурсии, осматривать очередные древности и архитектурные красоты. Можно сходить в хороший ресторан местной кухни или на какое-нибудь представление.
6. Связь и ее цена
Чтобы по возвращении из командировки не глотать валидол, получив счет за услуги мобильной связи, лучше заранее поинтересоваться тарифами и продумать альтернативные способы связи. Например, иногда дешевле бывает купить местную сим-карту, даже на несколько дней, вместо того, чтобы использовать свой номер в роуминге. Далеко не каждый работодатель готов оплачивать все командировочные затраты. Взгляды руководства на «необходимые расходы» могут серьезно отличаться от ваших. Чтобы избежать неприятных сюрпризов, вопрос со связью надо решить заранее.
7. Как увезти все, что хочется купить
Если вам повезло и предстоит командировка в шоппинговый рай, где не только все есть, но еще и все дешево, вам почти наверняка захочется купить больше, чем вы сможете увезти с собой. Когда багажа много, сразу возникает масса проблем: плата за перевес в самолете, упаковка вещей, неподъемные чемоданы. Опытные люди знают способ не ограничивать себя в покупках и при этом ехать домой налегке. Часть вещей можно отправить почтой. Это отличный способ, если быть осторожным и предусмотреть некоторые моменты. Во-первых, надежность. Не следует высылать дорогие и ценные, а также хрупкие вещи. Упакуйте их в чемодан, а по почте пусть доезжают одежда и мелочи. И, во-вторых — сроки. Они зачастую у нас непредсказуемы. Предпочтительнее выбирать услуги экспресс-почты, так как она быстрее и надежнее. При этом следует учитывать, что почтовые тарифы рассчитываются таким образом, что чем больше общий вес посылки, тем меньше получится цена за 1 кг. Так что прибегать к почтовой пересылке следует только в том случае, когда вещей действительно много, более, скажем, 5 кг. Тогда и по цене это, скорее всего, будет выгоднее, чем оплата того же перевеса.
Чем занимаются сотрудники в командировке?
Количество техники в офисах компаний растет с каждым годом. Если раньше среднестатистическому сотруднику для работы вполне хватало стационарного компьютера в паре с принтером-сканером, то теперь очень многие бизнес-показатели напрямую зависят от мобильности персонала, обеспечить которую помогают ноутбуки, планшеты и смартфоны.
Это ведь так удобно: работник может перемещаться по просторам родной компании, всегда оставаясь на связи и имея доступ к важным материалам и документам. И, даже оказавшись в командировке или отпуске, на другом конце мира, он сможет решить любой срочный возникший вопрос. На гребне волны модернизации в первую очередь оказались разъездные работники, чьи должностные обязанности связаны с регулярными перемещениями.
Часто единственным способом, позволяющим обеспечить персонал всеми необходимыми для работы условиями, является покупка смартфона или планшета. Во-первых, как ни странно, но у сотрудника могут банальным образом отсутствовать необходимые девайсы. Во-вторых, специфическое ПО, позволяющее быстро входить в корпоративные базы данных или обмениваться информацией может не установиться на личную технику сотрудника из-за несоответствия операционных систем или их версий. В-третьих, работник может не захотеть устанавливать непонятные программы на свой телефон.
Казалось бы, как только мобильный персонал оснащен всем необходимым, проблемы решены и остается спокойно сидеть и ждать резкого повышения продаж и качества обслуживания. Но нет, в силу вступает «человеческий фактор». Как демонстрирует статистика, собранная Стахановцем, разъездные сотрудники регулярно пользуются своей «свободой» для личных целей. Проще говоря – обманывают работодателя.
«Бесплатные» минуты
Самое распространенное и относительно «безвредное» занятие сотрудников, получивших корпоративный смартфон или планшет – тут же отправиться в путешествие по интернету в поисках новых демотиваторов, начать звонить друзьям или писать смски. За корпоративный счет, разумеется. Оставив коммуникации без контроля, работодатель в лучшем случае, будет терять деньги из-за быстро разрастающейся статьи расходов на связь. В худшем случае, чересчур активный сотрудник рано или поздно доиграется, подхватит вирус на и занесет его во внутреннюю сеть компании. Подобные «подвиги» чреваты не только бессонными ночами сисадмина, но и кражей данных или уничтожением ценной информации.
Интим и алкоголь
Современные сотрудники, регулярно катающиеся по командировкам, с удовольствием поддерживают традиции моряков, и заводят себе по роману в «каждом порту». Теоретически, моральный облик человека – сугубо его личное дело. Однако, в реальности ситуация обстоит несколько иначе. Хитрые работники с завидной регулярностью саботируют задачи и не появляются на объектах, проводя дни и ночи в объятьях местных «любимых».
