автоматизация процессов обучения персонала и адаптации сотрудников
Автоматизируем работу по обучению персонала
Сведения об образовании из личной карточки сотрудника могут потребоваться при подготовке статистической отчетности или для внутренней аналитики по запросу руководителя. Поговорим о том, как автоматизировать работу с этими данными в программе Контур-Персонал.
Основное образование
Всю информацию об основном образовании, которое получил работник, хранит вкладка «Образование». Она находится в личной карточке и заполняется в момент трудоустройства человека. Сюда относятся сведения о получении общего среднего, начального и среднего профессионального, высшего образования.
Форма содержит набор необходимых полей: даты обучения, сведения о документе, форме обучения. Обратите внимание на поле «Образование», оно состоит из нескольких полей: вид, специальность, квалификация и учебное заведение.
Реквизит «Образование»
Заполнять поля вы можете вручную или выбрать запись из справочника. Чтобы не ошибиться, вносите все сведения из документа об образовании.
Настоящая автоматизация кадрового учета
Реквизит «Дополнительное профессиональное образование»
Реквизит находится на вкладке «Профессиональный рост». В форму заносится информация о последипломном и дополнительном профессиональном образовании. Полей значительно больше, чем в реквизите для базового. Указываются не только период учебы, но и количество часов обучения, а также сроки действия обучения / присвоения квалификации. В поле «Название цикла» вносится наименование прослушанного курса, освоенной программы, например: цикл повышения квалификации с выдачей сертификата специалиста по специальности «психиатрия». Информация о формах обучения дополнена полем «Дистанционно», если сотрудник изучает материал самостоятельно или с помощью преподавателей через интернет.
Поля заполняются вручную или вы можете выбрать запись из справочника. Также данные в этот реквизит автоматически переносятся из приказа «Повышение квалификации».
Реквизит «Дополнительное профессиональное образование»
При работе со справочниками в любой момент можно переключиться в полную форму и увидеть все варианты в одном окне.
Отчет «Базовое образование»
Правильно и полностью заполненные реквизиты позволят вам держать данные всегда под рукой и быстро формировать отчеты об образовании сотрудников организации.
Для этого в меню Текущая работа / Отчеты / Списки выберите пункт Профессиональный рост / отчет «Базовое образование». Укажите дату отчета и начинайте работу. Наименование организации программа подставит сама. Остальные критерии вы выбираете сами. Программа позволяет делать выборки по различным параметрам: по виду образования, подразделению, специальности, учебному заведению, форме обучения, квалификации по диплому. В соответствующем поле двойным щелчком мышки выберите нужное.
Отчет «Базовое образование»
Аналогично можно составлять отчеты и по дополнительному профессиональному образованию. Хотите уточнить, сколько у вас кандидатов наук? Не помните всех, кто проходил аттестацию? Ищете сотрудников, владеющих английским? Задайте критерии в нужном поле. Программа сама выберет вам сотрудников и сформирует список.
Отчет по заданным критериям
Система предложит проверить все данные, сформировав файл в формате excel. Его вы можете сохранить на компьютере, отправить руководителю или распечатать.
Файл для печати
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Автоматизация процесса адаптации сотрудников на Microsoft Power Platform с использованием чат-ботов Teams
Всем привет! Сегодня хочу рассказать про процесс адаптации (онбординга) сотрудников в компании и показать, как мы автоматизировали данный процесс с использованием платформы Microsoft 365, Microsoft Power Platform и технологии чат-ботов. Как обычно, не будем терять время! Для начала совсем немного теории.
Что такое онбординг?
Онбординг или адаптация – это процесс знакомства с компанией, изучение подходов решения задач, а также построение процессов процессов взаимодействия с командой. Вообще, если совсем в двух словах, то онбординг это принятие нового человека в компанию и сопровождение его до окончания испытательного срока или иного периода, установленного компанией.
