Учетная политика альфа авто
Обзор программы Альфа-авто для автоматизации автосервиса и автосалона
Программный продукт «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти ПРОФ, редакция 5» предназначен для автоматизации автосалонов и автосервисов.
Основные особенности программы Альфа-Авто:
Оформление заказов и продажи автомобилей;
Выполнять предпродажную подготовку автомобилей;
Оказывать услуги по ремонту и обслуживанию автомобилей;
Организовывать работу склада;
Вести оптовую и розничную торговлю запчастями;
Учитывать оплаты и отслеживание.
Данная программа благодаря тому, что использует платформу «1С:Предприятие 8», может гибко подстраиваться под потребности каждого потребителя.
Программный продукт Альфа-Авто 5 состоит из нескольких модулей:
оптовая продажа запчастей;
розничная продажа запчастей;
работа по заказам запчастей;
организация внутрифирменного товародвижения.
Учет в автосервисе:
автоматизированное рабочее место сотрудника автосервиса;
прием шин на хранение.
клиентские и складские заказы;
покупка и продажа автомобилей;
предпродажная подготовка автомобилей;
ответственное хранение автомобилей.
оплаты покупателей и поставщикам;
ведение взаиморасчетов с подотчетными лицами;
Учёт запчастей включает в себя:
— Продажа запчастей со складов компании
— Предварительное резервирование запчастей для клиента
— Заказ запчастей для клиента
— Корректировки заказов покупателей, замены запчастей по заказам, снятие резерва с заказов запчастей
— Заказ запчастей у поставщиков
— Поступление запчастей на склады компании
— Продажа запчастей с оформлением необходимого пакета документов
(Счет на оплату, ТОРГ-12, Счет-фактура)
Автоматизированное рабочее место (АРМ) продавца для быстрого подбора запчастей и выписки документов.
Помимо этого, имеется возможность подключать внешние прайсы разных форматов (txt, ods, xls, dbf) и хранить информацию вне справочника номенклатуры с возможностью загрузки аналогов и запчастей в справочнике номенклатуры с возможностью загрузки аналогов и запчастей в справочнике номенклатуры, обновления цен поставщиков.
Также модуль учета запасных частей позволяет вести список аналогов и замен запчастей с возможностью просмотра данных об их текущих остатках.
Ведение розничной торговли включает в себя рабочее место продавца и кассира.
Альфа-Авто позволяет оформлять заказы покупателей с резервированием имеющихся позиций и заказом отсутствующих. Также можно легко корректировать заказы зарезервированных товаров, снимать резерв, выполнять замены по заказам, уведомлять менеджеров о поступлении зарезервированных товаров.
Ведение розничной торговли включает в себя рабочее место продавца и кассира.
Альфа-Авто позволяет оформлять заказы покупателей с резервированием имеющихся позиций и заказом отсутствующих. Также можно легко корректировать заказы зарезервированных товаров, снимать резерв, выполнять замены по заказам, уведомлять менеджеров о поступлении зарезервированных товаров.
Еcли клиент откажется от приобретения товара, всегда можно зарегистрировать упущенный спрос на товары.
Программа Альфа-Авто позволяет составлять подробные аналитически отчеты по анализу продаж, остатков и движения товаров, анализу упущенного спроса покупателей и поставщиков. А также анализировать изменения цен и неликвидов запчасти.
Учет в автосервисе включает в себя:
Документооборот по ремонту автомобилей, который реализован в Альфа-Авто можно увидеть в данной схеме:
Учет автосервиса имеет автоматизированное рабочее место сотрудника автосервиса для удобства и быстроты работы с клиентами. Рабочее место состоит из нескольких функциональных панелей:
АРМ «Клиенты и автомобили»
АРМ «Запись на ремонт»
Предварительную запись на ремонт можно выполнять по цехам или мастерам. А также можно устанавливать нормирование времени работ по моделям и комплектациям автомобилей.
С помощью списка «Комплексных работ» можно формировать список, состоящий из нескольких работ из базы нормативов системы. При желании в этот список можно добавить перечень запчастей, которые будут использоваться в этой работе.
Документ «Заказ-наряд» разделен на несколько таблиц, благодаря чему, на одном рабочем столе умещается информация о списке работ, исполнителях и проценте участия каждого из них.