Если же в поездку отправились два сотрудника, да еще и одного пола, снабженные солидным запасом командировочных, не исключено, что вместо работы они устроят карнавал с посещением злачных мест и обильным употреблением спиртных напитков.
В итоге, работа или не будет выполнена совсем, а босс получит отчет, состряпанный на основании бурной фантазии «доблестного труженика», или же, сотрудник, пребывая в неадекватном состоянии серьезно подпортит репутацию фирмы.
Работа на конкурентов
Все вышеперечисленное – детские шалости, по сравнению с главной опасностью, работой на конкурентов. Многие «командировочные» уже давно смекнули: пребывая в отъезде совсем не обязательно выполнять задачи только для одной компании. Инженеры и архитекторы могут параллельно инспектировать объекты для нескольких различных фирм. Менеджеры – заключать контракты как для своей «родной» компании, так и для конкурирующей фирмы. Или вообще игнорировать основные задачи, работая на себя и развивая свой бизнес. И это при том, что командировку и расходы оплачивает работодатель.
Случаи, когда сотрудник возвращается из поездки со стартовым капиталом договоров для своей, личной фирмы, а его непосредственное руководство кусает локти и подсчитывает ущерб от упущенных возможностей, происходят регулярно.
Средства контроля
Объективная реальность такова: без электронных систем мониторинга узнать, чем занимается персонал в командировках – невозможно. «Нарисовать» красивый отчет, с 1001 отпиской, почему работа не была выполнена, для опытного менеджера дело 5 минут. Сфальсифицировать данные о поездке, не побывав ни на одном объекте и не проведя ни единой встречи, отнюдь не подвиг Геракла для работника, хотя бы пару раз ранее побывавшего в подобных поездках. Проверять каждый шаг разъездных сотрудников, пуская по их следу «менеджеров-контролеров» или обзванивая контакты – прямой путь к банкротству, ведь затраты человеческих и материальных ресурсов окажутся крайне высоки.
Оптимальное решение проблемы – контроль перемещений, с учетом времени пребывания в различных точках, а также анализ звонков и смс.
Анализ маршрута позволяет с точностью до минуты проследить весь путь сотрудника, определив, сколько времени и в каких местах он проводил. Были ли это деловые встречи, или, сбежав от бдительного босса, работник пустился во все тяжкие. Выполнялись ли задачи компании или менеджер решил «подработать» на конкурентов, или занялся развитием собственного бизнеса.
Анализ звонков и сохранение аудиозаписей – своего рода страховка, позволяющая не только сэкономить деньги на нецелевых звонках и смс, но и в ряде случаев выявить работника в состоянии алкогольного опьянения, обнаружить инсайдера, параллельно работающего на несколько организаций и не допустить утечку ценных коммерческих данных.
Кейс
Один из специалистов крупной торговой компании отправился на месяц в командировку в город N с целью проинспектировать 10 торговых точек. Вернувшись из поездки, сотрудник подготовил детальный красочный отчет о посещении всех магазинов, указанных в плане.
По счастливой случайности один из ТОП-менеджеров оказался в городе N, буквально через несколько дней после «командировочного специалиста» и выяснил, что работник недобросовестно отнесся к порученной задаче, посетил одну торговую точку и на основании полученных данных подготовил отчет.
Раскрыв обман, руководство решило выяснить, какой процент персонала действует по подобной схеме, недобросовестно выполняя свои обязанности, и приняло решение установить Стахановец.
Как оказалось, большая часть работников уже давно воспринимала командировки, как дополнительный оплачиваемый отпуск. Только 10% разъездных сотрудников, не так давно начавших работать в фирме, выполняли план в полном объеме. Остальные пытались схитрить, тратя на рабочие задачи не более 30% времени, а остальные 70% уходили на всевозможные развлечения. Итоговые отчеты – фальсифицировались. Был также зафиксирован случай, когда один из менеджеров решил сменить пункт пребывания, и отправился из целевого города командировки прямиком на курорт, в другой конец страны.
Срок окупаемости внедрения Стахановца составил одну неделю.
Как не разрушить отношения постоянными командировками? Не паковать чемодан в последний момент и не только
Отношения на расстоянии – это трудно. Бывает и так, что человек не знает, какие у его отношения – на расстоянии или все же нет. Почему? Потому что его партнер все время куда-то отбывает. Ну работа у него такая, понимаете? Но как считают специалисты, даже в этом случае не так уж все плохо. Главное – научится правильно обращаться с ситуацией. Рассмотрим же основные советы, как себя вести в подобных случаях.
Четкий план дает ощущение безопасности и стабильности. Другими словами, если у человека работа, связанная с разъездами, то он должен хотя бы хорошо себе представлять, когда именно он отбывает, а когда прибывает, чтобы у партнера было чувство размеренности, пусть и такой не совсем обычной жизни.