Основная цель работодателя – чтобы новый сотрудник как можно быстрее «вышел» на максимальный уровень эффективности, встроился в корпоративную культуру. Именно поэтому во многих организациях так много внимания уделяют этому процессу и автоматизация хотя бы части, а в идеале всего процесса – это очень важный аспект. Начинается данный процесс с трудоустройства нового человека в организацию либо при внутренних перемещениях с одной позиции на другую.
Какие задачи решает процесс «посадки» новичка на борт:
Чем же может помочь Microsoft Power Platform совместно с Microsoft 365 для автоматизации различных процессов адаптации?
Огромным плюсом является то, что Power Platform это комплекс программных продуктов, по созданию приложений, организации бизнес-логики и формированию отчетов без программирования, что позволяет настраивать многие процессы на лету и внесение изменений в приложения и логику занимает гораздо меньше времени, чем если бы это было запрограммировано с нуля. С помощью Power Apps можно легко создавать формы и приложения, легко подключаясь к различным источникам данных (например, к тому же Microsoft SharePoint).
Power BI как комплексное программное обеспечение бизнес-анализа (BI) позволит построить отчеты по имеющимся данным.
Power Virtual Agents – сервис по созданию виртуальных помощников или проще чат-ботов, поможет настроить логику взаимодействия пользователей с ботами, позволив осуществлять различные операции по информированию или по предоставлению различных сервисов достаточно быстро и оперативно.
Ну а Power Automate как клей, позволит связать и объединить данные и процессы в единой экосистеме Microsoft.
Как мы реализовывали некоторые сценарии онбординга?
На скриншоте ниже изображены некоторые фрагменты системы. В качестве источника данных используется SharePoint Online, а для настройки приложений и форм использован PowerApps.
По навигационному меню пользователь попадает в основной список заявок на онбординг, где может открыть карточку заявки. На форме каждой заявки имеет кнопка перехода к действиям над заявкой, где, в зависимости от прав пользователя отображаются те или иные кнопки. Например, кнопка «Назначить Бадди», с помощью которой происходит закрепление Бадди за новичком (или новичка за бадди ), доступна только пользователям с определенной ролью в системе. Это так называемые администраторы онбординга.
При этом, если человек, который откроет карточку не входит в эту роль администраторов, но является Бадди в своем департаменте, то он сможет нажать на кнопку «Взять подопечного», но в таком случае закрепление новичка за бадди должно пройти через этап утверждения у нанимающего менеджера. И менеджер может либо подтвердить данную связку, либо отклонить и назначить бадди для новичка самостоятельно.
То есть получается, что в первом случае «Назначить бадди» можно без согласования, а вот взять подопечного нужно обязательно через процесс утверждения. При этом, если в определенный период бадди для подопечного не был назначен, то автоматически подбирается свободный Бадди в рамках департамента и назначается на него. В справочнике Бадди автоматически ведется статистика, у кого сейчас сколько подопечных.
Помимо этого из действий доступно изменение даты выхода(в случае если сотрудник или иное лицо перенесли дату выхода на другое число), подтверждение о выходе, делегирование заявки другому нанимающему менеджеру, а также отмена заявки, что равносильно отмене выхода сотрудника. Разумеется, все действия доступны разным ролям пользователей, например делегировать заявку другому нанимающему менеджеру может только текущий нанимающий менеджер по заявке либо администратор онбординга.
Однако. Что происходит, когда пользователь нажимает на кнопку? Если посмотреть на скриншот, то можно увидеть, что вызывается диалоговое окно, в котором нужно что-то указать и подтвердить действие. И что происходит у нас в этом случае? По идее должен запускаться какой-нибудь Power Automate поток, который что-то бы изменил, отправил письма и другие уведомления. Но возникла следующая ситуация при реализации.
Исходя из требований нам нужно было в рамках процессов отправлять HTTP запросы и использовать другие действия из категории Premium. Но у заказчика не было приобретено лицензий из категории Premium на всех пользователей и нужно было как-то выходить из сложившейся ситуации.
