что позволяет доска канбан
Доска Канбан: Проверенный Годами Способ Ведения Проектов
В современном мире проектного менеджмента существует множество способов управления рабочим процессом. Гибкие и каскадные методологии, их разновидности и гибриды. В этой статье вы узнаете об одном из самых старых методов управления проектами — доске канбан.
Корни этого термина уходят в давние времена. Слово «канбан» состоит из двух японских иероглифов: «кан» — видимый, визуальный, и «бан» — карточка или доска. То есть слово «канбан» означает «рекламный щит, вывеска, сигнальная карточка». Главная функция такой карточки — визуализировать важную информацию.
В начале 17 века в Японии утихли частые и разрушительные послевоенные конфликты и социальные потрясения предыдущих лет. Страна вступила в этап спокойствия и экономического роста. Благосостояние людей улучшалось, улицы японских городов заполнялись магазинами и предприятиями.
Чтобы привлечь внимание клиентов и повысить спрос, владельцы стали делать специальные вывески на входе в такие заведения. На них предприниматели иллюстрировали, какие скидки, услуги и товары предлагают покупателям. Так, на улицах и родился термин «канбан».
В середине 20 века метод, основанный на канбан-карточках, применяли на автомобильном заводе Тойота. Делалось это для того, чтобы не загромождать склады автозапчастями, а регулировать уровень заготовленных и потребляемых запасов. Например, потолок на количество машинных дверей, поставляемых одномоментно, составлял 10 штук. Как только последнюю дверь отдавали в сборку, работник отправлял запрос на следующие десять. Так, детали не пылились на складах без дела, а схема их оборота работала как часы.
Таким образом функционировали все отделы завода, работающие строго по запросу. Ресурсов производили столько, сколько было заранее заказано. А даже если количество запчастей увеличивалось, система автоматически подстраивалась под изменения.
В результате Тойота из убыточной компании превратилась в одного из мировых лидеров в области автомобилестроения. А Тайити Оно, работник, который первым внедрил Канбан в работу предприятия, прошел через все руководящие должности и вскоре стал исполнительным вице-президентом корпорации.
В начале 21 века ключевые игроки в индустрии программного обеспечения начали применять Канбан, чтобы улучшать и оптимизировать рабочие процессы. Из статьи вы узнаете все о методологии канбан и как канбан-доски применяются в сфере IT.
Что такое канбан
Канбан (иногда Камбан) — это способ управления проектами, который относится к методологии Agile. Основная его задача — визуализация каждого этапа реализации бизнес-плана.
Kanban помогает сделать рабочий процесс более прозрачным и эффективным, выявить и устранить потенциальные недостатки, а также равномерно распределить роли среди членов команды. Таким образом, шансы на завершение проекта с минимальными затратами и в срок повышаются.
Главная особенность методологии Канбан — гибкость и готовность к изменениям в любой фазе рабочего процесса. Имея постоянный доступ к каждому этапу проекта, проектный менеджер может постоянно улучшать процессы его выполнения, контролировать загрузку команды, оценивать риски и оперативно предотвращать возможные ошибки.
Доска канбан
Доска канбан — это визуальный инструмент, который помогает следить за текущим положением дел организации и упрощает общение в команде. Этот ключевой элемент методологии Канбан дает возможность постоянно оптимизировать бизнес-процессы и способствует повышению качества работы команды.
Доска kanban используется во многих профессиональных областях, а также жизненных сферах: как на производстве или в строительстве, так и в интеллектуальной работе; как в управлении различными проектами, так и в планировании личных дел, постановке целей.
Принцип работы такой доски очень прост. Для иллюстрации хода выполнения проекта используются карточки, которые обозначают задачи, и столбцы, обозначающие этапы рабочего процесса в хронологическом порядке.
Карточки с задачами перемещаются слева направо по мере их выполнения. Как раз эта механика делает рабочий процесс максимально прозрачным и держит команду в курсе изменений и появления новых задач.
Визуализация работы на доске канбан повышает продуктивность, упрощает процесс управления ресурсами и устраняет хаос на рабочем месте. Например, разработчик не успел закончить задачу, а ему уже пришла следующая. Менеджер проекта сразу же увидит, что работник перегружен. Чтобы решить вопрос, менеджер либо поставит на паузу входящие задачи, либо перенаправит их другому члену команды.
Доска ― первостепенный элемент методологии Agile. Этот инструмент используется как в Kanban, так и в Scrum методологиях. Каждый член команды всегда имеет доступ к доске и возможность следить за ходом выполнения проекта.