Здесь же очень важно не сбрасывать свои трудности на плечи партнера, то есть он не должен бронировать для вас гостиницу, например, или смотреть, как именно вам добраться до точки. Все должно быть готово заранее.
Только ваши ритуалы
Например, текстовое сообщение с утра или обязательный видеозвонок вечером. Да, кого-то может пугать прилагательное «обязательный», но здесь уж ничего не поделаешь, если вы все время в разъездах, но при этом взяли на себя ответственность и создали отношения, то нужно с честью выходить из ситуации. Тем более сейчас почти везде есть интернет – проблемы поддерживать контакт нет.
Детали очень важны
Когда времени вместе вы проводите мало, то его нужно увеличивать любым способом. Например, если человек в длительной поездке выспится в поезде, то он сможет не тратить на сон драгоценное время, которое можно провести с мужем или женой. С другой стороны, выспаться в поезде, который идет на территории РФ, довольно сложно. Но не все примеры должны быть идеальны. Они только стартовая площадка для экспериментов и полета фантазии каждого человека в отдельности.
Делайте друг другу комплименты
Вообще, даже если отношения не связаны с частыми и долгими разъездами, относиться друг к другу по-человечески необходимо. Но особенно важны комплименты и добрые слова, когда отношения из обыкновенных превращаются в дистанционные время от времени.
Ревность в таких случаях объяснима
Да, и об этом нужно помнить. Что необходимо сделать, чтобы партнер не ревновал? Очень просто: рассказывайте ему весь ваш день, делайте абсолютно открытыми данные, например, адрес отеля, номер телефона администратора.
Ревность – это, пожалуй, самая трудная часть. Если люди склонны ревновать без всякой причины, то с ними в принципе будет трудно. Если вы давали повод усомниться в вашей благонадежности, то сами виноваты, потом эти старые грехи придется долго отмаливать, даже если все было без всякой задней мысли.
Слова ничего не значат, а вот действия.
Здесь имеется в виду то, что люди по 150 раз на дню говорят о том, как они любят, страдают и скучают. Но это все ерунда. Почему? Потому что слова ничего не стоят. Если вы скучаете, то, возвращаясь из командировки, выбираете самый короткий маршрут, чтобы попасть домой как можно скорее, и вот тогда вам поверят.
А слова не работают сами по себе, только если это не книга по мотивации. Шутка, конечно, книга по мотивации тоже не работает без действий, но это большой секрет – никому не говорите.
В конце немного правды об отношениях на расстоянии
Рекомендации, приведенные здесь, хороши, но только как временная мера. Когда человека нет рядом большую часть времени, то всегда найдется тот или та, кто сможет заменить недостающий элемент, поэтому очень важно слушать специалистов, но еще лучше понять, что для вас важнее, отношения с человеком или работа, и наконец выбрать. Никто никого не будет ждать вечно, помните об этом.
Права в командировке
В командировке можно не тратиться на еду, жилье и поездки по городу. Все оплатит работодатель.
Работа в командировке — такая же, как и любая другая. За нее получают деньги и пенсионный стаж. Если сотрудник заболеет, ему дадут пособие. Если он будет работать в выходной, оплатят по двойному тарифу или дадут отгул.
Распространите знания!
Отправьте статью тем, кому она пригодится
Переслать через вотсап
Когда командировка зарубежная, суточных платят больше, а еще можно за счет работодателя оформить загранпаспорт и визу.
Сохраните таблицу со списком прав и ссылками на законы, чтобы было что почитать в пути или перед выездом.
Никуда не ехать без оформления по трудовому договору
Как это работает. В командировку могут уехать только те сотрудники, что работают официально. Если трудового договора нет, можно никуда не ехать. Так как нет трудовых отношений, нет и обязанности следовать приказам работодателя.
Бывает, что фирма нанимает людей, которые делают для нее что-то по гражданско-правовому договору. Их тоже нельзя направить в командировку. По такому договору нельзя требовать от исполнителя работать не там, где удобно, а по месту командировки.
Дистанционных работников могут отправить в командировку. Они работают по трудовому договору, просто удаленно. Когда дистанционного работника нужно отправить в другой город, ему оформляют командировку. Например, работник живет в Саратове, а ему нужно съездить в головной офис в Москву. Или он едет на конференцию по работе в Санкт-Петербург. Билеты, жилье и питание оплатит работодатель. Деньги можно перевести на карту, а документы для расчетов — переслать по почте. Минтруд подтверждает, что такая поездка действительно считается командировкой.
Аналогично в командировку можно отправить надомников: они выполняют свою работу по месту жительства. Если нужно, чтобы надомные работники съездили за материалами в другой город, им оформляют командировку в общем порядке.