И вместо Power Automate мы выбрали Logic Apps, так как подписка на Azure у заказчика была.
Power Automate и Logic Apps практически братья близнецы, но у них конечно есть свои серьезные отличия друг от друга. Самое важное, что нас устраивало в Logic Apps это то, что все Premium коннекторы доступны в Logic Apps без дополнительных лицензий.
Однако есть один нюанс. Невозможно запустить напрямую Logic Apps поток по кнопке из PowerApps. И тогда мы с коллегами пришли к решению с отдельным списком SharePoint для действий.
Суть списка в том, что когда пользователь нажимает на кнопку, то в этом списке создается элемент с определенными значениями реквизитов, которые мы определяем в самом приложении PowerApps. Например, как вы можете увидеть на данном скриншоте, в этом списке действий есть поле ActionType, поле Request, ApprovalResult, Comment и так далее.
В ActionType мы пишем имя действия, которое сейчас осуществляется, например, согласование бадди, изменение срока, отмена заявки. В остальные поля пишем дополнительную информацию.
И уже при создании элемента в данном списке мы запускаем Logic Apps поток, который стартует не по кнопке, а по простейшему триггеру. Далее поток, подхватывает значения полей и делает свою работу на основании значений полей.
Какие есть преимущества подобного подхода с системным списком действий? Ну кроме того, что без него нормально Logic Apps поток не запустить?
Как можно заметить, в ходе выполнения потока анализируется поле ActionType – тип действия. И в зависимости от типа действия, то есть от типа кнопки, на которую нажали, поток идет по той или иной ветке, например определяет участников, формирует перечень Email адресов, на которые надо отправить письма и сообщения в чат ботов. Часть переменных и данных можно вынести в отдельный блок в самом верху потока, чтобы не определять их в каждой ветке по куче раз.
Чат-боты
Кстати, про чат-ботов. Здесь, на данном скришоте приведен небольшой пример сообщений, которые прилетают в чат-бота Microsoft Teams при вызове различных событий.
Имеются отдельные карточки для согласования прохождения испытательного срока на определенный период. В нашем случае есть три точки, это через месяц от даты выхода, через 2 месяца и через 3 месяца. В каждой из этих временных точек запускается специальный поток, который отправляет нанимающему менеджеру такую карточку в Teams для того, чтобы менеджер либо подтвердил, либо отклонил успешное прохождение данной точки испытательного срока. С указанием комментариев.
Также есть карточки с различной информацией о бадди, например, что участие в роли бадди отклонено или если для новичка не назначен бадди. Помимо этого, в разные временные точки отправляются уведомления о том, что необходимо пройти опрос. В нашем случае на скриншоте указана карточка с предложением пройти опрос самому новичку.
Опросы
Если говорить про опросы, то они реализованы на базе Microsoft Forms. Вообще, Microsoft Forms это невероятно удобный сервис по созданию опросов буквально за считанные минуты.
И как пример опросов – на скриншоте.
Данные опросы отправляются новичку по истечении определенного периода, например, после первой недели, после первого месяца работы. В ходе опроса можно уточнить у сотрудника была ли экскурсия по офису, насколько укомплектовано рабочее место, как обстоят дела с задачами и насколько человек осведомлен о том, какие задачи у него стоят на испытательный срок.
Все это можно спросить у новичка с помощью опросов Microsoft Forms. Важно получать обратную связь от сотрудника и своевременно реагировать, если вдруг что-то пошло не так. Конечно, подобные опросы уже по части самого новичка отправляются и руководителю и бадди, так как необходимо понимать всю картину целиком о сотруднике.