Какие доски канбан бывают
Канбан применяется во многих профессиональных областях, от производства и продаж до программирования и организации мероприятий. Сфера, в которой используется доска, часто определяет, будет ли она реальной или виртуальной.
Реальная доска — базовый и самый простой вид доски канбан. Она представляет собой меловую или магнитно-маркерную доску, разделенную на необходимое количество вертикальных столбцов. Команды размечают доску, устанавливают правила работы с ней, дают название столбцам, клеят стикеры с кратким описанием задач и перемещают их по мере выполнения рабочего процесса.
Преимущество такой канбан-доски в том, что она всегда доступна в режиме офлайн. В любой момент ее можно увидеть, внести корректировки, обсудить с коллегами интересующие моменты и быть уверенным, что работа не остановится, если в офисе пропадет электричество.
Достоинствами цифровой канбан-доски являются скорость ее настройки, простота совместного использования с другими участниками проекта, возможность общаться с коллегами и оставлять комментарии в режиме онлайн, не организовывая для этого совместных встреч и собраний.
Составляющие доски канбан
Как уже рассказывалось ранее, в основе создания канбан-доски лежат два компонента: столбцы и карточки.
Карточка — это то, как выглядит задача, ее визуализация. Канбан-карточка представляет работу, которую необходимо выполнить для завершения проекта. Она содержит информацию о задаче: название и описание, даты работы и члена команды, назначенного на выполнение карточки.
Столбцы обозначают этапы в ходе выполнения проекта. Каждая вертикальная колонка отражает отдельную фазу рабочего процесса и идет слева направо в хронологическом порядке. Количество фаз варьируется от сложности проекта и профессиональной сферы, в которой он реализуется.
Для составных и многоуровневых проектов доски выглядят иначе. Вот, например, вариант kanban-доски для реализации IT-продукта.
C помощью такой доски легко вести несколько проектов одновременно, используя карточки разных цветов: один цвет ― один проект.
Цифра 6 в колонке «В работе» обозначает количество задач, которые можно запланировать одновременно. А число три в столбце «Разработка» ограничивает максимальное количество задач для команды разработчиков до трех. Это называется лимитом незавершенной работы (limiting work in progress). Он помогает не перегрузить команду и четче контролировать ход выполнения проекта.
Пример доски канбан
С теорией мы закончили. Теперь, когда вы знаете все о досках канбан, мы покажем, как они выглядят на практике.
Рассмотрим два примера канбан-доски онлайн.
1. Trello
Этот инструмент одним из первых приходит на ум, когда речь заходит о работе с канбан-досками онлайн. Программа особенно подходит для несложных проектов и маленьких/среднего размера команд.
Интерфейс прост и интуитивно понятен; регистрация и базовые настройки осваиваются буквально за час. С помощью инструмента вы сможете быстро создать необходимое количество досок, столбцов, назвать их, запланировать задачи и добавить участников проекта.
Также при создании доски можно выбрать и использовать готовый шаблон для самых разных профессиональных сфер: от управления командой программистов до организации мероприятия.
Еще одним преимуществом инструмента управления проектами является настройка видимости каждого проекта. Доски могут быть:
Если вы только начинаете осваивать доски канбан, Trello станет хорошим вариантом для эффективного и простого старта работы с этим инструментом.
2. GanttPRO
GanttPRO — программа для управления задачами онлайн в виде диаграмм Ганта. Инструмент позволяет планировать проекты, расставлять приоритеты, оценивать риски и эффективно взаимодействовать с командой. Широкий функционал программы способствует успешному ведению проектов, управлению ресурсами, бюджетами и дедлайнами.
Помимо временной шкалы, вы можете отслеживать и управлять проектами и задачами в виде kanban-доски. Инструмент дает возможность сортировать существующие задачи по статусу («Открыт», «В работе», «Выполнено», «Закрыт»), приоритету (самый низкий, низкий, средний, высокий, самый высокий) и исполнителям.
Используя функцию перетаскивания, вы с легкостью можете перемещать карточки в нужный столбец в считанные секунды. Также в один клик можно свернуть любой из столбцов.
Двойное нажатие на любую из карточек открывает настройки задачи. Здесь находится подробная информация о ней, а именно:
Кроме того, ниже вы можете добавить описание карточки, прикрепить файлы (с компьютера или Google Disc ), а также создать связи и оставить комментарии.
