что подписывает главный бухгалтер
Кому принадлежит право первой и второй подписи
Право первой подписи – это право подписывать документы от имени организации. Оно принадлежит руководителю, но может делегироваться иным лицам. Право второй подписи – это право главного бухгалтера подписывать финансовые, бухгалтерские, расчетные документы. Такими полномочиями его наделяет лицо, у которого есть право первой подписи.
Право руководителя
Общеизвестный факт: право руководителя организации подписывать документы является абсолютным. Для подтверждения его никаких дополнительных доверенностей, приказов не нужно. Оно закреплено в ряде федеральных законов и нормативных актов. Приведем некоторые из них:
Однако зачастую руководители делегируют свое право подписи другим работникам, или третьим лицам. В компании, согласно ст. 65.3 п. 3 ГК РФ, могут быть несколько руководителей. В подобных случаях право первой подписи и разделение полномочий прописывается в Уставе.
Права работников организации и третьих лиц
ВАЖНО! Бланк приказа о наделении правом подписи от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится.
Причины могут быть различными:
Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:
Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.
Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.). Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.
Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.
Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).
Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.
Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:
Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.
На заметку! Когда уполномоченное лицо ставит свою подпись на документе, помечать ее буквами И.О. («исполняющий обязанности»), «за» (в значении «за руководителя») не нужно.
Главный бухгалтер и право второй подписи
Право второй подписи представителя бухгалтерской службы – вопрос неоднозначный, в котором стоит разобраться более подробно.
В упомянутом Положении №34н утверждается, что без подписи главного бухгалтера недействительны и не могут исполняться документы (ст. 14 Положения):
В то же время директор может бухгалтерский учет вести лично и лично отвечает за состояние учета в организации. Как уже отмечалось, при возникновении споров с главным бухгалтером руководитель несет всю полноту ответственности.
Наделить полномочиями и правом второй подписи бухгалтера может лишь руководитель компании. Заметим, что в прошлом право второй подписи главбух имел автоматически, с момента вступления в должность, согласно ФЗ-129 «О бухучете», ст. 7. упоминалось такое право и в инструкциях ЦБ РФ (например, документ №28-И от 14/09/06 г.). Теперь эти документы не действуют.
Действующий ФЗ-402 и инструкция №153-И от 30/05/14 г. ЦБ не содержат прямых указаний на необходимость второй подписи главного бухгалтера.
Если бухгалтер наделен правом подписи на документах, целесообразно приказом делегировать его полномочия еще одному сотруднику. В ином случае, при отсутствии должностного лица на рабочем месте могут возникнуть сложности в оформлении документов. Может быть задействован заместитель главного бухгалтера, старший бухгалтер, руководитель финансовой службы и пр.
Главбух без права подписи: точно ли он нужен вашему бизнесу? Как оформить, плюсы и минусы
Главбух — второе лицо компании после директора. Обычно у него не только много обязанностей, но и достаточно руководящих прав, в частности есть право подписи финансовых документов, в т.ч. в банке. Но иногда руководитель по каким-то причинам не хочет, чтобы у главного бухгалтера были такие широкие полномочия, что тогда делать? Главбух без подписи — законно ли это, какие преимущества и недостатки есть в этом случае у сотрудника и бизнеса?
А так вообще можно?
Да, закон позволяет принять на работу главбуха, не давая ему права подписи. Хотя конечно полностью этого права главного бухгалтера обычно не лишают, просто ограничивают перечень документов, которые он должен подписывать.
Вместо бухгалтера, без каких-либо дополнительных приказов и доверенностей, документы может подписывать руководитель. Другим сотрудникам делегирование права подписи происходит на основании распорядительного документа (приказа) или доверенности (обычно на разовые операции, например, подписание договора или получение матценностей).
Итак, давайте посмотрим, какие законы позволяют не давать главбуху право подписи :
Т.е. если в организации есть главбух, то подписывать документы должен он, если при этом есть рядовые бухгалтеры, то право подписи может быть передано им. Если же руководитель сам составляет документы по операциям в кассе, то и подписывать все будет сам.
Плюсы и минусы главного бухгалтера без подписи
Многие первичные документы и отчетность требовали обязательной подписи главбуха. Но это, во-первых, тормозило работу компании (документы проходили как минимум двойное согласование и визирование — у директора и бухгалтера), а во-вторых, ставили главных бухгалтеров в сложное положение — даже если ты не согласен с каким-то документом, тебе нужно его подписать, иначе его просто невозможно сдать, например, в налоговую.