Отказаться от командировки
Как это работает. Даже если человек оформлен по трудовому договору, не всегда приказ работодателя — основание собирать вещи и ехать в другой город. В трудовом кодексе есть несколько оснований, когда от командировки можно отказаться без последствий. Их можно разделить на две большие группы. Одних работников вообще нельзя отправлять в командировки, даже если им самим очень хочется. Других можно отправить только с их согласия, а если согласия нет — заставить невозможно, наказать за отказ тоже нельзя.
Нельзя отправить в командировку ни под каким предлогом:
Нельзя отправить в командировку без согласия самого работника:
Еще можно отказаться ехать в командировку, если работодатель не выполнил свои обязанности по ее оформлению:
Если работник откажется от командировки в указанных случаях, ему ничего не будет. Он не должен получить никаких выговоров и предупреждений. А если такое все же случится — имеет полное право обратиться в трудинспекцию и в суд, чтобы защитить свои права и получить компенсации.
Вернуться из командировки раньше
Как это работает. Когда сотрудника отправляют в командировку, в приказе пишут, с какого и по какое число он туда едет. Но этот срок — планируемый. Не всегда срок в приказе совпадает с тем, сколько реально надо пробыть в другом городе. Если задачу, ради которой человек уехал в командировку, удалось решить быстрее, он может вернуться раньше. Фактический срок командировки определяют не по приказу, а по проездным документам.
Например, сотрудник мог уехать на деловую встречу, чтобы подписать договор. На это планировалось три дня, а все вопросы удалось решить за один. Можно сразу возвращаться.
Конечно, если задание на командировку не выполнено, досрочно возвращаться из нее без согласия руководства нельзя. Если сотрудник уехал проводить недельную проверку регионального филиала, а через два дня вернулся, не доведя ее до конца и не согласовав возвращение с руководством, это будет нарушением. За такое могут наказать и даже уволить.
Сохранить должность
Как это работает. Пока сотрудник в командировке, за ним сохраняется его должность. То есть если вас отправили в командировку на полгода, то по возвращении должны предоставить ту же самую работу, что вы выполняли до командировки. Не должно быть такого: «Это Юля, она теперь работает у нас старшим аудитором. Пока тебя не было, мы все к ней привыкли. Теперь ты будешь работать помощником директора в новом офисе на окраине города. К сожалению, зарплата там поменьше».
Конечно, можно договориться с любым сотрудником и перевести его на другую работу. Но для этого нужно его согласие. В некоторых случаях допускается изменение условий договора и без согласия работника, но он как минимум имеет право узнать об этом за два месяца. Если он откажется, работодатель должен предложить другие варианты — и выплатить выходное пособие, если совсем ничего не подходит.
Получать средний заработок
Как это работает. Работу в командировке оплачивают, как и любую другую. Но только платят не зарплату, а средний заработок. Для его расчета берут почти все деньги, выплаченные сотруднику за год до отъезда в командировку, и делят на число рабочих дней в этот период. Учитывают оклад, надбавки и доплаты к окладам, премии и иные вознаграждения. А вот выплаты по больничному, отпускные и материальную помощь не учитывают: это компенсационные и социальные меры, а не зарплата.
То есть за командировку можно получить больше, чем за обычные рабочие дни. Если за последний год выплачивали квартальные или годовые премии, все пойдет в расчет среднего заработка.
На практике оплата труда во время командировки, рассчитанная по среднему заработку, может получиться меньше, чем если бы ее считали по текущему окладу. Разницу может выплатить работодатель. Такое правило может быть предусмотрено в положении об оплате труда, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте компании. Если есть, можно требовать доплаты. Обязательно нужно смотреть локальные акты, просто на основании трудового кодекса такое не потребуешь.
В командировке оплатят не только дни, проведенные на работе в другом городе, но и дни, потраченные на дорогу. При этом можно договориться с работодателем и в день отъезда или прибытия на работу не ходить. Это лучше выяснить до командировки, чтобы не было недопониманий. Может получиться так, что самолет прилетает в 00:25 и сотрудник в этот день на работу не идет, ведь после дороги надо еще и выспаться. А работодатель может его уже ждать с новостями.
Получить доплату за работу в выходной
Как это работает. Право на отдых остается у сотрудника и в командировке. Чтобы эффективно работать, требуется время для отдыха. Поэтому в командировке правила для работы в выходные такие же, как и всегда. Если сотрудник работает в выходной или тратит его на дорогу, он имеет право:
Если сотрудник берет отгул, то в том месяце, когда он его использует, ему выплатят полный оклад — несмотря на то, что он отработает на один день меньше нормы. Это разъясняет Роструд в разделе 5 рекомендаций от 2 июня 2014 года.
Для праздников правила такие же, как и для выходных. Даже если на самом деле человек едет в поезде и всю дорогу спит или читает книгу, он не может использовать это время полностью по своему усмотрению. Из-за служебной необходимости ему нужно куда-то ехать — и это основание оплатить такой день в двойном размере или дать отгул. Праздники могут быть не только федеральными, но и региональными. В этом случае сотрудник имеет право отдыхать в свой национальный праздник, даже если приехал в регион, где его не отмечают.