На каждой карточке в свернутом виде размещена информация о названии задачи, ее исполнителе или исполнителях, дате создания карточки, а также о наличии или отсутствии комментариев и прикрепленных файлов.
Канбан доска vs. скрам доска
По данным последнего общественного исследования «State of Agile» (проводится ежегодно с 2006 года среди тысяч профессионалов из сферы IT со всего мира), 75% процентов опрошенных команд используют для реализации проектов методологии Scrum, Kanban либо их гибрид.
Если вы когда-либо были частью Agile-команды, то вероятно вы работали и со скрам-доской. Визуально она мало отличается от доски kanban: те же столбцы с названиями этапов реализации проекта и те же карточки, в которых хранится информация о задачах.
Основное различие между этими типами досок заключается в том, что kanban-команды сосредоточены на сокращении времени, затраченного для успешного завершения проекта, а команды scrum работают в структурированных и ограниченных по времени итерациях (как правило двухнедельных спринтах).
Эти спринты неизменны и зачастую повторяются на протяжении долгого времени, в то время как выполнение проекта с помощью доски kanban означает его полное завершение. В следующий раз такая доска будет создаваться с нуля и подгоняться под потребности нового проекта.
Еще одним отличием досок скрам и канбан является то, что в первой четко распределены роли членов команды, а в канбан-доске исполнитель одной задачи может перейти к выполнению другой, если в этом появится необходимость. Другими словами, канбан-команды более гибкие и могут себе позволить вносить изменения в ходе реализации проекта. У тех, кто работает со скрам-досками, такой возможности нет.
Подведем итог
Доска канбан — отличный помощник в управлении и успешном завершении проектов. С ее помощью вы легко визуализируете рабочий процесс, соберете информацию о задачах и их исполнителях в одном месте и наладите коммуникацию в команде.
Такая доска особенно подойдет вашей команде, если запланированный проект не слишком сложный и многоуровневый, компания не слишком крупная, а руководство не боится изменений в ходе реализации бизнес-плана.
Важно помнить, что вы всегда можете комбинировать различные методологии управления проектами и инструменты, чтобы найти или даже изобрести доску, правила и приемы, которые лучше всего подойдут для вашего проекта. Ведь универсального рецепта все еще не существует, поэтому для достижения высоких результатов стоит искать, экспериментировать и пробовать различные способы ведения проектов.
8 лучших канбан-досок
Рассказываем о лучших приложениях для управления рабочими проектами по методике канбан.
Что такое канбан-доска?
Канбан-доска – это рабочее пространство для большой команды, в котором находится список задач, распределенных по приоритетности, этапу выполнения, тегам и другим показателям.
Типичная канбан-доска состоит из трех групп (колонок с карточками):
задачи, которые находятся в списке ожидания (их нужно сделать в скором времени);
задачи в процессе работы (над ними кто-то трудится прямо сейчас);
выполненные задачи (это бэклог для дальнейшей аналитики).
Но доска может выглядеть иначе. Все зависит от целей и специфики команды.
Для чего она нужна?
Чтобы ускорить процесс перехода задач из категории «надо сделать» в категорию «сделано». Канбан-доски позволяют быстро выявить слабые места команды и понять, на каких задачах она «застревает».
Также с помощью методики канбан можно сократить список задач, одновременно находящихся в работе, что благоприятно влияет на продуктивность команды и повышает качество ее деятельности.
8 лучших приложений для создания и ведения проектов по методике канбан
Канбан-доски давно перекочевали в цифровой мир и активно используются для менеджмента и маленькими IT-стартапами, и огромными корпорациями. Рассказываем о 8 лучших решениях (с точки зрения функциональности, удобства интерфейса и других особенностей ПО).
Trello
Один из наиболее известных цифровых аналогов канбан-доски. Сервис используют такие именитые гиганты IT-индустрии, как Google, Squarespace, Nike и другие.
В Trello можно создавать бесконечное количество персональных досок, карточек и списков. Работать в коллаборации с другими можно на 10 бесплатных досках. Если количество задач вырастет, придется переходить на платную версию программы.
Из других преимуществ Trello стоит выделить:
Удобную панель мониторинга KPI (то есть ключевых показателей успешности команды).
Много опций для сортировки карточек.
Возможность устанавливать глобальные майлстоуны (этапы, которые нужно преодолеть, чтобы достигнуть главной цели).
Шаблоны для быстрого создания новых проектов и досок.