После того, как подпись главбуха пропала из отчетов и даже баланса, а также перестала быть обязательной в большинстве первичных документов, сразу обозначились плюсы и минусы ее отсутствия.
Плюсы для бухгалтера:
Плюсы для организации:
Минусы для бухгалтера:
Минусы для бизнеса:
Отметим, что нередок случай, когда по факту сотрудник исполняет обязанности главбуха, но должность его звучит иначе, как правило, просто « бухгалтер ». Так руководитель старается обезопасить себя от несанкционированных действий работника и в то же время упрощает вопрос с документами — нет главбуха, значит за него будет расписываться сам директор.
Как оформить главного бухгалтера без подписи
Прием на работу бухгалтера не отличается от этой процедуру для любого другого сотрудника.
Берем заявление о приеме на работу, уточняем, какая у сотрудника книжка — бумажная или электронная, будет ли он писать заявление о переходе на ЭТК, оформляем трудовой договор, приказ о приеме, отправляем форму СЗВ-ТД в ПФР, не забываем познакомить главбуха со всеми существующими положениями компании — о зарплате, подотчете, командировках, провести положенные инструктажи по ТБ и тому подобное.
Сотрудника также надо будет ознакомить с его должностной инструкцией — в нее можно как раз внести и сведения о праве подписи документов. Либо оформить для этого отдельный приказ.
А наказать главбуха без права подписи можно?
Конечно, ведь он как и другие сотрудники может нести материальную ответственность. К примеру, если отвечает за работу с наличными. Будет возмещать ущерб, если его нанес — сломал ноутбук, допустим.
Отказываться же от уплаты штрафа директору не рекомендуем. Обычно его размер не очень большой. Например, за неподачу нулевой декларации — 1000 рублей, за позднюю отправку СЗВ-М с тремя сотрудниками — 1500. Но если при этом на момент подачи отчета не был уплачен налог или нарушение длящееся (к примеру, не пробивали чеки по онлайн-кассе полгода), то и накажут суровее. Кстати, наблюдать за работой онлайн касс можно в одном кабинете — здесь вы сразу увидите, бьются ли чеки, на какую сумму прошли продажи и что именно было продано, все в режиме реального времени.
В итоге выбор — давать главбуху право подписи или нет, лежит на руководителе, а ему следует взвесить все за и против, которые мы привели в статье. Зачастую наделение главного бухгалтера правом подписи позволяет увеличить ответственность сотрудника и сделать его более внимательным к ведению учета.
Главный бухгалтер без права подписи?
Абсолютно все документы имеет право подписывать руководитель фирмы. Полномочия по подписанию документов приказом или доверенностью от имени компании могут быть возложены и на других лиц. В их число главбух может не входить. Это не является нарушением, поскольку допускается практически всеми нормами, которые регулируют учет.
Кто может подписывать первичные учетные документы
Перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель (п. 14 Положения по ведению бухучета, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н; информация Минфина № ПЗ-10/2012).
Главный бухгалтер может не входить в указанный перечень. Если же перечень таких лиц не утвержден, это означает, что все первичные учетные документы подписывать только руководитель.
И это не противоречит никаким нормам, поскольку:
В должностной инструкции главбуха, тем не менее, должно быть указано, какие документы он вправе подписывать. Как правило, это учетные регистры, бухгалтерские справки, внутренняя отчетность и др.
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Кто может быть уполномоченным лицом
Уполномоченным представителем компании может быть:
Уполномоченный представитель наделяется полномочиями представлять интересы фирмы в налоговых правоотношениях (ст. 27, п. 3 ст. 29, п. 5 ст. 80 НК РФ).
С 1 января 2022 года с уполномоченного представителя снимаются полномочия получать электронную подпись для подписания документов и отчетности от имени фирмы. Это право остается только у ее руководителя или иного лица, которое может действовать от имени организации без доверенности. Это предусмотрено Федеральным законом от 27 декабря 2019 г. № 476-ФЗ (изменение внесено в статью 18 Закона № 63-ФЗ).
Банковские документы
Главный бухгалтер может не обладать правом подписи банковских документов (п. 7.5, 7.6 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. № 153-И).
Карточку с образцами подписей и оттиска печати заполняют при открытии расчетного счета. Она действует до прекращения договора банковского счета либо до замены этой карточки новой.
Менять карточку придется в таких случаях:
Таким образом, прием на работу главбуха без права подписи никак не повлияет на банковскую карточку.
Если на случай отсутствия руководителя такое право главбуху будет предоставлено, сначала придется издать об этом приказ, а затем заменить на период отсутствия директора банковскую карточку.