Также в интерфейсе имеется индикация состояния заказа-наряда.
Стоимость работы может управляться как по количеству нормочасов, так и в денежном исчислении.
Программа Альфа-Авто поддерживает 2 типа ремонта: платный и бесплатный. Виды ремонта настраиваются самим пользователем (например, текущий, гарантийный, тюнинг и т.д.)
При выполнении нескольких видов заказ-нарядов на одном автомобиле возможно перемещении запчастей в незавершенном производстве между заказ—нарядами.
Также Альфа-авто позволяет проводить техническое обслуживание автомобилей и отслеживать период прохождения автомобилем следующего ТО.
С помощью рабочего места «Шинный отель» можно организовать прием, хранение и выдачу шин.
С помощью функции монитора автосервиса клиентам можно отслеживать готовность автомобиля.
Модуль автосервис программы Альфа-авто позволяет составить следующие отчёты:
Функционал Альфа-авто для продажи автомобилей:
Модуль учета в автосалоне позволяет хранить оригинальные VIN-номера автомобиля, вести учет пакетных и опционных автомобилей и вести учёт дополнительного оборудования.
Структура информации об автомобиле позволяет увидеть основную информацию о марке автомобилей, её модели, вариации комплектации, опции.
Также в Альфа-Авто есть возможность составлять события для регистрации контактов с клиентами: встречи, телефонные звонки, почтовые письма и т.д. Отправлять электронные письма прямо через учетную систему.
Программа Альфа-Авто позволяет можно осуществлять подбор автомобиля нужной комплектации, модели, салона и т.д.
Подбор автомобиля в заказ выполняется с учетом автомобилей, находящихся на складах, а также ранее заказанных, но пока не поступивших.
Заказы на автомобили классифицируются:
Существующий заказ может быть отменен или переоформлен на другого клиента.
Также для клиента может быть проведен тест-драйв.
В окне тест-драйва указывается имя клиента, автомобиль для тест-драйва и маршрут.
Также справа есть окно с календарем запланированных тест-драйвов.
В «Альфа-Авто» возможны следующие действия с автомобилями:
Заказ клиента на автомобиль
Заказ поставщику на автомобиль
Резервирование и снятие резерва с автомобилей
Поступление автомобилей на склад
Поступление на ответственное хранение с последующим переходом в собственность
Складские операции (перемещение между складами, инвентаризация, списание автомобилей)
Помимо этого, программа Альфа-Авто позволяет:
Печатать бланки строгой отчетности.
Вести учет дополнительных расходов на автомобиль для анализа расходов по каждому автомобилю.
Печать предложения клиенту в соответствии с прайс-листом.
Принимать автомобили на ответственное хранение с возможностью их дальнейшего перевода в собственность или возврату поставщику.
Оформлять поступление автомобилей с признаком «новый» или «б/у».
Проверять сервисные кампании при поступлении автомобилей.
Проводить предпродажную подготовка и установку дополнительного оборудования на автомобиль.
Проводить внутренние операции с автомобилями (перемещение, инвентаризация).
Также программа Альфа-авто дает возможность формировать отчёты и проводить анализ работы автосалона.
Программа Альфа-Авто дополнительно позволяет проводить анализ следующих сфер деятельности предприятия:
Денежные средства в кассе и на расчетных счетах
Анализ продаж и полученной прибыли с продаж
Анализ неликвида склада
Анализ изменения цен
Действующие скидки и суммы накопления по дисконтным картам клиентов
Возможность представления данных в любых разрезах (по видам деятельности, сравнительный анализ бюджетных и фактических данных, детально или сводно)
Тестов Олег
Автоматизация автосервисов и магазинов запчастей
Автомобильный бизнес и Альфа-Авто. Кому доверить внедрение?
Введение
В настоящее время в области автоматизации автомобильного бизнеса используется довольно большое количество различных программных продуктов. В их числе есть и конфигурации для «1С:Предприятие 8», среди которых есть специализированная для автомобильной отрасли конфигурация «Альфа-Авто», разработанная фирмой «1С-Рарус». Конечно, многие предприятия за основу своих корпоративных систем автоматизации выбрали типовые конфигурации «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление производственным предприятием», но данные конфигурации не учитывают специфику автомобильной отрасли и требуют значительной адаптации. Целью данной статьи является познакомить читателя с некоторыми особенностями автомобильного бизнеса и как они реализованы в Альфа-Авто, а также с некоторыми нюансами ее внедрения.