Работа в выходные и по праздникам возможна только с согласия сотрудника. То есть от нее можно отказаться — даже в командировке.
Если работодатель эти требования не соблюдает, можно пожаловаться в трудовую инспекцию или в суд.
Например, одной женщине неправильно рассчитали плату за командировку. Сначала это подтвердила трудинспекция, потом дело дошло до суда. За работу в выходные и праздничные дни женщине не доплачивали и не давали дополнительный день отдыха. А еще плату рассчитали исходя из оклада, а не из среднего заработка. Работодателю пришлось пересчитать командировочные выплаты и компенсировать разницу.
Получать суточные
Как это работает. Кроме зарплаты в командировках платят суточные. Это деньги для компенсации дополнительных расходов, которые возникают у сотрудников в служебной поездке. В основном имеются в виду расходы на питание. Но конкретного назначения в законе не прописали — тратить суточные можно на что угодно. Не запрещено брать еду с собой, а на суточные покупать сувениры.
В трудовом кодексе не установлен размер суточных для командировок. Работодатели решают это самостоятельно и закрепляют в локальных актах компании. Это может быть, например, положение о командировках или положение об оплате труда.
Но ориентир все-таки есть: это положения налогового кодекса. В нем указано, в каком размере суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. То есть, по мнению составителей кодекса, это размер, который реально компенсирует траты в командировке. Если работодатель будет платить больше, это уже не компенсация, а доход от выполнения работы. Поэтому довольно часто размер суточных определяют именно в этих пределах:
Суточные платят за каждый день, проведенный в командировке, даже за выходные, когда сотрудник не работает, и дни, проведенные в пути.
Не выплачиваются суточные в таких случаях:
Работодатель может компенсировать расходы в таких командировках по своей инициативе.
Получать пособие и суточные в случае болезни
Как это работает. Если сотрудник заболел в командировке, он может не ходить на работу. Нужно оформить больничный, то есть вызвать врача или сходить на прием и получить листок нетрудоспособности. После того как сотрудник выздоровеет, врач закроет больничный. После этого можно получить пособие. Закрытый лист нужно будет передать работодателю — или сообщить его номер, если в компании работают с электронными больничными.
Все это время работодатель продолжит выплачивать суточные и оплачивать проживание. Несмотря на то что командированный сотрудник не ходит на работу, ему нужно где-то жить и что-то есть. Если положат в больницу, работодатель перестанет оплачивать жилье на время лечения в стационаре.
В командировках за рубежом процесс в целом такой же: в случае болезни нужно обратиться к врачу. Но на основании справки от иностранного врача в России не получится оформить пособие. Дополнительно нужно будет ее перевести, легализовать и обменять в поликлинике на обычный российский листок нетрудоспособности. Легализация — это процедура, которая позволяет признавать официальные документы из одной страны в другой. В каждой стране свои правила, это нужно уточнять в российском консульстве той страны, где проходит командировка.
Получить деньги на билеты и проживание до командировки
Как это работает. Перед командировкой работодатель должен выплатить суточные и дать деньги на билеты и гостиницу. Выдавать их авансом — обязанность, а не право работодателя.
Если суточные не выдали и просят самостоятельно оплатить жилье и проезд, в командировку можно не ехать. За это сотруднику ничего не будет, так как он защищает свои права, а работодатель не исполняет обязанности. Если сотрудника накажут, можно обратиться в суд и обжаловать.
В одной компании сотрудника хотели отправить в командировку во Владивосток. Сначала долго подписывали документы — самолет уже улетел. Потом забыли выплатить деньги на командировочные расходы. Чтобы не срывать командировку, сотруднику предложили оплатить все самому. Он отказался, так как денег на билеты до Владивостока и аренду жилья у него не было. После этого сотруднику объявили выговор. Он не стал это терпеть и пошел в суд. Суд подтвердил, что платить аванс перед командировкой — обязанность работодателя. Выговор отменили.
Проезд и проживание в гостинице, съемной или служебной квартире работодатель может оплатить сам. Тогда давать на них дополнительные деньги не нужно. Но суточные в любом случае можно получить авансом — наличными или на карту. В некоторых компаниях используют для этого служебные карты, так тоже можно.
Получить компенсацию, если потратили свои деньги
Как это работает. На практике зачастую сотрудники едут в командировку без аванса и тратят собственные деньги. Кто-то не хочет пропустить важную встречу, у кого-то от результатов переговоров зависит зарплата, кто-то едет по собственной инициативе на интересную конференцию. Если сотрудник потратил свои деньги на командировку, работодатель обязан эти расходы компенсировать.
Вот на что можно потратить деньги и получить компенсацию:
Чтобы возместить расходы, нужны подтверждающие документы. Их важно сохранить.