Кассовые документы
Кассовые документы в компании могут оформлять (п. 4.2 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У):
Таким образом, и кассовые операции разрешено вести и оформлять без участия главбуха. Если это делает руководитель, он же их и подписывает (п. 4.3 Указания Банка России № 3210-У).
Какими видами отпусков может воспользоваться главбух
Главный бухгалтер — фигура достаточно значимая для любого экономического субъекта. Он не только организует процесс формирования данных бухгалтерского, налогового, управленческого учета и контролирует создание всех видов отчетности, основанной на этих данных, но и:
То есть длительное отсутствие главбуха на работе является весьма нежелательным. Вместе с тем он, как и все прочие работники экономического субъекта, согласно нормам ТК РФ имеет право на все виды законодательно предусмотренных отпусков. К таким отпускам, в частности, относятся:
И в силу этого главный бухгалтер может не появляться на работе в течение достаточно продолжительного времени. Конечно, руководитель бухгалтерии периоды своих отпусков старается планировать, приурочивая их к временным промежуткам, не совпадающим с подготовкой отчетности, налоговыми проверками и иными важными моментами, требующими непосредственного его участия в процессе. В т. ч. им широко применяется дробление очередного отпуска на части, что допускает ст. 125 ТК РФ. Однако, несмотря на меры, призванные уменьшить необходимость обязательного присутствия, практически всегда уход главбуха в отпуск требует решения вопроса о том, кто будет выполнять его функции.
Какие меры по возложению функционала главного бухгалтера предлагают предпринять эксперты? Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно узнайте о нюансах организации работы предприятия во время отпуска главбуха.
Способы, применяемые при передаче функций главбуха
Вопрос о том, каким окажется объем этих функций и кому их выполнение будет поручено, зависит от таких параметров, как:
Когда у главного бухгалтера есть заместитель, в его должностные функции обычно включается обязанность замещения руководителя на время его отсутствия. Если заместитель единственный, то уход главного бухгалтера в отпуск даже не потребует оформления особого организационно-распорядительного документа для определения лица, выполняющего функции главбуха. Это лицо возникнет автоматически. Если заместителей несколько, то необходимо составить приказ о назначении конкретного лица из их числа. Никаких доплат замещение в такой ситуации не требует, т. к. подразумевается, что исполнение функций главного бухгалтера изначально учтено в окладе, который установлен заместителю.
Когда бухгалтерия небольшая и заместителя нет, для выполнения функций главбуха (в т. ч. частичных) может быть назначено лицо из числа владеющих вопросами, близкими к сфере, курируемой этим специалистом (рядовых бухгалтеров, экономистов или финансистов). Поскольку подобное назначение не освобождает выбранную для такой цели кандидатуру от исполнения ее основных обязанностей, возложение на работника дополнительных функций следует оформить как совмещение должностей с доплатой за возникшую дополнительную нагрузку.
Если отсутствие главного бухгалтера обещает быть длительным, то на этот период можно принять на работу специалиста с подходящей квалификацией со стороны или временно перевести на соответствующую должность способного выполнять такие функции работника из своего штата.
Особое значение процедура такой замены имеет для ПАО, организаций страхования, внебюджетных и негосударственных пенсионных фондов, структур инвестиционного характера, субъектов, чьи ценные бумаги имеют хождение на организованных рынках этих активов, т. к. к главбуху перечисленных лиц предъявляются определенные требования в части образования и стажа работы (п. 4 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Временно переведенный на другую должность работник от выполнения своих прежних обязанностей на время перевода освобождается, а зарплату ему будут начислять в соответствии с занимаемой должностью. Сопровождается такой перевод оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору.
К решению вопроса о предоставлении права подписи за временно отсутствующего главного бухгалтера приходится прибегать не всегда. Это происходит, например, в ситуациях, когда:
Если кроме самого главбуха создаваемые экономическим субъектом документы в силу существующего порядка не могут подписываться более никем, на время отсутствия этого лица право подписи придется предоставлять кому-то другому. Чаще всего таким лицом становится человек, который будет:
Однако не запрещается делегировать право подписи и иному лицу (не тому, которое выполняет все прочие функции руководителя бухгалтерии). В т. ч. подписывать документы за отсутствующего главного бухгалтера может руководитель экономического субъекта.
ВНИМАНИЕ! Отпуск бухгалтера может стать причиной для переноса сроков представления документов по проверке от ФНС.
Делегирование права подписи сопровождается оформлением доверенности, выдаваемой от имени экономического субъекта выбранному для этого лицу (кроме руководителя этого субъекта), и организационно-распорядительного документа.