Быструю синхронизацию между ПК-версией и приложением для мобильных устройств.
Интеграцию с большим количеством популярных сторонних сервисов.
Стоимость: бесплатно для небольшой команды и персонального использования; от 735 рублей за снятие лимитов.
Asana
Еще одна утилита с огромным кредитом доверия. Asana используется в компании Red Bull, в одном из главных новостных издательств США New York Times и даже в Nasa.
Asana отличается от Trello наличием функций для менеджмента задач, присущих стандартным to-do-приложениям и календарям, а не обычным канбан-доскам. Последние в Asana можно считать дополнением к базовой функциональности.
Пользователи Asana могут создать неограниченное количество карточек, которые можно фильтровать с помощью тегов, а также сортировать по близости дедлайна, приоритетности, команде, работающей над задачей, и т.п. У каждой задачи есть подзадачи, они формируют на карточке статус-бар, который заполняется по мере выполнения тех самых подзадач.
Плюсы Asana включают в себя:
Интеграцию внешних рабочих инструментов и популярных мессенджеров.
Встроенный трекер занятости, показывающий, как много времени уходит на достижение поставленных целей.
Отображение прогресса на графике Ганта.
Удобную систему уведомлений как внутри ПО, так и с помощью электронной почты.
Стоимость: от 808 рублей в месяц за каждого члена команды.
Тоже своего рода цифровая канбан-доска, но с большим акцентом в сторону команды разработчиков. Создатели сервиса позиционируют его как площадку для повышения продуктивности компаний, занимающихся созданием программного обеспечения.
Так же, как и в Trello, здесь можно создавать неограниченное количество досок и карточек в них. С помощью них можно планировать релиз ПО, отслеживать время на разработку и тестирование отдельных функций приложения. Для этого в Jira есть специализированные режимы отображения данных. Например, вкладка Releases, показывающая версию программы, дату начала работы, статус и прочие важные показатели.
Другие важные функции:
Система коммитов на манер git, фиксирующая изменения в коде и показывающая этот код прямо в Jira.
Мощное шифрование, защищающее информацию о продуктах команды от третьих лиц.
Огромный набор сторонних приложений для интеграции.
Прозрачность и полная осведомленность всей команды о текущих задачах, независимо от того, работают они в офисе или из дома на другом конце света.
Удобные приложения для мобильных устройств и компьютеров.
Стоимость: бесплатно для команды из 10 или менее человек и от 514 рублей для всех остальных.
MeisterTask
Бесплатный аналог Asana, совмещающий в себе стандартный менеджер задач с канбан-доской для работы в команде. Сервис представлен в виде расширения для браузера и мобильного приложения.
MeisterTask отличается от конкурентов мощным инструментарием для управления карточками. Можно их совмещать друг с другом, привязывать и делать зависимыми, блокировать при необходимости, делать дубликаты в других досках и т.п.
Есть мощная система сортировки карточек по дедлайнам, проектам, тегам и другим критериям. Но разработчики пошли дальше и добавили режим фокусировки, который удаляет с экрана все лишнее и позволяет сосредоточиться на задаче, которая требует внимания и решения прямо сейчас.
Из дополнительных преимуществ стоит выделить:
Функцию импорта канбан-досок со всем набором карточек и фильтров из Trello и Asana. Это поможет быстро перейти в новую систему, если почему-то не устраивает старая.
Отслеживание времени, проведенного за выполнением конкретной задачи. Возможность закреплять за карточками файлы в различных форматах.
Интеграция со Slack, Zendesk, Dropbox и Microsoft Teams.
Уникальные поля для ввода часовых поясов, номеров обращений в техподдержку (support ticket) и прочих важных мелочей.
Стоимость: бесплатно для личного пользования (3 доски) и от 588 рублей в месяц для команды (базовый тариф).
KanbanFlow
Инструмент для тех, кто хочет ограничить количество задач, параллельно находящихся в работе, и ускорить переход карточек из категории «надо сделать» в категорию «сделано». В общем, для устранения всех преград, из-за которых карточки зависают в папке «в работе».
Одно из главных преимуществ KanbanFlow – встроенный Pomodoro-таймер для отслеживания личной эффективности и времени, проведенного за решением поставленной задачи (можно настроить на автоматическое включение и отслеживание).
Другие преимущества KanbanFlow:
Все карточки помечены цветами, чтобы в них было проще ориентироваться.
Можно делегировать отдельным сотрудникам не только целые карточки, но и подзадачи в них.