В настоящее время автомобильный рынок, хотя бы даже в нашей стране, является сравнительно большим. Средние продажи автомобилей за последние годы по разным оценкам составляют 1,5-2 млн. автомобилей в год, а парк автомобилей в России насчитывает более чем 27 млн. машин. Соответственно, велико количество предприятий, занимающихся продажей и ремонтом автомобилей, а также продажей запчастей. Это количество измеряется десятками тысяч или может даже сотнями тысяч. При таком рынке, имеющим свои особенности, вполне понятно, почему появились специализированные программные продукты для отрасли, в том числе и конфигурация Альфа-Авто.
Естественно, что почти у каждого автопредприятия есть своя учетная система. Ее нет разве что только у гаражных автосервисов, в которых работает от 1 до 5 человек. Конечно, точной статистики по данному вопросу нет, но я предположу, что более половины предприятий выбрали платформу 1С:Предприятие для автоматизации своей деятельности, а это означает, что количество потенциальных пользователей Альфа-Авто измеряется десятками тысяч. Поэтому вопросы, освещенные в данной статье, являются актуальными для многих предприятий автомобильной отрасли.
Задачи, решаемые Альфа-Авто
Весь функционал Альфа-Авто тут я описывать, конечно, не буду, рассмотрю лишь некоторые моменты, которые являются отличительными для автомобильной отрасли. Их мы рассмотрим по порядку.
1. В конфигурации реализован механизм по учету ремонтов автомобилей. Данный механизм позволяет учитывать, какие машины ремонтировались, кто их владельцы, какие запчасти были установлены, какие работы были произведены и кем из специалистов, а также многие другие параметры произведенных ремонтов.
2. Реализован механизм для автоматического расчета выработки исполнителей и расчета им зарплаты. Без данного механизма обработать, к примеру, 3000 заказ-нарядов за месяц просто было бы невозможно.
3. Реализован механизм по учету автомобилей и деталей в производстве.
4. В конфигурации предусмотрено ведение каталога автомобилей со всеми необходимыми реквизитами: VIN, гос. номер, владелец, номер двигателя, номер кузова, год выпуска и многие другие. Реализован удобный поиск в каталоге по реквизитам автомобиля.
5. Одной из особенностей автомобильного бизнеса является очень большой перечень номенклатуры. В среднем, полный каталог запчастей каждого автопроизводителя измеряется сотнями тысяч позиций номенклатуры. Естественно, смысла нет, хранить в рабочей базе весь перечень номенклатуры. Поэтому в конфигурации Альфа-Авто реализована возможность хранения номенклатуры во внешних каталогах.
6. В Альфа-Авто есть все автоматизации деятельности автосалона.
7. В конфигурации присутствует довольно большой набор отчетов по аналитике автосервиса и автосалона.
Тот функционал, который не специфичен для автобизнеса, на мой взгляд, очень похож на аналогичный функционал в «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление производственным предприятием».
Отмечу, что функционал конфигурации Альфа-Авто полностью покрывает почти все бизнес-процессы большинства предприятий отрасли. Т.е. в большинстве случаев конфигурацию можно использовать без внесения в нее изменений или доработок.
Понятно, что любая типовая конфигурация – это только стартовая площадка для автоматизации предприятия, причем в случае автомобильного бизнеса типовую конфигурацию Альфа-Авто можно назвать «большим крепким фундаментом» для дальнейшей автоматизации.
Выбор внедренца
Теперь давайте обратимся к вопросу особенностей внедрения Альфа-Авто.
Безусловно, что качество и сроки внедрения напрямую зависят от компетенций и ресурсов внедренца.
Для того чтобы определить, кого наиболее оптимально привлечь для внедрения конфигурации, условно определим, кто может выступать в качестве внедренца, и рассмотрим плюсы и минусы каждого из них. На мой взгляд, варианты могут быть следующими:
1. Фирма «1С-Рарус» включая все ее филиалы
2. Фирма франчайзи 1С
3. Независимый специалист
4. Внутренний ИТ-отдел
Итак, давайте по порядку. Фирма «1С-Рарус» является разработчиком конфигурации Альфа-Авто, имеющим порядка 3000 клиентов, поэтому к ее плюсам можно отнести высокий уровень компетенций ее сотрудников, как по самой конфигурации, так и по автомобильному бизнесу в целом. Также к ее плюсам можно отнести высокий уровень управления проектами и наличие значительных ресурсов для реализации проектов.