Чек-листы
Кстати, обсуждая опросы, нельзя не затронуть такой немаловажный компонент как чек-листы. Так как процесс онбординга это все-таки процесс, то проверку прохождения определенных этапов онбординга можно оформить в виде чек-листов, которые могут существовать и для новичка, и для бадди и для менеджера. В нашем случае чек-листы сделаны в виде приложения PowerApps, где каждый участник, может зайти и отметить галочками пункты, которые он прошел на определенном временном этапе. Как пример, на скриншоте сейчас небольшой фрагмент чек-листа для новичка, где на каждом временном интервале (сейчас на первой неделе), нужно отметить галочками какие задачи из основного перечня выполнены. Как вариант, здесь, отмечено что человек приступил к выполнению рабочих задач и посетил какое-то вводное мероприятие.
А на данном скриншоте приведен фрагмент чек-листа для бадди. Так как бадди это в первую очередь товарищ, то и задачи у него товарищеские. Пообщаться вне офиса, обсудить впечатления, поздравить с прохождением и указать какие то дополнительные комментарии.
Кстати, забыл сказать, что за заполнение чек-листа начисляются определенные баллы, которые потом сыграют свою роль.
Отчеты
Разумеется, по чек-листам необходимо собирать и отображать определенную статистику. Для этого используется инструмент бизнес аналитики Microsoft Power BI, с помощью которого строятся отчеты о том, какие пункты чек-листов выполнены, а какие нет. Имеется фильтр по сотрудникам, чтобы можно было сразу, в разрезе каждого, в данном случае, бадди узнать кто, что сделал.
Бонусные баллы для Бадди
И возвращаясь к теме чек листов и их заполнения, хочу отметить то, что за выполнение задач в рамках чек-листов, сотрудникам, которые являются Бадди, начисляются бонусные баллы. Есть стандартные баллы, которые выдаются за выполнение задач в рамках чек-листов, а есть бонусные баллы, которые выдаются за отдельные задачи, которые поставлены вне системы. Из таких баллов складывается итоговый рейтинг Бадди в разрезе департамента и в разрезе всей компании. Можно определить лучшего товарища. Для этого используются специальные Logic Apps потоки, которые, запускаясь по расписанию, производят расчет рейтинга, опираясь на данные из чек листов.
Снова чат-боты
Как известно, в рамках Microsoft Power Platform существует такой продукт, как Power Virtual Agents, с помощью которого можно легко настраивать логику работы чат-бота и в дальнейшем разрабатывать отдельные диалоги для различных операций. Как пример, на скриншоте вы можете увидеть логику диалога бота по запросу справки 2ндфл. Данный запрос может вызвать любой пользователь в организации через чат-бота. Достаточно написать ключевую триггер-фразу для старта диалога и дальше бот будет задавать зашитые в нем вопросы, сохранять ответы в переменные и далее передавать ответы в Power Automate поток, который может создать элемент, отправить письмо и сделать еще миллион различных операций.
В общем случае, с помощью чат-бота можно объединить множество различных операций в одном окне Microsoft Teams и не заставлять пользователя-новичка пытаться понять где находится тот или иной сервис в организации. Достаточно открыть вкладку с ботом и написать ему сообщение, что вы хотите сделать.
Как вариант, на скриншоте ниже приведен запрос информации об оформлении дмс. Данная информация может быть зашита в корпоративную базу знаний и вытаскиваться ботом из нее на ходу.
Помимо этого, с помощью бота можно создавать заявки на предоставление, например, различных справок и выписок, создавать заявки на офисное обслуживание и предоставление канцтоваров. И после подтверждения заявки, под капотом запускается процесс Power Automate или Logic Apps, который создаст заявку на выполнение запроса пользователя. Ну а сами заявки могут создаваться уже на отдельном портале бизнес-процессов SharePoint Online.
В следующих статьях мы с Вами рассмотрим еще больше сценариев, которые можно автоматизировать с помощью Microsoft Power Platform. Хорошего дня всем!