Если работодатель откажется что-либо возвращать, можно обратиться в суд и взыскать с него еще больше денег — за счет морального вреда и компенсации за несвоевременную выплату. Суммы могут быть самыми разными, в зависимости от размера зарплаты и масштабов деятельности компании.
Один директор отправил сотрудницу-юриста в суд в другой город. Сначала предполагалось, что туда и обратно она поедет на автомобиле родственницы, но у той изменились планы. На обратном пути юрист купила билет на поезд. Директор отказался его компенсировать, и юрист обратилась в суд. Директору пришлось выплатить 2633 Р за билет, 250 Р за справку, которую юрист заказала для подтверждения поездки, и 500 Р компенсации морального вреда.
А другой сотрудник работал на заводе и ездил в зарубежные командировки — за свой счет. Когда решил возместить расходы, денег не получил. Сотрудник обратился в суд, и вот что получилось стребовать с работодателя: возмещение расходов на командировки — 3,7 млн рублей, компенсацию за задержку выплаты — 1,8 млн рублей, компенсацию морального вреда — 20 тысяч.
Вернуть деньги за проезд любым транспортом
Как это работает. Работодатель обязан оплатить тем, кого отправляет в командировку, билеты на транспорт. Это может быть поезд, самолет, автобус, теплоход. Если аэропорт или станция, с которой можно уехать к месту командировки, находится за пределами города, дорогу до них и обратно тоже должны оплатить. Можно уехать на такси, если, например, рейс поздний и автобусы уже не ходят. Или если до гостиницы неудобно добираться общественным транспортом.
На чем именно ехать и какие ограничения по классам обслуживания, нужно уточнять у работодателя перед поездкой. Это определяет не трудовой кодекс, а локальный акт работодателя — положение о командировках. Там, например, может быть сказано, что при отправлении в служебную командировку сотрудникам оплачивается проезд поездом в купейном вагоне и самолетом в экономклассе.
Билеты в командировку и обратно сотрудники могут покупать сами, получая за это кэшбэк и бонусные мили. Потраченные на билеты деньги можно вернуть. После деловой поездки билеты и чеки нужно передать в расчетный отдел, бухгалтерию, кадры — смотря какой отдел занимается оформлением выплат по командировкам.
Чтобы вернуть деньги за билеты, нужно подтвердить расходы. Для этого прикладывают сами билеты или их распечатки и чеки. Если едете на такси, обязательно берите кассовый чек или квитанцию. В крупных агрегаторах вроде «Яндекс-такси» чек присылают на почту в электронном виде. В этом случае можно не переживать: у такого чека такой же статус, как и у бумажного. Можно распечатать и приложить к отчету.
А вот если летите самолетом, одного электронного билета недостаточно, нужно будет еще приложить к нему посадочный талон. Работодателям этот талон нужен, чтобы подтвердить расходы на командировки и не заплатить лишних налогов. Минфин требует от них и электронный билет, и посадочный талон. При этом на посадочном талоне должен быть штамп о досмотре. Если посадочный талон электронный, его можно распечатать и поставить штамп на нем. Иначе нужно будет подтверждать факт перелета каким-то другим образом, а каким — непонятно. Поэтому работодатели и требуют от работников эти посадочные талоны со штампами. Еще есть вариант заказать в авиакомпании справку о подтверждении перелета — ее тоже должны принять в бухгалтерии. Это выручит, если посадочный талон потерялся.
Оплатить билеты или гостиницу с карты другого человека
Как это работает. За билеты необязательно платить самому. Например, один из сотрудников может купить билеты на всех. Или билеты можно оплатить с карточки родственника, у которого более выгодная бонусная программа. А может, он просто хорошо разбирается в онлайн-покупках. Затраты на билеты все равно должны возместить.
К отчету о поездке нужно приложить документы, подтверждающие, что билет оплачен по поручению сотрудника, который ездил в командировку, и за счет его средств.
Это может быть расписка, письмо от имени человека, который оплатил проезд. Там нужно написать, что он получил деньги от сотрудника, который ездил в командировку, и на эти деньги приобрел билет, так как хотел помочь с оформлением. А сам сотрудник может приложить служебную записку о том, что билет куплен с его ведома, по его поручению и на его деньги.
Супругам необязательно давать какие-то расписки: по семейному кодексу деньги у них общие. В этом случае пригодится копия свидетельства о браке.
Поехать на машине и получить компенсацию
Как это работает. В командировку можно поехать на машине — своей или сослуживца. Покупать билеты в этом случае не придется. Но работодатель все равно компенсирует расходы на поездку.