Среди минусов фирмы «1С-Рарус» основным является сравнительная дороговизна внедрения. Как сказал Алексей Зубков (руководитель отдела «Альфа-Авто» Внедренческого центра «1С-Рарус») в одном из интервью, средняя стоимость внедрения для среднего предприятия составляет 30-50 тыс. дол.
К минусам «1С-Рарус» можно также отнести большие командировочные расходы, которые фирма заложит в стоимость внедрения, в случае если в городе заказчика нет филиала компании, а офисы в нашей стране у нее есть только в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Казани, Рязани, Сочи.
Двинемся дальше. Любая фирма из большой партнерской сети фирмы «1С» думаю, сможет предложить услуги по внедрению конфигурации Альфа-Авто. Но почти все, кроме немногих, не знакомы с конфигурацией Альфа-Авто и не знают специфики автомобильной отрасли. А если фирма франчайзи когда-то внедряла Альфа-Авто, то вполне вероятно, что те специалисты, которые это делали, уже в этой фирме не работают. Поэтому к минусам услуг большинства фирм франчайзи можно отнести отсутствие специалистов, знающих конфигурацию Альфа-Авто и особенности автомобильного бизнеса. Среди них, конечно, можно найти такие, которые без проблем разберутся в конфигурации и особенностях автобизнеса, но для этого надо немало постараться.
К плюсам услуг фирм франчайзи в вопросе внедрения Альфа-Авто можно отнести их повсеместную доступность.
Независимые специалисты. Конечно, все за и против относительно услуг таких специалистов зависят от конкретных личностей. С другой стороны, те люди, которые специализируются в чем-то, и делают это успешно, те, которые смогли зарекомендовать себя, как правило, заслуживают доверия. К тому же в большинстве случаев услуги независимых специалистов стоят значительно дешевле аналогичных услуг фирм. Поэтому к плюсам независимых специалистов, специализирующихся на автоматизации автомобильного бизнеса на основе конфигурации Альфа-Авто, можно отнести отличное знание конфигурации и глубокое понимание особенностей бизнеса, а также более низкую цену внедрения, по сравнению с вариантами, которые мы рассматривали выше.
Среди минусов таких специалистов основным является отсутствие возможности осуществлять поддержку пользователей после завершения фазы внедрения. Но данный минус можно устранить, к примеру, организовав совместную работу независимого специалиста и ИТ-отдела компании заказчика.
Естественно, что перед тем, как принять решение об использовании услуг независимого специалиста, необходимо познакомиться с его личностными качествами, его манерой общения, его профессиональным опытом и рекомендациями. Т.к. в дальнейшем по ходу внедрения уже не будет возможности поменять его на другого специалиста, как можно это сделать в любой фирме франчайзи в случае возникновения каких-либо конфликтов. Т.е. принятие решения об использовании услуг независимого специалиста сходно с принятием решения о принятии в штат нового сотрудника.
Среди плюсов внедрения конфигурации силами собственного ИТ-отдела отнесем подробное представление о бизнес-процессах предприятия и то, что внедрение и дальнейшая поддержка пользователей будет осуществляться одними и теми же людьми.
К минусам – зачастую бывает сложно найти высококвалифицированных специалистов, а еще труднее их удержать.
Итак, рассмотрев все варианты, становиться очевидным тот факт, что выбор внедренца будет обуславливаться следующими факторами: финансовыми возможностями предприятия и планируемым бюджетом проекта, ресурсами ИТ-отдела, предложением на рынке со стороны независимых специалистов и фирм франчайзи. Т.е. в этом вопросе универсального решения не предложить, все будет зависеть от конкретной ситуации.
Стоимость услуг по внедрению
Это очень сложный вопрос. Естественно, стоимость услуг будет сильно разниться от одного предприятия к другому, и от одного внедренца к другому.