Автоматизация процесса обучения персонала на основе комплексных HRM-систем
«Кадры решают все». Перефразируем известное выражение и уточним: «Все решают квалифицированные, хорошо обученные кадры». Роль обучения персонала в современном бизнесе трудно переоценить. Речь идет об интеллектуальной собственности, которая имеет большое значение для любой компании и предприятия. Не зря многие руководители, которые заботятся о будущем своих фирм, вкладывают большие средства в обучение и развитие персонала. Такая политика позволяет не только повысить уровень знаний, навыков и профессионального развития сотрудников, – она способствует увеличению интеллектуального капитала компании, дает значительные конкурентные преимущества, служит одним из инструментов увеличения эффективности, прибыльности бизнеса.
Методы, формы, разновидности профессионального обучения кадров
Одним фирмам будет достаточно применения пассивных форм повышения уровня знаний и компетенций своих сотрудников, другим же стоит отдать свое предпочтение активным, что, естественно, дороже, но зато и гораздо эффективнее. Выбор зависит от количества обучающихся, сферы деятельности организации, поставленных целей и выделенного бюджета.
Рассмотрим самые распространенные формы обучения, к которым прибегают предприятия разного масштаба и профиля.
Основные типы обучения
Существует несколько типов обучения кадров:
Все они не увенчаются успехом, если на всех этапах процесса не будут приняты правильные решения.
Автоматизация обучения и развития персонала
Геллер Наталья Семеновна,
Руководитель HR проектов, компания «RG-Soft.Проекты»
В связи с развитием современных технологий, необходимостью быстрых организационных изменений, остро стоит вопрос обучения и развития персонала.
Роль обучения на сегодняшний день имеет очень большое значение в процессе управления персоналом и является важнейшим средством для достижения стратегических целей компании. Повышение уровня знаний, развитие необходимых навыков и компетенций, идет на пользу как работодателю, так и сотрудникам.
Внедрение системы обучения способствует повышению эффективности работы, влияет на результаты деятельности компании в целом.
Нередко перед сотрудниками ответственными за обучение стоит ряд вопросов:
— Как правильно спланировать и организовать процесс обучения?
— Какой формат обучения выбрать?
— Какие проблемы существуют?
— Можно ли автоматизировать процесс обучения и развития сотрудников?
— Как оценить результаты?
Проблемы, с которыми наиболее часто сталкиваются представители HR служб:
• отсутствие методов оценки компетенций сотрудников для формирования необходимого обучения;
• отсутствие понимания целей обучения;
• сложность в обучении большого количества территориально распределенных сотрудников;
• неэффективная система контроля и учета учебных мероприятий;
• эффективность обучения и результаты зачастую трудно оценить;
• несогласованность подразделений, задействованных в обучении;
• отсутствие реализации решений по итогам проведенного обучения.
Данных проблем можно избежать благодаря комплексной автоматизации процесса. Функциональные возможности программного продукта 1С:ЗУП КОРП позволяют охватить все задачи и бизнес-процессы, связанные с оценкой, обучением персонала, планированием карьеры и формированием индивидуальных планов развития.
В программе поддерживаются:
• Аттестация и оценка: проведение аттестации и оценки персонала позволяет определить насколько сотрудники эффективны, проанализировать соответствие компетенций сотрудника занимаемой должности, выявить компетенции, требующие развития, составить план обучения.
• Формирование мероприятий по обучению: в программе есть возможность создавать обучающие мероприятия как по индивидуальным запросам, так и формировать комплексные программы обучения для сотрудников компании.
• Управление электронным обучением: импорт электронных курсов и проведение дистанционного обучения дает возможность обучаться единовременно большому количеству территориально распределенных сотрудников без отрыва от производства. Также позволяет значительно снижать затраты за счет отсутствия командировок, аренды, печати методических материалов и прочих затрат, возникающих при очном обучении.
• Формирование и согласование заявок на обучение: руководитель имеет возможность выбрать обучающие мероприятия необходимые сотрудникам, на основании этого сформировать заявку и направить ее в HR подразделение.
• Формирование кадрового резерва: в программе есть возможность создания резерва на ключевые позиции с учетом требований к кандидатам. Наиболее перспективные сотрудники могут быть внесены в состав кадрового резерва, и в дальнейшем перейти на новую должность.
• Оформление и учет ученических договоров: программа позволяет сформировать ученический договор между сотрудником и компанией. В случае увольнения сотрудника до окончания даты обязательств по договору, сумма, подлежащая удержанию, рассчитывается автоматически.
• Аналитика и отчетность: в программе ведется учет прошедшего и запланированного обучения, анализируются результаты обучения сотрудников. Есть возможность оценить результативность обучения в различных разрезах.
Создание комплексной системы обучения персонала — сложный трудоемкий процесс, требующий вложений временных и ресурсных затрат. Автоматизация процесса позволяет решать задачи по обучению персонала максимально эффективно и на высоком уровне.
Способствует сокращению расходов и трудозатрат, связанных с организацией, учетом и контролем процесса обучения. Дает возможность компании вырастить профессиональных, высококвалифицированных специалистов.
Шаг к современному интранету: как автоматизировать кадровые процессы
Несмотря на то, что выгода от цифровизации кадровых процессов очевидна — это сокращение затрат, экономия драгоценных человеко-часов и прозрачность работ – опыт показывает, что большинство компаний находятся на бумажном и фрагментарном уровнях развития. Что это означает? На рынке появляются новые решения для HR: бизнес стремится закрыть наиболее рутинные задачи в сфере подбора, документооборота, развития и оценки персонала. Но в результате использования точечных решений происходит несистемная автоматизация работы с персоналом: подбор, адаптация, развитие происходят отдельно друг от друга в различных системах. Как это исправить и создать цельную экосистему в HR?
Объединение разных корпоративных систем, создание своего рода многофункционального центра компании, единого окна для работы руководителей и сотрудников – вот прекрасная картина интеллектуального HR. Достичь этого можно с помощью корпоративного портала и его отдельных модулей. Он не заменяет существующие системы, а именно объединяет их и унифицирует доступ. О ключевых инструментах и шагах автоматизации – подробнее.
Без анализа текущей ситуации системные изменения не произвести. Вам потребуется провести анализ процессов по матрице, созданной на основании жизненного цикла сотрудника в компании:
Аудит позволит понять, какие HR-процессы работают корректно, а какие требуют корректировки. Именно на основании этой информации, вы будете планировать дальнейшие шаги.
Если вы не знаете KPI вашего процесса и не измеряете их, нельзя объективно говорить о том, что процесс работает эффективно. Несмотря на автоматизацию процесса сотрудники могут работать по старому алгоритму. Например, автоматизирован процесс согласования отпуска, а люди ходят с бумажками.
На основании важности и экономического эффекта от автоматизации расставьте приоритеты. Помните, про степени автоматизации HR: прыгнуть с первого уровня на третий или четвертый не получится (рис.1), нужно двигаться планомерно. Для этого подготовим дорожную карту автоматизации процессов.
Содержание дорожной карты зависит от того, кому вы будете ее показывать и для кого готовить.
Руководителям и спонсорам, разумеется, важно показать основные выгоды и сроки достижения результата. Одна из проблем, почему автоматизация HR идет медленно – это неумение защитить бюджет на проект. Посчитайте экономический эффект от автоматизации, презентуйте проект в виде наглядной дорожной карты с фиксацией сроков и обоснованием каждого этапа. В 90% случаев бюджет будет выделен.
Сотрудникам рассказываем об их персональной выгоде. Например, о том, что они смогут подписывать заявления на отпуск в электронном виде и не бегать с заявлениями за руководителем. Очевидные выгоды и преимущества мотивируют сотрудников использовать новый инструмент.
Техническим исполнителям и разработчикам важно рассказать о последовательности выполнения задач, очердности реализации модулей, об интеграциях, которые необходимо реализовать.