Нередко вместо «живой» подписи главбуха компании ставят факсимиле. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и узнайте на каких документах факсимильную подпись ставить запрещено.
Итоги
Подпись главного бухгалтера предусматривается на многих документах, оформляемых экономическим субъектом. В периоды отсутствия руководителя бухгалтерии, который наравне с прочими работниками вправе воспользоваться всеми видами предоставляемых отпусков, наличие его подписи также остается востребованным. В такой ситуации подписывать документы могут те лица, у которых право подписи изначально имеется наравне с главным бухгалтером, или те, кому оно делегировано на период отсутствия этого специалиста на работе.
Как оформить главного бухгалтера без права подписи?
Плюсы и минусы отсутствия у главбуха права подписи
Главбух без права подписи — явление нередкое в хозяйственной практике. Три пятилетки назад право второй подписи в большинстве фирм было в руках главбухов — без обеих подписей (руководителя и главбуха) было проблематично, к примеру, открыть расчетный счет в банке или сдать отчетность налоговикам.
Для отдельных руководителей такая ситуация была удобна: они ставили свою подпись на первичке, договорах и отчетности только после того, как ее изучит, проанализирует и при необходимости откорректирует главбух.
Для самого главбуха право второй подписи имело двоякое значение:
Отсутствие необходимости подписывать в обязательном порядке огромное количество бумаг имеет для главбуха свои плюсы и минусы (см. таблицу ниже):
Сокращаются затраты времени на изучение и анализ множества документов, не связанных непосредственно с учетным процессом (договоров, соглашений и др.)
Делает главбуха «слепым» — необязательность подписания документов не позволяет владеть всей оперативной информацией о делах фирмы и может привести к «учетным дырам», когда какие-либо налоговые обязательства не будут исполнены, или подлежащие учету объекты не будут вовремя отражены на счетах бухучета
Отсутствует обязанность ставить свою подпись в случае разногласий с руководителем относительно той или иной хозяйственной операции или отчета
Повышает хозяйственные и финансовые риски — если не имеющий права подписи главбух не входит в число специалистов, с которыми согласовываются проводимые на фирме хозяйственные операции, и не подписывает соответствующие документы (или не знает об их существовании), возможны неблагоприятные для фирмы последствия из-за отсутствия заранее просчитанных бухгалтерских и налоговых нюансов
Таким образом, главбух без права подписи занимает промежуточное должностное положение: он лишен права ставить свою подпись на документах (ограничен в полномочиях), хотя наименование его должности указывает на отличие данного сотрудника от остальной массы рядовых работников.
Кто подпишет счет-фактуру, если главбух без права подписи?
Счет-фактура (а также некоторые другие используемые в учетном процессе документы) в своем составе имеет реквизит подписи главбуха. Если у главбуха отсутствует право подписи, как его заполнить?
Заполнить данный реквизит может:
Счет-фактура может подписываться не только доверенными лицами организации или ИП, но и бухгалтером-специалистом или сотрудниками другой компании. Как правило, это происходит, когда ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передано этим лицам на основании договора на оказание бухгалтерских услуг. Для того чтобы бухгалтер-специалист или сотрудники бухгалтерской компании, работающие по договору, могли подписывать счета-фактуры, необходимо также либо оформить доверенность на них, либо составить отдельное приложение к договору с указанием лиц, которых стороны уполномачивают на подписание счетов-фактур.
Кем и как выставляется и подписывается электронный счет-фактура, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный демо-доступ к системе К+. Это бесплатно.
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в т.ч. корректировочного, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.
Поможет справиться с процедурой оформления и подписания счета-фактуры статья «Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?».
Необходимо отметить, что в налоговом и бухгалтерском законодательстве отсутствует указание на то, в каких документах и при каких условиях главбух обязан поставить свою подпись в обязательном порядке. Это означает, что подписывать документы может любой уполномоченный на данную процедуру сотрудник.
Образец приказа о возложении права подписи документов на определенный круг лиц см. в статье «Приказ о праве подписи первичных документов – образец».
Как оформить главбуха без права подписи?
Как мы уже выяснили, главбуху для осуществления своих полномочий необязательно иметь право второй подписи. Чтобы оформить главбуха без права подписи на работу, необходимо:
Изучайте нюансы приема новых сотрудников на работу с помощью размещенных на нашем сайте материалов:
Итоги
Главбух без права подписи оформляется на работу в таком же порядке, как и все остальные сотрудники. Если впоследствии возникнет необходимость в подписании главбухом каких-либо документов, можно оформить приказ или доверенность.