В общем случае, по стоимости внедрения всех внедренцев, рассмотренных выше, можно выстроить в ряд по возрастанию: внутренний ИТ-отдел, независимый специалист, фирма франчайзи и, наконец, фирма «1С-Рарус». Т.е. дешевле всего внедрение возложить на специалистов внутреннего ИТ-отдела. А больше всего денег придется отдать за внедрение самой «1С-Рарус».
Очевидно, что при внедрении конфигурации любой фирмой в стоимость внедрения будет заложена прибыль фирмы. И эта прибыль может составлять до 40-50% от общей стоимости внедрения. Поэтому вполне вероятно может оказаться, что при одинаковом уровне оказания услуг независимым специалистом и фирмой-внедренцем, стоимость их услуг будет отличаться в разы.
Несомненно, что стоимость внедрения будет зависеть от всех требований и пожеланий заказчика, а также от опыта и компетенций внедренца.
Например, в случае если заказчик требует гарантий, что оговоренный заранее результат будет получен в установленный срок, то за такие гарантии он заплатит дополнительные деньги. Т.к. для того чтобы дать такие гарантии, необходимо осуществлять планирование проекта, а также управлять им в процессе. Необходимо планировать ресурсы, планировать задачи, выявлять и закладывать риски, составлять проектную документацию. Эта работа стоит немалых денег, и чем детальнее осуществляется планирование проекта, тем дороже стоит внедрение.
Стоимость лицензий
Одним из немаловажных аспектов при принятии решения о внедрении того или иного программного продукта является стоимость лицензий на право его использования. Для полноты картины предлагаю оценить стоимость лицензий конфигурации Альфа-Авто.
Конфигурация «Альфа-Авто» не является самостоятельным продуктом и предназначена для совместного использования с платформой 1С:Предприятие 8. Это означает, что кроме лицензий на конфигурацию придется еще покупать и лицензии на платформу.
В следующей таблице приведены цены из прайс-листов фирм «1С» и «1С-Рарус»:
Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапч асти, ред. 4 на платформе «1С:Предприятие 8»
С помощью «Альфа-Авто:Автосервис+Автозапчасти ПРОФ, редакция 5, комплект на 5 пользователей» можно:
Основные преимущества программы:
Пользователи программы имеют возможность быстро формировать необходимые документы. Руководство может оперативно получать и использовать данные о различных аспектах деятельности компании. Система предоставляет информацию, необходимую для принятия управленческих решений. Продукт разработан на платформе «1С:Предприятие 8» и содержит процессы, необходимые для комплексной автоматизации работы предприятия авто-бизнеса.
« Альфа-Авто:Автосервис+Автозапчасти Проф, редакция 5, комплект на 5 пользователей» включает в себя следующие учетные модули:
Учет запасных частей
· Ведение списка аналогов и замен запасных частей с возможностью просмотра данных об их текущих остатках.
· Заполнение ячеек хранения запчасти на складах.
· Формирование заказа поставщику с учетом минимальных складских запасов; заказанных клиентами запчастей; предыдущих заказов данному поставщику.
· Возможность подключения внешних прайс-листов разных форматов (txt, ods, xls, dbf). Хранение информации вне справочника номенклатуры с возможностью загрузки аналогов и запчастей в справочник номенклатуры, обновления цен поставщиков.
· Ведение розничной торговли, которая включает в себя рабочее место кассира и продавца.
· Возможность регистрации упущенного спроса на товары.
· Возможность предоставления следующих видов скидок:
- Скидка на сумму покупки
Скидка по дисконтной карте
Скидка на накопленную сумму по дисконтной карте
Скидка на отдельные виды или группы товаров
Скидка на отдельные позиции или группы авто-работ
· Установка цен товаров в разрезе номенклатуры, единиц измерений, характеристик, подразделений.
· Разделение цен по применяемости: для запчастей, работ, автомобилей.
· Оформление заказов покупателей с резервированием имеющихся в наличии позиций и заказом отсутствующих.
· Корректировки заказов, резервирование запчастей и снятие резерва, выполнение замен запчастей по заказам.
· Уведомление менеджеров о поступлении товаров по заказу покупателя.
· Автоматизированное рабочее место продавца для быстрого подбора запчастей и выписки документов.