Есть удобное мобильное приложение, синхронизируемое с веб-сервисом и отправляющее уведомления об изменении статуса карточек.
Режим отображения данных в виде календаря.
Поддержка REST-API для интеграции с другими сервисами/сайтами/приложениями.
Импорт из Excel и экспорт в него же.
Возможность настроить регулярные задачи (они будут автоматически возникать в назначенную дату).
Стоимость: практически все функции KanbanFlow доступны бесплатно. Исключения: прикрепление к карточкам файлов и интеграция со сторонними программами, за что придется платить от 370 рублей в месяц.
Toggl Plan
Утилита от разработчиков известного Pomodoro-трекера Toggl. Это простая система управления командой, которая понравится тем, кто уже не первый год работает с большой командой по методике канбан.
Прелесть Toggl заключается в том, что его можно настроить под нужды своей команды, а не подстраиваться под особенности программы. Можно отобразить работу над проектом в виде календаря или схемы.
На доске Toggle можно создать неограниченное количество задач. Те, что нужны не так часто, можно минимизировать, чтобы они не отвлекали от ключевой работы, но все еще оставались на виду.
В каждой карточке есть все необходимое, чтобы собрать важные для решения задачи данные в одном месте: заметки, чек-листы, дедлайн, закрепленные файлы, приоритетность и т.п.
Из других фишек программы стоит отметить:
Несколько режимов визуализации текущих задач.
Возможность создавать повторяющиеся задачи, которые будут регулярно появляться на доске в заранее обозначенный период.
Возможность отслеживать занятость сотрудников, чтобы не перегружать их и равномерно распределять задачи.
Удобные расширения и приложения для работы с сервисом.
Стоимость: от 588 рублей в месяц; есть ограниченный бесплатный период длительностью в 30 дней.
YouTrack
Продукт от компании Jet Brains – создателей огромного количества популярных IDE для разработчиков на Python, JavaScript и других востребованных языках. Программу используют такие крупные бренды, как Ferrari, Renault, HP и т.п.
Принцип работы YouTrack практически не отличается от такового в приложениях-конкурентах. Доска делится на колонки, в каждой колонке можно создать список задач. Задачи можно организовать по приоритетности, дедлайну и другим критериям.
У каждого проекта может быть несколько стадий, ориентированных именно на разработку ПО. В их числе «выполненные задачи», «в разработке», «ревью», «тестирование» и т.п.
Также в YouTrack есть:
Удобный интерфейс с поддержкой Drag & Drop.
Заранее подготовленные шаблоны для быстрого создания досок и карточек.
Удобные функции коммуникации между коллегами и начальством.
Возможность установить лимит на количество добавляемых в колонку задач.
Продвинутая система аналитики.
Интеграция с Zendesk, GitLab, GitHub и прочими продвинутыми инструментами для разработчиков.
Стоимость: от 220 рублей в месяц.
Clubhouse
Это не тот Clubhouse, не приложение для общения и создания собственных радиостанций. Это продвинутая цифровая канбан-доска для тех, кто работает удаленно.
В сервисе присутствуют специфичные названия внутренних функций – вместо карточек и заданий тут «этажи», а вместо колонок – «эпики». Можно организовать процесс мониторинга задач по-своему или использовать один из предложенных разработчиками шаблонов. А еще в Clubhouse есть редактор текста для совместной работы над документами.
Пользователи Clubhouse отмечают удобный режим Roadmap View. Это панель, с помощью которой можно взглянуть на проект и текущее положение дел с «высоты птичьего полета» – посмотреть, как далеко находится команда от намеченной цели, какие задачи в работе, сколько целей достигнуто, сколько файлов прикреплено к карточкам и т.п.
Другие особенности сервиса:
Мобильные приложения с синхронизацией данных в реальном времени.
Интеграция со Slack, GitHub, Zapier, Dropbox и другими популярными сервисами.
Множество способов отсортировать задачи (теги, дедлайны).
Удобная система коммуникации между сотрудниками прямо под карточками с конкретными задачами.
Стоимость: от 508 рублей в месяц.
Вместо заключения
На этом все. Все описанные канбан-сервисы и приложения имеют внушительную репутацию. В числе их подписчиков как минимум одна крупная корпорация, доверившая свой бизнес конкретной программе, так что все они достойны внимания. А так как у большинства описанных приложений есть тестовые периоды, то вы можете бесплатно оценить их достоинства, «примерив» к своей деятельности и к своей команде.