Сотрудник может приложить в качестве отчета путевой лист или объяснительную о том, по какому маршруту и в какие дни он передвигался на своей машине. Путевой лист выдают на работе перед командировкой. Обычно его оформляют для перевозок транспортом, который принадлежит компании. Но иногда работодатели выписывают их и для поездок на личных автомобилях, так как это упрощает отчетность перед налоговой. Минфин считает, что путевые листы в этом случае подтверждают расходы, хоть транспорт и личный. Если у вас путевого листа нет, это не проблема. Пишите объяснительную.
К путевому листу или объяснительной прикладывают чеки на бензин, парковку, другие автомобильные нужды — они подтвердят суммы расходов, а еще маршрут: в чеках можно посмотреть, когда и кем они были выданы.
Подробные правила расчета компенсации должны содержаться в положении о командировках или в каком-то другом локальном акте, например в положении о компенсациях за использование личного автомобиля в служебных целях. Там будет указано, как оплачивается ремонт машины, если она сломалась по пути в командировку, какая компенсация положена за использование автомобиля и как рассчитывается стоимость потраченного в поездке бензина. Изучите эти правила заранее.
Некоторые компании запрещают работникам ездить в командировки на своей машине. Такое тоже бывает — уточняйте, прежде чем уехать в командировку. А лучше проверяйте все вопросы, связанные с организацией и оплатой командировок, перед тем, как устроитесь на работу.
Задержаться на выходные
Как это работает. Сотрудник может совместить командировку и отдых, задержавшись в городе, куда его отправили по работе. То есть обратные билеты можно взять не ровно на тот день, когда командировка закончилась, а на выходной — так, чтобы успеть вернуться на работу. Билеты в этом случае тоже оплатит работодатель.
После командировки можно задержаться на выходные или нерабочие праздничные дни. Например, чтобы посмотреть город или встретиться с родственниками. Сложности возникают, если после командировки остаться на весь отпуск. Четкого ответа, оплачивается сотруднику в этом случае обратный билет или не оплачивается, в законе нет.
С одной стороны, работодатель не обязан оплачивать билеты в отпуск. С другой стороны, дорогу из командировки до дома работодатель все равно должен был оплатить. Поэтому никакого дополнительного дохода работник не получает. Роструд по этому поводу считает, что билет из отпуска после командировки сотрудник должен оплачивать сам. Если работодатель даст на это деньги, то компенсацией расходов на командировки это не будет. У сотрудника появится доход, и ему нужно будет заплатить НДФЛ. Разъяснения Роструда — не закон, поэтому с ними можно и не соглашаться. Но есть риск задолжать работодателю денег.
Один сотрудник улетел в командировку в Испанию и остался там на время отпуска. Когда работник решил уволиться, компания решила взыскать с него сумму обучения, так как он не отработал до конца положенный срок, и расходы на обратный билет из Испании. За обучение платить не пришлось, а вот 16,5 тысяч рублей на билет работнику пришлось вернуть.
Жить в гостинице или снять квартиру
Как это работает. Во время командировки в другом городе работнику нужно где-то жить. Обеспечить его жильем должен работодатель. Схемы бывают разные: где-то компания выбирает и оплачивает гостиницу или предоставляет служебное жилье, но чаще работники сами расплачиваются за гостиницу. Работодатель должен дать им на это деньги авансом. Если денег не хватило, разницу потом доплатят.
Если работнику дают жилье на время командировки, он не может отказаться, снять себе номер в гостинице и потребовать вернуть за него деньги. Но если жилье не предоставляют, можно выбирать, где жить.
Какие-то ограничения могут быть в локальных актах, то есть в положении о командировках. Например, там может быть лимит на гостиничные расходы — до 3000 Р в день или в каком-то ином размере.
Если в локальном акте не написано, что сотрудники должны снимать номер в строго определенной гостинице, можно выбирать самому. С учетом лимитов, если они установлены. При этом можно снимать гостиничный номер или квартиру.
Лучше заранее узнать в бухгалтерии, какие документы подойдут для отчета. По общему правилу, чтобы отчитаться, нужен договор найма жилого помещения, расписка о передаче денег. Но сервис Airbnb, например, договор не выдает. Уточните, что в таком случае устроит бухгалтерию.
Выехать на работу в другую страну
Как это работает. Командировка может быть не только по России, но и за рубеж. В этом случае суточные обычно больше. А еще работник может сэкономить на оформлении документов для поездки: загранпаспорта, обязательной медстраховки, визы.
Для поездки в другую страну необязательно открывать деловую визу, если уже есть туристическая. Например, у вас открыт французский шенген на пять лет и нужно срочно съездить в Испанию на два дня. Отменять ради этого мультивизу не нужно. Проблем с такими поездками обычно не возникает. Для надежности можно заранее написать письмо в консульство той страны, куда собираетесь в командировку. Ответ потом можно будет показать визовому офицеру на границе. Но обычно достаточно показать бронь гостиницы и обратный билет.