Учет в автосервисе
Автоматизированное рабочее место (АРМ) сотрудника автосервиса для удобства и быстроты работы с клиентами. Рабочее место состоит из нескольких функциональных панелей:
Клиенты и автомобили
Машинозаезд 
· Предварительная запись на ремонт, планирование может выполняться по цехам или мастерам.
· Нормирование времени работ по моделям и комплектация автомобилей.
· Существует возможность ведения списка «Комплексных работ», с помощью которого можно формировать список, состоящий из нескольких работ из базы нормативов системы. Также к каждой работе при желании можно добавить список запасных частей, которые необходимы для выполнения этой работы.
· Удобный интерфейс документа «Заказ-наряд»:
- Работы и материалы разделены на разные табличные части.
При просмотре списка работ сразу видно исполнителей и процент их участия.
Цветовая индикация состояния заказ-наряда.
Стоимость работы может управляться как количеством норма часов для работы по данной модели, так и в денежном исчислении.
· Поддерживается учет 2 типов ремонта: платного и бесплатного. Виды ремонта пользователь задает самостоятельно. Количество их не ограничено (например, текущий, гарантийный производителя, гарантийный сервиса, предпродажная подготовка и тюнинг и др.). В разрезе видов ремонта возможен анализ работы сервиса.
· Для видов ремонта задается признак ставок НДС на товары и работы.
· При выполнении нескольких заказ-нарядов на одном автомобиле, возможно перемещение запчастей в незавершенном производстве между заказ-нарядами.
· Работа с сервисными кампаниями и автоматический контроль необходимости выполнения каких-либо кампаний при оформлении заказ-наряда на автомобиль.
· Техническое обслуживание автомобилей. Отслеживание периода прохождения автомобилем следующего ТО.
· Указание места размещения автомобиля, принятого на ремонт.
· Учет субподрядных работ при выполнении ремонта.
· Возможность составления акта разногласий по заказ-наряду с корректировкой суммы задолженности по этому заказ-наряду.
· С помощью специального рабочего места можно организовать прием шин на хранение и последующую выдачу.
· Для отслеживания клиентами готовности автомобилей используется монитор автосервиса.
· Анализ деятельности автосервиса, позволяющий оценить динамику финансовых показателей, выработку исполнителей.
· Анализ потерянных клиентов автосервиса.
Финансовый блок
· Учет взаиморасчетов ведется в разрезе сделок-документов.
· Различные варианты оплаты (наличные и безналичные), корректировки задолженностей и взаимозачеты.
· Интеграция с системами «Клиент банка».
· Предусмотрены механизмы по контролю задолженности контрагентов в виде максимальной суммы кредита, срока оплаты задолженности.
· Отслеживание текущего состояния взаиморасчетов с контрагентами, возраста и динамики задолженности.
· Имеется возможность задавать минимальный процент предоплаты по заказам клиентов.
· Бюджетирование и планирование доходов и расходов.
· Гибкая система администрирования за счет установки прав и настроек для пользователей.
В программе наряду с много магазинным учетом реализован много фирменный учет, где каждый склад (торговый зал) может быть отнесен к определенной организации. При этом могут использоваться различные системы налогообложения: общая система налогообложения, упрощенная система налогообложения. Программа также может использоваться в магазинах, которые переведены на учет по ЕНВД (единый налог на вмененный доход).
В программе предоставляются широкие возможности управления автоматическими скидками в зависимости от условий: времени покупки, вида дисконтной карты, набора товара и других. Поддерживаются скидки процентом и суммой, подарки клиентам.
Интуитивно понятный настраиваемый интерфейс рабочего места кассира (РМК) обеспечивает удобство работы продавца. На РМК можно ограничить выполнение операций по изменению цен, применению ручных скидок, сторнированию строк, отмене чеков.
Системы налогообложения
Работа с торговым оборудованием
«1С:Розница 8» позволяет работать с фискальными регистраторами, предоставляя в соответствии с законодательством все необходимые отчеты по кассовой смене, а также с не фискальными принтерами документов в случае применения ЕНВД.
Предоставляется возможность принимать оплату по банковским платежным картам с помощью эквайрингового терминала.
Поддерживается работа с оборудованием для штрихкодирования. «1С:Розница 8 ПРОФ» поддерживает работу следующего торгового оборудования: