что показывает штатное расписание
Что такое штатное расписание и для чего нужно
Штатное расписание – это документация, имеющая организационные и распорядительные функции, определяющая структурность, штатного состава и штатное число компании согласно Уставу организации, который включает в себя список структурных подразделений: название занимаемого поста, профиль, квалификация, основные средства предприятия и что это такое, а также сведение о числе штатных единиц.
Под штатным расписанием понимается документ кадрового характера, поэтому многие задаются большим количеством вопросов. К ним относится: как часто его необходимо составлять, правильное заполнение унифицированной формы и можно ли его считать обязательным. И чтобы стало все предельно ясно, необходимо обратить внимание еще и на другие вопросы. Наши специалисты call центра простыми словами ответят на все интересующие вопросы.
Что такое штатное расписание организации?
Штатное расписание организации – это документ по утвержденной форме Т-3, который составляется юридическим, либо физическим лицом, имеющим ИП. Данная форма служит рекомендательным документом, но не официальным. Необходимо применение уже унифицированной формы «№ Т-3», так как она включает в себя все нужные данные.
Внутриштатное расписание может быть составлено лицом любого отдела или специалистом, которому будет доверена такая задача. А также менеджерам, отвечающим за отдел маркетинга необходимо пройти обучение SEO маркетинг курсы, для повышения квалификационных знаний, которые помогут научиться правильно, продвигать свою компанию на различных тендерах. Конечно, лучшим вариантом будет лицо – бухгалтер, так как он имеет все документы по учету денежных средств, куда поступали, когда и сколько.
Для чего нужно штатное расписание?
Штатное расписание и для чего оно нужно – это документация, которая необходима во время комплектации внутриштатной конструкции, а также численность сотрудников компании с установленным Уставом фирмы. В Уставе прописывается: структурированность предприятия, имеющая свои отделения, список должностей, перечисление специальностей имеющие определенную квалификацию, а также необходимое число определяемых штатных единиц. Чтобы составить документ, необходимо использовать форму Т-3, которая имеет утверждение от Постановления Госкомстата России.
По взглядам руководителя, расписание штата является важным атрибутом, что позволяет максимальную оптимизацию и упорядочение работы фирмы. Есть такие моменты, когда необходимо участвовать в тендерах и приходится свою организацию выставлять в роли участника, поэтому необходимо обучиться SEO продвижению для своего официального сайта, на котором можно найти необходимую информацию. Благодаря штатному расписанию мы получаем четкую структурированность предприятия и его подразделений, фиксируется число штатных единиц, осуществление контроля за численностью и качественностью сотрудников, отслеживание системы оплаты трудовой деятельности и размер надбавки, а также, чтобы не потерять всего того, что уже имеется. А когда появляются вакансии, упрощается выбор новых сотрудников в штат.
Что пишут в штатном расписании?
В штатном расписании пишется весь нужный материал, который обязательно должен соответствовать фирме. Форма Т-3 должна быть заполнена по таким правилам:
А теперь немного подробнее о самой форме Т-3, в нее входит десять граф, которые должны заполняться в таком порядке:
По окончанию заполнения, нужно написать ИТОГ – здесь все складывается за счет показателей с помощью вертикальных столбцов: штатные единицы, сумма всех окладов, надбавки и месячная зарплата. Подписать данную форму должен начальник отдела кадров или назначенный человек, имеющий полномочия и главбух. Печать желательна, но не обязательна. Если Вы хотите чтобы ваша организация имела стабильность и получала хороший доход от сделок, то лучше всего обратиться к профессиональной настройке Яндекс Директ, где будет возможность размещать всю информацию для других компаний.
Штатное расписание — право или обязанность?
Некоторые работодатели не составляют штатное расписание, потому что законодательством не установлена такая обязанность. Однако на практике отсутствие документа может привести к негативным последствиям. В данной статье рассмотрим правила составления штатного расписания и ответственность за его отсутствие.
Обязанность работодателя оформлять штатное расписание напрямую не закреплена ни в одном нормативном документе. Однако если проанализировать Трудовой кодекс, станет понятно, что безопаснее утвердить штатное расписание.
Согласно ст. 15 ТК РФ трудовые отношения предполагают, что человек работает на определенной должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ).
Важно! Штатное расписание должны формировать все без исключения организации, в том числе ИП с наемными работниками.
Порядок и правила оформления
Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Коммерческие организации и ИП вправе не применять указанную форму и разработать собственную, но в ней должны быть обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Утвержденную форму нужно приложить к учетной политике предприятия.
Наименование должностей в штатном расписании должно быть обязательно на русском языке (ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ). Например, нарушением будет наименование должности «web-программист», «PR-менеджер» или «IT-разработчик». Если в действующем штатном расписании есть иностранные аббревиатуры или слова, следует привести документ в соответствие с требованиями законодательства.
При указании должностей в штатном расписании особое внимание следует уделить тем должностям, работа на которых дает работникам право на досрочный уход на пенсию (Постановление Правительства СССР от 26.01.1991 № 10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»).
Программа «Контур-Персонал» поможет:
Штатное расписание можно разработать один раз и применять на протяжении нескольких лет. Срок действия документа законодательно не установлен. Работодатель может менять штатное расписание по мере необходимости — например, если индексирует зарплату работников или вводит новые должности.
Ответственность за отсутствие штатного расписания
К компании, у которой нет штатного расписания, могут предъявить претензии налоговые органы. Это объясняется тем, что штатное расписание — один из документов, который подтверждает обоснованность затрат на оплату труда. Напомним, что согласно ст. 252 НК РФ все расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Если в ходе проверки контролирующие органы обнаружат, что штатного расписания нет, расходы на оплату труда могут быть не приняты для целей налогообложения прибыли организации. Кроме того, отсутствие первичных документов расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ) и карается штрафом в размере 10 000 рублей.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Штатное расписание: как составить, ошибки, образец
Штатное расписание (далее по тексту ШР) представляет собой внутренний нормативный документ компании, которым закрепляется внутренняя структура юридического лица, утверждается количество сотрудников и должности, которые они занимают. В нем же указывается размер заработной платы сотрудника.
Рассмотрим, как правильно составить штатное расписание.
Что такое штатное расписание
Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.
Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:
Какие сведения в штатном расписании должны быть?
Форма штатного расписания
Как указывалось выше, унифицированная форма штатного расписания введена в действие постановлением Государственного комитета статистики. Документ принят в 2004 году и действует до настоящего времени.
Применять ее не обязательно, однако ввиду того, что форма Т-3 имеет все необходимые реквизиты, ее использовать практически все субъекты предпринимательской деятельности.
Кто должен составлять
ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.
Попросить для проверки этот документ могут:
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.
Санкции статьи 5.27 предусматривают:
Требования к штатному расписанию
Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:
Ошибки при составлении штатного расписания
Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:
Как утвердить штатное расписание
Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР.
Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно. Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения.
После подписания приказа его реквизиты указываются в верхней части «штатки». Для этого на унифицированном бланке Т-3 предусмотрено отдельное место.
Другие особенности утверждения:
Как внести изменения в штатное расписание
Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:
Есть также альтернативный вариант: в течение года в расписание вносятся изменения, а в декабре они консолидируются и составляется новое ШР, которое утверждается приказом.
Периодичность составления документа и сроки хранения
Обязанности составлять ШР на определенную дату в законодательстве не предусмотрено. Принимать документ и вносить в него изменения нужно по мере возникновения необходимости. Срок давности расписания также не установлен. Если в компании ничего не меняется, составленная один раз «штатка» продолжает действовать все время.
Кроме того, не установлен и предельный срок внесения правок при изменении структуры компании. Однако здесь есть один момент. При приеме на работу сотрудника в его трудовом договоре нужно упомянуть о штатном расписании. Поэтому, если вы планируете расширить штат, нужно заранее позаботиться об изменении ШР.
«Штатка» хранится в компании постоянно, ее нельзя уничтожить, как обычные первичные бухгалтерские документы. Если компания ликвидируется, ШР сдается на хранение в государственный или местный архив.
Все, что нужно знать про штатное расписание
Штатное расписание – это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают составлением штатного расписания, поскольку оно не является первичным документом, а форма № T-3, которая применяется для его подготовки, носит рекомендательный характер. Однако на практике штатное расписание необходимо, и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся во всех аспектах его подготовки и ведения.
Чем грозит отсутствие штатного расписания?
Штатное расписание обычно просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1-5 тыс. рублей, организацию – на сумму 30-50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатного расписания работодателю сложно доказать, что увольнение оправдано. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ).
Кто и как должен составлять и вести штатное расписание?
Вообще говоря составление штатного расписания – святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы. Официально отвечают за штатное расписание руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.
Штатное расписание может быть составлено на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:
По какой форме составлять штатное расписание?
Штатное расписание – локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и ее персонал. Расписание составляется по форме № Т-3 (Постановление №1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 года), которая является рекомендательной. Ее можно адаптировать под нужды компании. Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму № Т-3, поскольку она содержит все нужные данные.
Как заполнять форму № Т-3?
Реквизиты формы оформляем следующим образом:
Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках, следом за полным.
Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Дата составления в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ
Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное расписание и с какой даты оно вступает в силу.
Заполняем графы, всего их 10.
Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.
Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.
Код структурного подразделения. Также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация. Указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих – профессии, у служащих – должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).
Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству – указывается в соответствующих долях (например, 0,5; 2,75 и т.д.).
Тарифная ставка, оклад указывается в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.) Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться. Формально это не запрещено, в ТК РФ говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение.
Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст. 129 ТК РФ тарифная ставка и оклад имеет фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.
Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.
В графе Всего указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.
Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.
Подписи под проектом штатного расписания ставят руководитель и главный бухгалтер.
Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.
Проект штатного расписания готов, что дальше?
Штатное расписание утверждается соответствующим приказом по основной деятельности. В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем — регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и штатное расписание отправляется на бессрочное хранение, как правило, вместе с другими приказами по основной деятельности.
Как вносить изменения?
Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказом. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают. Если изменения незначительны, выпускаются поправки к расписанию, а если масштабны – составляется новое штатное расписание с новым приказом о его утверждении.
Изменения штатного расписания обычно затрагивают сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.
Внимание: ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.
Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и дата вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.
Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада – нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ зарплата работника зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.
Внимание: уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно только при изменении организационных или технологических условий труда. Например, при принятии новой политики управления персоналом, при модернизации производства, уменьшении объема выпускаемой продукции, реорганизации производства.
Однако для такого маневра должность и квалификация работника не должны меняться, работодатель обязан доказать, что определенные трудовым договором условия не могли быть сохранены, а непринятие решения о снижении окладов привело бы к массовым сокращениям персонала. Аргументов в виде снижения спроса на услуги или продукцию или падение прибыли недостаточно.
Директор по оказанию услуг по расчету заработной платы и кадровому администрированию.
Как составить штатное расписание организации
Штатное расписание — локально нормативный акт. Его повсеместно используют для оформления состава и штатной численности организации. Как правильно разработать штатное расписание? И нужно ли оно вообще?
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Штатное расписание, как кадровый документ, у многих вызывает большое количество вопросов. Например, как часто его нужно составлять, как правильно заполнить унифицированную форму и является ли этот нормативный акт обязательным. Чтобы прояснить ситуацию, стоит более подробно остановиться на некоторых вопросах.
Для чего вообще нужно штатное расписание?
Штатное расписание – документ, необходимый для формирования штатной структуры и численности организации в полном соответствии с Уставом предприятия. Этот документ содержит перечень структурных подразделений организации, список должностей, наименование специальностей и профессий с указанием квалификации, а также данные о необходимом количестве определенных штатных единиц. Для его составления применяется унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата России.
С точки зрения работодателя штатное расписание выполняет ряд важных функций и позволяет максимально оптимизировать и упорядочить работу учреждения. Использование штатного расписания позволяет четко видеть всю структуру организации с ее подразделениями, фиксировать количество штатных единиц, контролировать численный и качественный состав сотрудников, отслеживать систему оплаты труда и размеры надбавок. А при появлении вакансий значительно упрощает подбор персонала.
Штатное расписание является обязательным документом?
Интересно, что на этот вопрос нет однозначного ответа. С одной стороны, Трудовой кодекс затрагивает вопрос штатного расписания, так как этот документ касается трудовой функции работника организации и оплаты труда персонала. Да и в трудовом договоре указывается, что работник выполняет обязанности в соответствии со штатным расписанием. Имеется унифицированная форма штатного расписания, а также этот документ упоминается в Инструкции по ведению трудовых книжек (записи в трудовую книжку делаются с учетом наименования должности в соответствии со штатным расписанием). Значит, штатное расписание организации обязательно должно быть. Но, с другой стороны, ни в одном нормативном акте не указывается прямо на обязанность работодателя вводить штатное расписание. И все же, лучше оформить этот кадровый документ, поскольку большинство проверяющих органов считают его обязательным для любой организации.
Например, налоговые органы и Фонд социального страхования всегда запрашивают штатное расписание при проведении выездных проверок. По нему они сверяют правильность начисления страховых взносов, собирают информацию о страховом стаже работников, контролируют правильность налогообложения. То, что штатное расписание не является документом налогового учета, не снимает с работодателя необходимости предоставлять его во время проверок по запросу сторонних организаций. А его отсутствие может быть расценено как нарушение трудового законодательства, за которое полагается штраф для организации в размере 50 000 рублей. Конечно, его можно оспорить в суде (тем более что прямого указания на обязанность работодателя составлять штатное расписание в законе нет), но сначала придется его заплатить.
Периодичность составления штатного расписания
Как часто нужно составлять новое штатное расписание? На этот вопрос тоже четкого ответа нет. Но в данной ситуации стоит руководствоваться логикой: раз штатное расписание является плановым документом, то составлять его целесообразно на один календарный год или полугодие. Это позволит при необходимости регулировать численность персонала организации и его качественный состав. Но, вместе с тем, можно утвердить штатное расписание и на несколько лет (если в организации нет необходимости во введении новых должностей).
Кто разрабатывает и утверждает штатное расписание?
Если на предприятии нет штатного расписания, но руководство решило его разработать, возникает резонный вопрос: кто должен это делать? На него законодательство опять-таки не дает однозначного ответа. Поэтому, руководитель может заняться этим сам, определив круг ответственных лиц, которые будут ему помогать. Логично, если это будут кадровые работники, главный бухгалтер, сотрудники юридического или планово-экономического отдела. А если на предприятии имеется отдел организации труда и заработной платы, можно поручить эту работу им. Обязанности по разработке и составлению штатного расписания 2014 могут быть отражены в трудовом договоре сотрудника или его функциональных обязанностях.
Утверждение штатного расписания относится к полномочиям руководителя организации или того лица, которому эти полномочия переданы по распоряжению руководителя. Чтобы утвердить штатное расписание, руководитель должен подписать специальный приказ или распоряжение. Реквизиты этого документа должны быть указаны в поле унифицированной формы Т-3 «Утверждено приказом организации от «__»_______20__№__». При этом дата утверждения и дата вступления в силу штатного расписания могут и не совпадать (дата вступления в силу обычно более поздняя).
Сколько хранится штатное расписание?
Росархив устанавливает определенные сроки хранения типовых управленческих документов, в соответствии с которыми штатное расписание учреждения должно храниться в течение трех лет, начиная с года, который следует за тем, в котором документ утратил силу. Что же касается штатных расстановок, о которых пойдет речь в следующем разделе, то они хранятся семьдесят пять лет после того, как составлены новые.
Штатная расстановка – подспорье в работе отдела кадров
В некоторых организациях отдел кадров ведет штатную расстановку – мобильный вариант штатного расписания, в котором отражаются все вакантные должности, а также вся информация по замещению должностей (ФИО работающих сотрудников, статус должностей и прочее). Штатная расстановка дает необходимую информацию об изменениях в личном составе, содержит табельные номера работников, информацию о стаже и категории (несовершеннолетние, инвалиды, пенсионеры, имеющие детей до трех лет и прочее) сотрудников.
При составлении штатной расстановки за основу берется действующее штатное расписание, в которое добавляются нужные графы. Этот документ не является обязательным и вести его организация не должна. Но штатная расстановка – достаточно удобный документ, особенно для больших организаций, который позволяет оптимизировать работу кадровиков и четко контролировать замещение вакантных должностей. Поэтому его часто используют в качестве внутреннего документа.
Штатное расписание работников: правила составления
Рассмотрим составление штатного расписания на основе унифицированного бланка Т-3. Для получения готового документа нужно просто заполнить бланк, руководствуясь Указаниями по заполнению форм первичной учетной документации.
«Шапка». При оформлении «шапки» нужно указать наименование организации в поле «Наименование» (это делается в соответствии со свидетельством о регистрации), код ОКПО, номер документа и дату составления. В поле «Штатное расписание на период…» нужно указать только дату вступления данного документа в силу.
Содержательная часть. Форма штатного расписания предполагает нумерацию граф содержательной части документа, что добавляет удобства при работе с ним. Всего граф десять. Заполним их по очереди.
После того как все графы заполнены, нужно заполнить строку «Итого». В ней суммируются все показатели по вертикальным столбцам: указывается, сколько всего предусмотрено расписанием штатных единиц, суммы окладов (тарифных ставок), надбавок и сумма месячного фонда заработной платы.
Подписывает штатное расписание начальник отдела кадров или уполномоченное лицо, а также главный бухгалтер организации. Печать на документ ставить можно, но не обязательно.
Изменение штатного расписания
Даже в устоявшееся штатное расписание время от времени приходится вносить изменения. Причиной таких изменений может быть необходимость ввести в штат новую единицу, подразделение или, напротив, сократить имеющийся штат. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения окладов, тарифных ставок, а также потребность в переименовании должностей или подразделений.
Существует два варианта внесения изменений в штатное расписание:
В первом случае штатное расписание разрабатывается на основе действующего, но с учетом необходимых изменений и вводится в действие с начала или середины календарного года. Если есть острая необходимость, то с начала нового месяца.
Что же касается внесения изменений в действующий документ без его отмены, то они производятся в соответствии с приказом руководителя «Об изменении штатного расписания». В самом приказе нужно указать основание для внесения изменений в штатное расписание (это может быть реорганизация, сокращение штатов, совершенствование структуры организации и прочее), а также указать, какие именно изменения должны быть внесены.
В большой организации с разветвленной структурой лучше указывать не только должности, которые затрагивает изменение, но и структурные подразделения, где эти должности находятся. При этом все изменения в штатном расписании должны быть доведены до сведения работников предприятия, а также внесены в трудовые книжки со ссылкой на основание (приказ или распоряжение).
Сокращение штата: когда внести изменения?
Сокращение штата или численности работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание, поскольку сокращение численности организации предполагает исключение из расписания отдельных штатных единиц, а сокращение штата – должностей. При этом сокращаемые работники подлежат увольнению (если не предполагается их перевод на другую работу).
Поскольку при увольнении по сокращению численности или штата работников необходимо предупредить об изменениях не позднее, чем за два месяца, новое штатное расписание может быть введено в действие только по истечении этого срока. Хотя составить его можно заранее и само наличие нового или измененного штатного расписания, которое уже утверждено, станет подтверждением правомочности увольнения сотрудников. Если же обстоятельства, по которым было принято решение о сокращении, устранены, работодатель вправе снова изменить штатное расписание в сторону увеличения численности работников.
Изменение унифицированной формы Т-3
Постановление Госкомстата №20 от 24.03.1999 разрешает организациям вносить изменения в унифицированные формы первичной учетной документации (это разрешение не касается учета кассовых операций). Следовательно, если есть настоятельная необходимость, организация может внести в готовую форму свои правки, но при этом не допускается удаление уже существующих реквизитов. Изменения могут касаться расширения или сужения граф, добавления строк или вкладных листков. Необходимые правки могут вноситься при изготовлении бланков на основе унифицированной формы.