Оформить загранпаспорт и медстраховку за счет работодателя
Как это работает. Если работник едет в командировку за рубеж, ему, скорее всего, понадобится загранпаспорт, медицинская страховка и виза. Есть страны, куда можно уехать или улететь без загранпаспорта: Беларусь, Армения, Казахстан, Киргизия, а также Абхазия и Южная Осетия. Визы для посещения этих стран тоже не нужны. Полный перечень безвизовых стран для россиян можно посмотреть в нашем материале или на сайте МИД.
Госслужащие, сотрудники госкорпораций и других госорганизаций выезжают за границу по служебным паспортам. Обычным работникам оформляют общегражданский загранпаспорт — старого или нового образца.
Если сотрудник сам закажет себе загранпаспорт через портал госуслуг, он может оплатить его со скидкой: 3500 Р нужно будет заплатить за выдачу паспорта нового образца, 1400 Р — старого образца. При оплате через кассу или банк это стоит 5000 и 2000 Р соответственно. Работодатель компенсирует расходы по чекам и квитанциям — если оплатили загранпаспорт со скидкой, полную стоимость услуги без скидки возместить не получится.
В бухгалтерии по месту работы должны также компенсировать расходы на обязательную медицинскую страховку. Так как наличие страховки — это не желание сотрудника, а необходимость, ее тоже оплачивает работодатель. Требования к наличию такой страховки и размеру страхового покрытия различаются по странам, это нужно уточнять перед выездом. В период пандемии требования могут быть строже, чем обычно.
Не платить налог, если работодатель компенсирует расходы
13% — это ставка НДФЛ для доходов, которые получают российские налоговые резиденты. Когда командировка зарубежная, есть риск перестать к ним относиться. Тогда НДФЛ с доходов, полученных в России, нужно будет платить уже по ставке 30%. Выплата среднего заработка на время командировки сюда относится, это подтверждают суды.
Сотрудник в зарубежной командировке потеряет статус налогового резидента России, если проведет в России меньше 183 дней за год.
Для 2020 года особые правила: даже если пробыть в России меньше 183 дней, налоговый статус резидента России все равно можно получить. Для этого нужно:
Сотрудник, который подаст заявление о признании его налоговым резидентом, заплатит НДФЛ за 2020 год по ставке 13%. В 2021 году будут действовать общие правила, если не примут какой-нибудь новый закон.
На компенсацию командировочных расходов статус налогового резидента не влияет: она не облагается налогом как в России, так и за ее пределами. У суточных есть необлагаемый налогом лимит: при поездках за рубеж это 2500 рублей в сутки. С превышения налог удержат.
Проголосовать на выборах в другом регионе
Как это работает. По общему правилу все голосуют там, где прописаны, то есть зарегистрированы по месту жительства. Когда человек в командировке, это неудобно: нужно возвращаться домой ради того, чтобы посетить избирательный участок. Чтобы этого не делать, можно выбрать другой участок для голосования — через личный кабинет на госуслугах, МФЦ или избирательную комиссию.
На федеральных выборах можно голосовать на любом участке по всей стране, а вот на региональных и при выборе депутатов Госдумы по одномандатным округам так не получится. В Кургане не примут голос избирателя из Саратова, там другие кандидаты. Для этих случаев организуют специальные участки для голосования в Москве и онлайн-голосование для некоторых регионов.
Если проголосовать на выборах хочется, а тратить деньги на билеты ради этого желания нет, можно воспользоваться этими способами.
Включить время командировки в льготный стаж
Как это работает. Некоторые профессии позволяют выйти на пенсию раньше, чем остальные. Например, это могут сделать учителя, врачи, горняки, трактористы, те, кто работает в тяжелых условиях труда. Полный перечень — в статье 30 ФЗ «О страховых пенсиях».
Если во время работы такого сотрудника отправляли в командировку, ее должны засчитать не только в общий пенсионный, но и в льготный стаж. То есть если учителя отправили на образовательный форум в другой город — он в это время продолжает набирать необходимые 25 лет для досрочного выхода на пенсию.
Логика такая: на время командировки за работником сохраняется его должность, за него перечисляются взносы в пенсионный фонд, он продолжает выполнять свою работу, просто на другом месте — по заданию работодателя. Споров с пенсионным фондом по этому поводу много, но позиция судов однозначна: командировки не прерывают льготный стаж.
Например, врач обратилась в суд, так как пенсионный фонд не включил ей время, проведенное в командировках, на курсах повышения квалификации и в учебных отпусках, в медицинский стаж. Суд посчитал, что это неверно, так как все это время за врачом сохранялся средний заработок. Пенсионный фонд лишил ее целого года льготного медицинского стажа — и оказался неправ.
В другом деле суд включил командировки в льготный стаж учителю: при направлении работника в служебную командировку с сохранением среднего заработка она включается в период работы, дающей право на досрочное назначение страховой пенсии по старости.